やはり仕事がデキる人はデスクが綺麗だった! 文具王に聞いた整理収納の裏技公開

現在、フリーランスのライターとして仕事をしている筆者だが、会社員だった頃、上司にこんなことを言われたことがある。

「デスクが綺麗だからといって仕事がデキるとは限らない。しかし、仕事がデキるやつはデスクが綺麗だ」

「そんなことない! デスクが汚くても仕事がデキるやつもいる!」と反論したいところだが、たしかに一部の例外を除いて現実はその通りだろう。デスクが片付いていれば、モノを探す手間や失くすリスクがなくなるため、仕事への集中力や処理能力も上がる。デスクを整理整頓し仕事をする環境を整えることは、デキるビジネスパーソンへの第一歩なのだ。

しかし筆者のデスクには、今にも崩れそうな書類のタワーや取引先の名刺が散乱している…… このままではいけない。どうにかして、デスクを綺麗に片付けられるビジネスパーソンになりたい。しかし、片付けは子どもの頃からずっと苦手で、どうすればいいかわからない。

そうだ、わからないことはプロに聞いてしまえばいいのだ!

ということで、今回は文房具にめちゃくちゃ詳しい「文具王」としてTVや雑誌に引っ張りだこの高畑正幸氏にお話を伺うことにした。高畑氏は整理収納アドバイザーとしても活躍している、いわば整理整頓のプロである。

さっそくデスクを見せてください!

「ようこそ!」と明るく迎えてくれたこちらの方が、文具王の高畑氏。そして高畑氏が今座っているのが、いつも仕事をされているというデスクである。

こうして見ると、決してモノは少なくはない。だが、しっかりと整理されている。高畑氏は文具王なので大量の文房具をコレクションしているのだが、中には二度と手に入らない貴重なものも多く、どんどんモノが増えていくという。

整理のコツを教えてください!

①モノの置き場所を決める

整理のコツを高畑氏に聞いてみたところ、「まずはモノの置き場所を決めることですね。私はモノの名前を書いたテープを引き出しに貼り付け、そこに収納するようにしています。ありがちなのが、引き出しには片付けたものの、いろんなモノが混ざって入ってしまっているパターン。そうなると、『どこかの引き出しにはあるはずなんだけど、どこなのかわからない』ということになりがちです」と話す。まさにそのパターンが多い筆者……

「大掃除をすると、体温計や風邪薬、爪切りなどが何セットも出てきませんか?　家のどこかにあるはずなんだけど、すぐに見つからないから新しく買ってしまう…… これが原因ですね」

あるある!　風邪薬なんかはすぐ使いたいから、時間をかけて探すくらいなら新しく買っちゃいます。で、後から古いやつが見つかったときに、「もったいないことしたな。もっとわかりやすいところに置いておけばよかった」って後悔することが多々ある。

②引き出しの中も整理しわかりやすく

「もうひとつのコツは、引き出しの中も整理してわかりやすくしておくことです。たとえば私のデスクの引き出しはこうなっています」と高畑氏はデスクの引き出しを空けて見せてくれた。

これはすごい!　どこに何があるか一目瞭然だ。

「見えるようにしておくっていうのは大事なんですよ。引き出しの中でモノの場所を決めておくことで、”あるのかないのか”はすぐにわかりますし、消耗品がどれだけ残っているのかもひと目で判断できます。モノの有る無しがすぐわかるようにしておかないと、そもそもそれがあるということ自体、忘れてしまうんですよね」と高畑氏。

なるほど…… とはいえ、一般的なビジネスパーソンは主に書類の整理方法に頭を悩ませている。文房具などとは異なる書類を「見える化」するのは難しいのではないだろうか。

書類の整理方法について聞いてみたところ、高畑氏はスキャナを使いデータ化しているという。

スキャナを使って書類を見える化できる!?

スキャナを使ってデータ化すれば、先ほどの文房具などと同様に書類も見える化できると話す高畑氏。もちろん大事な歴史的資料や、記入して送り返さないといけない契約書などについては現物を保管しておくが、ほとんどの書類についてはスキャンしてデータ化し、現物は処分しているという。たしかに、紙として必要になった際にはプリントアウトすればいい。

高畑氏は書類をスキャンする際は、PFUの個人向けスキャナ「ScanSnap」を使用している。用途別に4台のScanSnapを使い分けているという。

まず、すぐ手が届くデスクの上には据え置き型スキャナ「ScanSnap iX500(ScanSnap Evernote Edition)」がある。これがもっともよく使うスキャナで、書類などは基本的にこれでデータ化しているようだ。Scanボタンを押すだけでスキャンデータが自動的にEvernoteに保存されるようになっている。

※現在、ScanSnap Evernote Editionの製造は終了しております。

サブで使っているのは、クラウドにつながっている「ScanSnap iX500」。こちらはPCを立ち上げなくても、スキャンデータを自動的にクラウドへアップロードしてくれる。主に名刺のクラウド化に使用しているようだ。

くしゃくしゃになったレシートや、クレジットカードなどの分厚いものをスキャンする際はモバイルスキャナ「ScanSnap iX100」を使用。文房具のパッケージ用紙は厚紙などでできているものが多く、普通のスキャナではスキャンできないが、これなら問題なくスキャンできるので重宝しているという。

最後に、非接触ドキュメントスキャナ「ScanSnap SV600」は、冊子状のものをスキャンする際に使用するという。書籍や雑誌などを裁断せずにスキャンできるのが特長だ。

スキャナを4台使用していると聞くと多いように思ったが、それぞれの使用用途を伺うと、各製品の特長を活かしたスキャンの効率化が実現されていた。自分に合ったスキャナを選び、デスク周りの書類を整理することが、デキるビジネスパーソンへの近道だろう。

高畑氏は、スキャナを使いこなすコツについてこう語る。「メインで使うスキャナを、座って手が届く場所に置いているのがポイントです。すぐに手が届かない離れた場所にあると、それだけで使用頻度が激減してしまいます」

なるほど。たしかに、スキャンするのにわざわざ立ち上がって離れたスキャナまで行かなければいけないと、後回しにしがちになり、結局日々の仕事に馴染まず使わなくなってしまうだろう。

また、フラットベッドタイプのスキャナだと、片面ずつしかスキャンできないのが弱点だと高畑氏は言う。スキャンして、また裏返してスキャンして…… という二度手間が積み重なるのは結構な時間のロスになる。だが、同時に両面をスキャンできるScanSnapなら、時間を半分に短縮できるのだ。

それでは、スキャンしてデータ化した書類はどのように整理すればいいのだろうか。そのままフォルダに突っ込んでおいては、「見える化」とは言えない気がする……

「スキャンしたデータは、書類の種類ごとに異なるクラウドサービスにアップロードし保管しています。たとえば、名刺は『Eight』に、それ以外の書類やレシートなどは『Evernote』にアップロードします」(高畑氏)

いちいち書類をスキャンしてからアップロードするのは面倒では?

スキャンデータのアップロード方法については、「『ScanSnap Cloud』という機能を使うと良いですよ。ScanSnapは様々なクラウドサービスと連携していて、PCを介さなくてもスキャンするだけで自動的にアップロードしてくれるんです。たとえば、いただいた名刺はScanSnapでスキャンしますが、その場合、PCに接続してなくてもそのままEightにアップロードすることが可能です」と高畑氏は話す。

ScanSnapはEightやEvernoteの他にも、「Dropbox」、「Box」、「Google Drive™」、「One Drive®」といった主要なオンラインストレージや、「freee」、「やよいの青色申告」、「MFクラウド会計・確定申告」といった主要なクラウド会計サービス、写真管理サービスの「Google Photos」などかなり多くのクラウドサービスに対応している。スキャンするだけでクラウドサービスに自動アップロードしてくれるというのが、手間がかからずうれしいポイントだ。

高畑氏はScanSnapの気に入っている点について、「書類データを探す際に役立つOCR機能がかなり重宝しています。OCR機能では、書類をスキャナで取り込む際に文字をテキストとして認識してくれるため、スキャンデータをEvernoteにアップロードした後、書類をキーワード検索で探すことができるんです。たとえば、PDFの中に『契約書』という文字があった場合、Evernote上で『契約書』でキーワード検索すると該当する書類が瞬時に出てきます。私は書類をデータ化して保存するときに、後から探すための手間をできるだけかけたくないんですよね。ScanSnapでスキャンすることで、自動的に"検索できる状態"にしてくれるのはとても便利です」と語る。

ただ、手書きのメモやイラストはOCR機能では認識できない。そこで高畑氏が工夫しているのが、手書きする場合には黄色い用紙を使うことだ。Evernoteの良いところは、サムネイルがファイルの画像でずらりと並ぶところ。紙の色を変えれば、サムネイルだけをパッと見たときに目立つため、探すのがかなり楽になるのだという。

今回高畑氏のお話を伺い、書類をデータ化することがデスク周りを整理する第一歩につながることに気付かされた。

漠然と「書類をデータ化すれば仕事を効率化できる」とは理解しているものの、書類をデータ化した後にどう管理すればいいかまでわからず、先延ばしにしてしまっている人も多いだろう。たしかに後から書類を探すのにいちいちファイルをダブルクリックして開いていては大変だし、だからといってすべての書類に手作業でわかりやすいタイトルをつけていくのはもっと面倒だ。

その点、ScanSnap Cloudの機能を使ってスキャンすれば、自動的に文字認識してキーワード検索が可能なPDFを生成してくれる。さらに、原稿内から適切な文字を抜き出し、タイトルとして設定してくれる「自動ファイル名生成」機能も備えているので、いちいちファイル名を設定する必要がない。この機能により、ScanSnapは「Evernote」だけでなく「Dropbox」や「Google Drive™」などの大手クラウドストレージサービスとの親和性もとても高い。ここまで徹底して手間を省いてくれるハードウェア&クラウドサービスの組み合わせは、ちょっと他には見当たらない。

仕事のデキるビジネスパーソンを目指している人は、高畑氏に教えていただいた整理術をもとに、書類のデータ化に挑戦してみてほしい。

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