ウェビナーを円滑に進めるためには、司会進行がスムーズであることが重要なポイントです。オフラインセミナーと同様に、滞りなく司会進行を行うためにはあらかじめ司会台本を作成し、それに則った司会進行が求められます。今回はウェビナーの質を左右する司会台本について、必要な項目を詳しく紹介します。
司会の役割
ウェビナーにおける司会の役割は、単にスケジュール通りの進行をするだけではなく、その場の雰囲気作りも任される場合が多いです。例えば、講演者と司会者の話を切り替えて参加者が集中力を保てるよう適度な気分転換の時間を設けることなどが挙げられます。
また、オフラインセミナーにはない役割として、画面越しに参加者の反応を確認する必要や、画面共有の切り替えなどウェビナー配信ツールの操作もあります。これらの役割をスムーズに実施することで、ウェビナー全体の進行が滞りなく行われ、参加者にとっても満足度の高いものとなるでしょう。
台本の必要性
ウェビナーで司会進行を行う際には台本が必要不可欠です。特に講演者が複数いる場合は、台本を作成して講演者が出演するタイミングや質疑応答の時間配分などを密に共有し、本番でスムーズに連携できるよう努める必要があります。
ウェビナーでは講演者との連携が滞りセミナー中に不要な間が発生しても、参加者からは何が起きているか把握できません。それが途中退室の原因にもなるため、司会台本を元にしたスムーズな進行は非常に重要です。
台本の必須項目
司会台本の内容はウェビナーの講演内容によって異なる部分がありますが、一般的に以下の項目はどのような内容でも必須項目です。例文を交えて詳しく見ていきましょう。
挨拶
まずはウェビナーの開始を告げる挨拶を行います。挨拶はウェビナー全体の印象を決めるセクションのため、司会者は身だしなみや話し方などにも注意を払いましょう。
挨拶の例文は以下の通りです。
「皆さま、本日はお忙しいなか本セミナーにご参加いただきまして誠にありがとうございます。ただいまより、〇〇オンラインセミナーを開催いたします。本日の司会進行を務めます、〇〇株式会社の〇〇部、〇〇と申します。宜しくお願いいたします。今回のセミナーでは〇〇をテーマとして最新の調査結果や専門家の意見を交えながら詳しく解説していきます。なお、本セミナーは約1時間を予定しております。」
なお、主催者からの挨拶を入れたい場合はこのタイミングで行ってもらいましょう。
注意事項のご案内
開会の挨拶の後は、参加者に対して注意事項を案内します。雑音が聞こえてしまうなどのトラブルを回避するためにも、ウェビナー中のルールを作り、参加者に共有することが大切です。
では、注意事項の呼びかけについて例文を見ていきましょう。
「本セミナー中の注意事項をいくつかお伝えいたします。講演者への質問は、各講演の最後に質疑応答時間を◯分程度設けております。ご質問がある方は、チャットから質問をご記入ください。音声が聞こえにくい、資料が見えにくいなどのご連絡については、チャット欄にご記入くださいませ。
また、オンラインセミナー中、質疑応答以外のお時間は皆さまのマイクはオフ設定（ミュート）にしていただきますようお願いいたします。」
他にも、録画や録音を禁止したい場合など、ウェビナーの趣旨に応じて適宜内容は変えていきましょう。
休憩時間のご案内
ウェビナーが長時間にわたる場合は、講演の合間に5分程度の休憩時間を設けることで参加者が集中力を保ちやすくなります。 休憩をアナウンスする場合は休憩時間とともに再開する時刻をアナウンスしましょう。さらに、休憩中でも司会者は参加者からのチャット質問がくることを想定し、画面を切らずに待機していることを推奨します。
質疑応答
セミナーの最後には質疑応答時間を設け、参加者の理解を深めましょう。ウェビナーでの質問はチャット機能を活用して受け付けることが一般的です。
チャットに書き込まれている質問を司会者が読み上げ、講演者に回答を促す進行方法がスムーズです。また、質問数が少ない場合に備えて、いくつかの一般的な質問をあらかじめ主催者側で用意しておくことも忘れないようにしましょう。
アンケート回収
参加者にアンケートを記入してもらいたい場合は、アンケート回答用のURLをチャットで参加者に共有し、回答時間を設けましょう。アンケートを回答してもらう間は、沈黙の時間にならないよう講演者にセミナーの総括や、最後の挨拶を話してもらうなどの工夫をするといいでしょう。
司会者が当日に気を付ける事
ウェビナーはオフラインのセミナーと異なる点が多く、司会者が注意すべき点も変わります。当日に想定外のトラブルで混乱することを避けるためにも、以下の点に注意して準備を進めましょう。
タイムスケジュールを確認
まずはタイムスケジュールをしっかりと頭に入れることが大切です。セミナーでは予定したスケジュール通りに進まないこともありますが、予定より進行が早い場合と遅い場合それぞれでの対処法をあらかじめ用意しておくことで調整がしやすくなります。 具体的には以下のような対処法が考えられるでしょう。
・時間が足りない場合：Q&Aや休憩の時間を短くする、アンケートに関する案内を割愛する
・時間が余る場合：Q&Aや休憩の時間を長めに取る
操作方法を覚える
ウェビナーで活用するオンラインツールの操作方法はあらかじめ覚えておきましょう。特に、画面共有や講演者と参加者を分ける方法などはあらかじめ操作方法を理解した上で、時間があれば事前にテストしておきましょう。
講演者の肩書、名前を正しく伝える
司会者は時間管理だけではなく、当日ウェビナーの場をうまく進めることも求められます。そのためには、講演者の肩書きや名前を正しく伝えることも重要です。特に、質疑応答などの際には講演者と会話することが想定されますので、名前の呼び間違いには注意しましょう。
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まとめ
ウェビナーの司会はタイムスケジュールを守るだけではなく、資料の画面表示や参加者からのチャットでの問い合わせ対応など多くの役割があります。円滑に進めるためにはあらかじめ司会台本を用意し、台本に則って進行しながらトラブルにも臨機応変に対応するスキルが求められます。 司会進行を担当する場合には台本を作成した上で、事前の練習や準備を入念に行いましょう。
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