いちご、BEARTAILのペーパーレス経費精算システム「レシートポスト」を導入 [事例]

レシートポストは領収書をスマートフォンで撮影し、専用ポストへ入れるだけで経費精算が完了するシステム。投函された領収書はBEARTAILが回収し、申請データと領収書原本の突合点検をするほか、保管から一定期間経過後の廃棄までを代行する。申請・承認は全てスマホのみで行え、クレジットカードやICカードによる交通費精算も可能。自動仕訳された経費データは各種会計ソフトとの連携が可能になっている。

いちごでは従来、紙ベースの経費精算を行っており、申請のための出社、承認者の押印を待つ待機時間といった時間的コストが1名あたり月平均5時間程度発生していた。また、経理側も膨大な紙の申請書、領収書の確認にかなりの時間を要していたため、改善に向けた情報収集を行っていたという。さらに、新型コロナウイルス感染症の流行による在宅勤務の増加が後押しとなり、出社を伴う経費精算方法を脱却できる経費精算システムの導入を検討。その結果、完全ペーパーレス化を実現できるレシートポストの導入の決定に至った。

選定にあたっては、紙の保管を全て行ってくれることと、データ入力の正確さが決め手となった。スマートフォンで撮影したデータを基にオペレーターが入力／チェックすることから、高いデータ入力精度を期待できたとしている。

レシートポストの導入により、社員は時間や場所にとらわれずに経費精算の申請ができるようになり、移動時間やわずかな空き時間の有効活用が可能となった。 一方、経理では担当者のチェック工数が大幅に削減され、努力目標として掲げていた年間工数7割減を達成。今後はレシートポストをさらに活用し、最終的に9割の削減を目指すとしている。