独自のアイデアはどこから生まれる? 新しいビジネス基盤がもたらすLOBの活性化

ビジネスでは常にスピード感が要求され、私たちの働き方もそれにつれて否応なく変わっていく。そのような状況で、古いコミュニケーション手段や仕組みに依存し続けることは、大きなリスクといえる。ビジネスは企業や人とのやり取りを通じて回っていくものだが、共同作業を行うのにいまだ旧態依然とした環境で仕事を進めていくのは、はたして効率がよいといえるだろうか。求められるのは、IT部門だけでなく事業部門（LOB）も率先して新しいテクノロジーを取り入れる姿勢だろう。

コラボレーション手段としてのメールの課題

大企業から中堅中小企業に至るまで、ビジネスにおける関係者との主な連絡手段は、まずメールが挙げられる。メールは1対1あるいは1対多のコミュニケーションでは優れたツールだが、多対多でリアルタイムな情報共有が求められる最近のビジネスシーンでは、それほど使い勝手がよいとはいえない。やはりビジネスのコラボレーション（共同作業）においては、社内に限らず社外のパートナーやサプライヤーとの協業を日常的なものとしている企業も多いはずで、そうした環境に合ったコミュニケーションツールを活用するのは必然だ。

実際、組織で仕事をする際のインフラとして使うのに、メールは主に3つの問題を抱えている。まず容量制限。通常、メール1通あたりの添付ファイルには、サーバーがダウンしないように容量制限が設定されている。古いシステムを使い続けている場合、上限が数MB程度であることもあったりし、マナーとして2MBを超えるファイルは添付しないというルールを守っている方も多いと思われるが、これでは気兼ねなくファイルをやり取りすることができない。

また、添付ファイルの更新履歴が管理しにくいことも問題といえる。たとえば予算編成では巨大なシートで構成されたExcelファイルを共有する場面が多く見られるが、関係者が多過ぎるがゆえに、誰がいつどこを更新しているのかわからなくなりがちだ。しかもメールでは基本的に、片方向の更新しかできない。このような添付ファイルのやり取りでは、スピード感を持って仕事をしたい企業の足をかえって引っ張りかねないだろう。

最後にセキュリティだ。たとえばメールを使っていて送信先を誤るなどの経験をした人も多いことだろう。そうした誤送信といったミスから発生する情報漏洩のほか、ウイルスに感染した添付ファイルを一人が開いてしまうことで、感染が拡大してしまうケースも珍しくない。メールのセキュリティは多くのITセキュリティ担当者が頭を悩ませているテーマだ。

社内外に広がるコラボレーションに最適化な環境の事例

こうした現状を見ると、働き方が多様化している現在において、メールを中心にビジネスを進めることに限界を感じないだろうか。また、データのやり取りにメール添付ではなくファイルサーバーを使う場面もあるかと思われるが、サービスによってはセキュリティの観点から社外とのやり取りに推奨されないことが多い。こうした不便を抱えたメールやファイルサーバーについて、それに代わる新しいコラボレーション手段がいまや必須といえる。

「脱メール」「脱ファイルサーバー」を成功させるには、モダンなコラボレーション基盤が求められる。とはいえいきなり全社に導入する必要はなく、クラウドであればスモールスタートが可能なので、IT部門の手厚い支援がなくても気軽に導入できる。まずは自分たちの部門で試してみて、徐々にスケールアウトができるのがクラウドのよさといえるだろう。気になるコストも、従来型のユーザ数課金ではなく、実際に使ったぶんだけ支払う価格体系を採用しているサービスのため、安心して利用できるのも特徴だ。

デバイスやファイルの形式を選ばないのもクラウドのメリットだ。外出先やフィールドで使うスマートフォンやタブレットから、何か伝えたいことを素早く説明するのに、文字よりも写真や動画の方が効率がよく感じられた経験はないだろうか。最新のコラボレーション基盤を使えば、ふだんの生活でスマートフォンを使うのと同じような感覚で、写真や動画を共有することができる。そうした手軽さから、より応用的な使い方に発展させている事例も少なくない。

ある会社では、ファイルを共有するためにコラボレーション基盤を採用したところ、緊急時に遠隔拠点と情報共有を行うポータルサイトとして活用するといった新たな使い方を見出すまでに至っている。さらに別の会社では、クラウドのERPアプリケーションのデータ連携のために、コラボレーション基盤を使用。添付ファイルを開き、作業をして、また送り返すという作業の一つひとつは些細なものに思えても、積み重なると個人や組織の生産性を大きく損ねてしまうだろう。最新のコラボレーション製品の中には、関係者がリアルタイムに内容を共有しながら、コメントを付けたり、会話をしながら作業を進められるものが登場している。モダンなコラボレーション基盤は、これまでの仕事のやり方を大きく変えてくれるはずだ。

日本オラクルが提案する新しいコラボレーション基盤

日本オラクルは、部門や社内外の壁を越える双方向のコラボレーション基盤として「Oracle Content and Experience Cloud」を提供している。このコラボレーション基盤の特徴は、クラウド上でドキュメント管理とサイト運用が一体的に行えることにある。現状で「Oracle Content and Experience Cloud」は、以下のような場面で使われている。

・部門間のコラボレーション
社内の関係部門同士の情報共有や、ビジネスワークフローのマネジメント

・企業間のコラボレーション
パートナーやサプライヤーとの情報共有や、外部の関係者が関与するビジネスワークフローのマネジメント

・Webサイト構築
社内向け情報ポータルサイトや社外向けキャンペーンサイトなど、Webサイトの制作と運用マネジメント

実はそれ以外にも、仕事のやり方や働き方をよりよくする基盤製品が数多く用意されており、すでにこうした製品を採用している企業の中には、先に挙げたケース以外にも独自のアイデアで製品を使いこなしている事例が数多い。それはIT部門ではなく、業務部門が「こんなことをやりたい」と主体的に活用範囲を広げ、活用していることが大きな特徴だ。

そんな取り組みについて多くの方に詳細を知ってもらうべく、日本オラクルは社内外とのコラボレーションを改善するための情報交換の機会を用意する。他社のさまざまな成功事例を聞き、新しい活用アイデアのヒントを得るためにも、ぜひ下記のセミナーに足を運んでみてほしい。