施行始まるも対応進まぬ企業も…。税制改正への対応に悩む中小企業を支援！バックオフィス業務を変革するドコモビジネスのソリューションに注目

令和5年度（2023年度）の税制改正を受け、この秋から日本の企業には大きなイベントが連続して訪れている。1つは2023年10月にスタートしたインボイス制度であり、もう1つが2024年1月からの電子帳簿保存法（以下、電帳法）による電子取引のデータ保存義務化だ。とりわけ中小企業の中には、対応に頭を悩ませているところも少なくないだろう。ドコモグループでは、法人事業ブランド「ドコモビジネス」において中小企業の課題解決をサポートしている。今回はインボイス制度と電帳法の双方の要請に対応し、ワークスタイルを変革するうえで力になるNTTコミュニケーションズ（以下、NTT Com）のソリューションにフォーカスする。

中小企業サポートにおけるNTTコミュニケーションズの強み

ドコモビジネスは、NTTドコモ、NTT Com、NTTコムウェアの3社がドコモグループとして統一展開するブランドだ。同ブランドのもと、データとICTを活用し、多彩なサービスで企業をサポートしている。その中で、中小企業にはワークスタイル変革とデジタル化の推進を支援し、ドコモグループが“中小企業の懐刀”となることを目指している。

グループの一員として、NTT Comが中小企業向けのビジネス支援において発揮できる強みはどういった点にあるのか。プラットフォームサービス本部 コミュニケーション＆アプリケーションサービス部で、バックオフィスの業務変革を実現するサービス提供をする第二サービス部門の山上昌彦氏はこう語る。

「顧客企業と多くの接点を持っているのが強みです。ネットワークや携帯電話といったエッセンシャルなサービスを入り口にしながら、お客様のデジタル化推進を支援する幅広い商材を提供しています」

また同部門の細野哲哉氏は「地域に根づき、グループのWebサイトはもちろんリアル店舗のドコモショップでもさまざまなサービスを紹介し、わからないことや不安な点を親身にフォローできるところが当社の強みだと考えています」と話す。

インボイス制度と電帳法改正がもたらす課題

その“不安”の一つとなっているのがインボイス制度だ。同制度は、消費税納税における企業間取引の透明性を図る目的で、適用税率や事業者の登録番号などを記載した適格請求書（インボイス）に対してのみ仕入税額控除を行えるようにしたものだ。逆にいえば、適格請求書の要件に則していない請求書では仕入税額控除を受けられず、請求書を受け取る側（発注側）にとっては負担が増える可能性がある。

この新制度に対応するうえで、企業間取引における経理業務の電子化が重要になるが、とりわけ中小企業ではそこが大きな課題になると、細野氏は指摘する。

「前提として、企業間取引のデジタル化はまだ進んでおらず、アナログの手作業が多いのが現状です。請求書の発行側は、企業ごとに請求書を作成して印刷・封入・投函し、受取側もその内容を確認したうえで社内承認を受け、会計システムに転記しなければなりません。そこにインボイス制度が始まったことで、適格請求書であるかどうかのチェック作業も加わり、バックオフィス業務の煩雑さはより増しています」

すでに大企業や多くの中堅企業では、制度開始に向け計画的にデジタル化を進めてきたが、IT予算や人的リソースの制約が大きい中小企業では、まだ手探りで対応を進めている事業者は多いという。

さらに2024年1月1日から、電帳法に定められた電子取引のデータ保存の義務化がいよいよ始まる。従来は電子データでの取引についても紙に印刷して保存することが可能だったところ、2024年からは必ず電子データの形で、しかも一定の要件を満たした状態で保管しなければならない。

そこで企業は取引データの管理体制をきちんと整備しなければならないわけだが、これも紙やExcelに頼ってきた既存の業務スタイルを変えていく手間と、デジタルシステム導入に要するコストやIT人材不足といった事情から、対応は一筋縄にいかない状況といえる。

請求書のデジタル化を支援するクラウドサービス「BConnectionデジタルトレード」

とはいいながら、中小企業もその多くが両制度に対応していく必要性は認識しており、NTT Comとしても、そうした取り組みを支援するサービスを用意している。

まず、電子取引導入に伴う業務変革に対応するものとして注目したいのが、クラウド型の請求書電子化支援サービス「BConnectionデジタルトレード」（以下、デジタルトレード）だ。山上氏はこう解説する。

「企業間取引における請求書をはじめとしたドキュメントを、デジタルでやり取りできるようにするサービスです。請求書のデジタル化というと、PDFや画像データ化したファイルをメールで送受信するイメージが強いかもしれません。デジタルトレードは発行/受取の両事業者がクラウドを介し、PDFや画像データではなくデジタルデータそのものでやり取りできるサービスになっています」

これにより、請求書の発行/受取の双方で紙を介した作業がなくなるだけでなく、請求書データを受け取った後、データが会計システムへ自動連携されるため、転記の手間やミスもなくなる。

加えて、社内承認までデジタル上で一気通貫に行えるため、経理に関するさまざまな業務を効率化できる点が大きな特徴だ。いうまでもなく、インボイス制度や電帳法改正など法制度の変更にも対応しているため、今般の税制改正で訪れる波もしっかり乗り切ることができる。請求書などで扱うデジタルデータは国際的な標準規格に則っているうえ、100以上の通貨と20以上の言語に対応していることもあり、海外からの仕入れが多い企業も安心だ。

デジタルトレードのさらなるアドバンテージは、標準機能が無料で利用できることだ。Web上での請求書データのやり取りや一定件数までの請求情報作成といった基本機能を無料で使える。IT予算が限られる中小企業では、新たなツールの導入に二の足を踏むケースも見られるが、その点、サービスの利用が無料であれば「まずは使ってみよう」という思いにも至りやすいだろう。クラウドで提供されるSaaSであるため、社内にシステムを構築する手間もない。

「法制度の改正に各企業が個別で仕組みを検討し、対応していくのはどうしても難しいところがあります。当社はそういったところを便利なサービスでご支援していますので、まずはデジタルトレードを試していただき、自社への適合性を確認するところから始めてはいかがでしょうか」と山上氏は提案する。

経費精算に絡む非効率を解消！ワークスタイル変革を実現する「SmartGo Staple」

一方の電帳法改正による電子取引のデータ保存義務化に対しては、どのようなソリューションがあるのだろうか。同部門では“従業員ファースト”のコンセプトのもと、スマートフォンで完結するサービスとして「スマートワークスタイル」というサービス群を提供している。この各サービスでマーケティングやプロモーションを担う森下朋晴氏がこう語る。

「義務化に対応するには、電帳法のルールに則してさまざまな保存要件を満たさなければなりません。対応するシステムを自社で用意する場合、デジタルに対する専門的な理解も必要になるので、専用システムの導入をおすすめします」

電子化により、経理部門だけでなく管理職や従業員も大きなメリットを得られる作業の代表は経費精算だろう。交通費や出張時のホテル代、物品の購入費といった経費については、紙で申請すると従業員はその作業に時間と手間を要するほか、大きな金額を立て替えると財布の負担になる。管理職も申請書類の承認や領収書の確認などが業務負荷となり、さらに経理担当は領収書チェックや立て替え経費の返金対応に時間を費やすため、とくに月末は悲鳴を上げることになるだろう。

こうした課題の解決策として注目できるサービスが「SmartGo Staple」だ。一般的な経費精算システムが備える機能に加え、モバイルSuica^※の利用履歴を自動取得する機能を有し、さらには法人プリペイドカード「Stapleカード」の利用により立て替え払いを完全になくすことが可能だ。

管理側もスマートフォンの画面やブラウザから数クリックで承認でき、経費精算にまつわる工数とコストを大幅削減できる。

• スマホベースの使いやすいUI/UXで、かんたんに経費申請を行うことができる。ブラウザからの申請も可能。

「交通費はモバイルSuicaからデータが自動連携されるので経費申請書類の入力作業が不要ですし、法人プリペイドカードは管理者が残高を一元管理できるため従業員は立て替えや使いすぎを気にせず利用できます。モバイルSuicaへのチャージも法人プリペイドカードから行えるので、紙の領収書の保管・提出や申請の手間はかかりません。ペーパーレス・入力レス・立て替えレスのすべてを手軽に実現できる経費精算システムです」と細野氏。

現金で支払った際も、アプリから領収書を撮影するとAI-OCRで読み取りから申請まで簡単に行える。もちろん電帳法に対応し、電帳法に関する認証制度である「JIIMA認証」の取得で法的要件をきちんと満たしているため、安心して利用できるのもポイントだ。自社でファイルサーバーを立てて電帳法対応システムを構築すると領収書をスキャンする手間が残るが、SmartGo Stapleならそもそもスキャン自体が不要となる。

ある導入企業の事例では、交通費などで月10万円程度の立て替えが発生し、若手から不満の声が上がっていた。月末になると立て替えがつらく、営業活動を翌月に先送りするなど事業への影響も出ていたという。そこにSmartGo Stapleを導入したことで立て替えがほぼなくなり、経費申請の負担が劇的に減ったのに加え、営業効率も向上したという。またそれまで経費をExcelに記入し、紙の領収書と合わせて処理していた経理側の作業も不要になり、業務負担が目に見えて削減されたとのことだ。別の企業でも紙ベースの経理業務を9割削減でき、ペーパーレス化でテレワーク実施率が上がったという成果も出ている。

加えて、中小企業にはうれしいポイントもある。森下氏が説明する。

「実は初期費用が無料で、1IDあたり月額1,000円ですべての機能を利用できるので、スモールスタートが可能です。まずはトライアルとして1IDから導入し、使いやすさを実感したらIDを増やす、というケースも多いですね」

• 法人プリペイドカード「Stapleカード」とスマートフォン画面

“中小企業の懐刀”を目指してドコモビジネスを強化

充実の機能を低コストで利用できるのに加え、「ドコモグループのブランドだから安心して導入できるという声もいただいています」と細野氏。SmartGo Stapleもインボイス制度に対応しており、仕入税額控除の観点でも導入メリットがある。同制度対応のAI-OCR機能もリリース予定だ。

「今後も各種法制度改正には迅速に対応しますし、ユーザー企業の声を聞いてサービス自体を常にブラッシュアップしていきます。ドコモビジネスの看板のもと、既存サービスに加えて新たなサービスも創出し、従業員ファースト実現に力を入れていきますので、今後の進化にぜひ期待していただければと思います」と森下氏は話す。

また山上氏も「当社は中小企業のデジタル化を直接的にサポートしているのに加え、地場の金融機関と連携した取り組みも進めています。これからもデジタル化のメリットをよりいっそう享受できるよう、しっかり伴走しながら支援させていただきます」と話し、サービス・機能はもちろん体制も拡充して、“中小企業の懐刀”を目指していくと力を込めた。

※「モバイルSuica」は東日本旅客鉄道株式会社の登録商標です。

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