電子帳簿保存法に簡単対応！メール添付ファイルも楽に処理できる「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」

メールに添付された書類をどう扱うかが問題

「改正電子帳簿保存法」では、電子的に作成された決算・取引関連書類の電子的な保存が2024年1月1日から義務化される。特に多くの企業で新たな対応が必要になることとして注目されているのが、「電子取引」に関する部分だ。見積書・注文書・請求書・領収書などがこれにあたる。

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EDIや電子メール、Webシステムなどで授受された各種書類は、印刷せずそのまま電子ファイルで保存しなければならない。とはいえ、これはそれほど難しいことではないだろう。電子帳簿保存法に則った上での保存・管理方法の検討は必要だが、印刷の手間が減る、保管スペースを確保する必要がなくなる、と感じる人も少なくないはずだ。

問題はメールで受信した書類をどう扱うかだ。見積書や領収書のPDFファイルがメールに添付されて来ることは多い。しかしそれを決まった形で決まった場所へ確実に保存するルールは存在するだろうか。もし整備されていなかった場合、その整備をするとともに手軽に形式に沿った保存ができる仕組みも導入したいところだ。

サテライトオフィスでは、Google Workspaceを導入済で、日常でGmailを利用している企業が簡単に電子帳簿保存法に対応できるサービスとして「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」を用意している。

いつものメール画面から即座に正しく保存ができる！

「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」は、シンプルなUIで簡単にファイルアップロードを可能にする。

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  「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」のシンプルで使いやすいUI

メール添付ファイルについては、Chromeの拡張機能を利用してGmailの画面からの直接保存ができる。Gmailでは添付ファイル部分に保存用のアイコンが表示される。通常はダウンロード（ローカル保存）とGoogleドライブ保存の2つのアイコンが表示されるが、ここに「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」へのアップロード用のアイコンが追加され保存できる仕組みだ。

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  Gmailの添付ファイルに「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」へのアップロード用のアイコンが追加される

アイコンをクリックすると、保存用の文書作成画面が表示される。タイトルやカテゴリー、共有ユーザーといった共有ファイルサーバーで通常必要となる項目の他に「電子帳簿保存対応」という項目があり、取引先、取引コード、取引日、取引金額を入力する必要がある。ファイル名は元のまま取得され、タイトルもメールから自動で取得される。他項目もメール画面やPDFからコピー＆ペーストすれば簡単に埋められる。

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  保存時の文書作成画面。指定項目を埋めるだけで電子帳簿保存法に対応した情報を保存できる

メールで電子取引関連書類を受け取ったら「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」に保存するだけのため、従業員が無理なく対応できるという手軽さは大きな魅力だろう。なお、Microsoft 365利用環境でもメールからの直接保存は利用できる。

電子帳簿保存法で求められる「検索機能」と「真実性担保」に対応

電子帳簿保存法では「検索機能」「真実性担保」が要求されるが、もちろん「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」はそれらにも対応している。

まず「検索機能」については、ファイル保存時に各種項目を入力することで検索がしやすくなるのはもちろん、タイムスタンプも付与される。またPDF内の全文検索も可能だ。画像化されたPDFを受信した場合でも、担当者が関連情報を決まった形式で入力していれば検索の障害にならない。さらに画像化されたファイルのOCRによる全文検索対応にも今後早い段階で対応予定だ。

検索時も取引先・取引期間・取引金額という電子帳簿保存法で要求される項目だけでなく、カテゴリー・取引コード・保存先フォルダ・管理タグでも検索できる。また全文検索を利用したキーワード検索にも対応している。専用の検索画面を利用することで確実な検索が行える。さらにプルダウンやカレンダーを利用した入力補助も利用可能だ。

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  さまざまな条件で検索が可能

「真実性担保」については、削除権限をユーザーごとに付与することが可能で、管理者のみ削除を可能にすれば削除や改ざんの防止ができるだろう。また管理者はファイルのアップロード・ダウンロード・削除・文書更新等の全操作ログの表示と検索、検索結果のエクスポートができる。

自動付与されるタイムスタンプとあわせて、いつ誰によって作成されたファイルなのかが確認でき、削除・改ざんされていないかどうかの証明も可能なため、管理者にとって不安のないシステムになっている。

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  管理者はファイルやフォルダに関連する全操作のログを閲覧・検索できる

ローカルファイルやGoogleドライブ保存ファイルも保存

今回は多くの従業員が関わるであろうメール添付ファイルの保存にフォーカスした。しかし実は「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」はメール添付ファイルだけでなく、すでにローカルに保存されているファイルやGoogleドライブに保存されたファイルの保存にも対応している。

「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」の文書作成画面で「ファイル選択」や「Googleドライブよりアップロードする」を選択するだけで、簡単にファイルのアップロードが完了する。Google Workspaceを使っていてもメールはGmailを利用していない場合や、他システムを利用している場合、またExcel等で自社作成したファイルもまとめて扱いたい場合にも十分対応できる。

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  新規文書作成画面からファイルのアップロードもできる

ワークフローなどは利用せず、Excelで作成した各種書類を共有サーバ上やメールで社内回覧しているような場合でも、小さな手間で電子帳簿保存法対応を完了させられるシステムといえるだろう。

簡単に電子帳簿保存法に対応できるシステムとして、サテライトオフィスは「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」をお勧めしている。義務化まであまり猶予がないだけに、導入を考えているならばぜひ早めにご相談いただきたい。

[PR]提供：サテライトオフィス