総務省のICT活用オフィス改革業務効率化＋生産性向上のためのアプローチとは

少子高齢化に起因する介護問題や、待機児童を含む育児問題など、せっかく育てた優秀な人材を失いかねない要因がこれまで以上に増大しつつある。こうしたリスクに企業としてどう立ち向かうべきか、自社の立ち位置と解決策を本気で模索しなければならない時期に差し掛かっていると言えるだろう。

こうした背景を受けて、7月21日(木)に新宿エルタワー19階・新宿マイナビルーム19-1で開催されるセミナー「やらなきゃ損する! 働き方改革の勘所～VDI導入で社員のモチベーションが上がった理由～」では、Web会議システムや仮想デスクトップ(VDI)を利用したテレワーク制度をはじめ、最新のICTを活用した取り組み事例などが紹介される。

オープニングに用意されている、基調講演『業務効率化・生産性向上のための霞が関オフィス改革～「働き方」の変革のための「働く場の改革」～』には、総務省の行政管理局副管理官(業務・システム改革総括)、赤谷俊彦氏が登壇。総務省が実践したオフィス改革や行政のICT化に関する施策を中心に、最近の行政機関におけるICTを活用した働き方改革の動向について解説する。セミナー開催に先駆けて、赤谷氏に講演のポイントについて話を伺った。

他の行政機関に先駆けてオフィス改革に着手

赤谷俊彦氏
総務省行政管理局副管理官(業務・システム改革総括)

より効率的で質の高い仕事を目指して、オフィス改革により多様な働き方が可能になる環境づくりを提案し、率先して取り組む総務省。2014年より松本文明政務官(当時)の指導のもとで、ICT推進のモデルケースとなるよう「現場発」の改革に着手しており、2015年1月にはオフィスレイアウト変更の第1弾を実施することとなった。

この取り組みの狙いについて赤谷氏は次のように語る。「民間企業の一部の事例をみると、職員が働くうえでの住環境であるオフィスが変化することで様々な効果が期待できそうだと考えました。しかしこれまで行政機関での事例は無いに等しいことから、まずは試行的にやってみて、もし課題が見つかればそこで改善していこうという姿勢で取り組むことにしました」

変革前の課題として、資料の検索や印刷、手書きの修正指示・対応といったように、紙を使うために必要な時間が少なからず必要だった。また打合せの際には、専用スペース(会議室等)を予約・調整しなければならず、職員の大きな事務負担となっていた。

「加えて従来型オフィスは、職位に応じて固定的にデスクが配置されていたので、ピラミッド型の段階的な意思決定には効果的である反面、コミュニケーションの円滑化や迅速化、効率化といった観点では十分とは言えない状況でした」と赤谷氏は振り返る。そこで変革のポイントとなったのが、「情報の電子共有によるペーパーレス化」と「オフィススペースの有効活用による職員のコミュニケーション活性化」だ。

文書だけでなく平均残業時間も削減!

第1弾に続いて第2弾のオフィスレイアウト変更も、今年3月に実施された。第1弾、第2弾ともに、6ヶ月前にフロア内に周知して省内や業者との間で必要な調整を開始、2～3ヶ月前にはペーパーレス化のための文書廃棄・図書集約に着手、1ヶ月前～1週間前に文書廃棄のピークを迎えて、実施後には適宜アンケートを行っている。また情報の電子共有によるペーパーレス化に際しては、既存のインスタントメッセンジャー、在席確認、Web会議などのツールが活用されている。

こうした一連の改革の結果、既に様々な具体的な効果が表れている。まず職員一人あたりの床面積～17%削減。職員一人ひとりの意識改革が伴った結果、平均残業時間が1～3割削減。コピーやプリントの数も半減され、個人周辺の文書に至っては8割減に成功した。

「オフィス改革の結果、一人あたりに必要な面積が減ったことから、新たな打合せスペースを創出することができました。新設チーム型テーブルの導入とあいまって、気軽な相談から大人数の会議に至るまで、必要な時にすぐに実施できるというメリットがあると考えています」(赤谷氏)

総務省では引き続き、職員の意見を聞きながら次々とオフィス環境の改善が積み重ねられている。講演では、より具体的な経緯や成果、今後の方針などについて言及される予定だ。ぜひ会場に足を運び、業務効率化、生産性向上につながるオフィス改革のヒントを得ていただきたい。