ビジネスの効率化に役立つ「Google Workspace」とは？

「G Suite」から「Google Workspace」にリニューアル

組織内で情報を共有・管理しながら効率的に業務をこなす上で欠かすことができないグループウェア。そのグループウェアの中で高い人気を誇っているサービスの1つに挙げられるのがグーグルの「Google Workspace」です。

Google Workspaceは、グーグルが得意としているクラウドで提供されているグループウェアサービス。専用アプリケーションのインストールなどが必要なく、Webブラウザを使って高度なコミュニケーションや情報共有、さらには直接業務をこなすことができるというのが大きな特徴で、自身のアカウントでログインするだけで、場所やデバイスを選ぶことなく利用できることから急なテレワークなどにもすぐ対応できるので便利です。

そして、もう1つの特徴は個人向けに提供されているグーグルのアプリケーション、具体的には「Gmail」「Googleドライブ」「Googleドキュメント」などがそのまま用いられていること。普段使用しているのと同じアプリケーションで仕事をこなせることの安心感は大きいでしょう。

そうした多くのメリットがあることから、Google Workspaceは既に国内外の中小から大企業に至るまで、500万社にのぼる顧客を獲得しているとのこと。非常に人気の高いサービスであることが理解できるのではないでしょうか。

しかも、Google Workspaceは年々強化が図られており、とりわけ2020年に以前の名称である「G Suite」からリニューアルを図った際にはコミュニケーション機能を大幅に強化。Gmailとチャットサービスの「Google Chat」、ビデオ会議サービスの「Google Meet」を統合し、複数のコミュニケーション手段を連携したスムーズなビジネスコミュニケーションを実現する仕組みを提供するに至っています。

ビジネスに合ったプラン選定を

非常に高い利便性を誇るGoogle Workspaceですが、利用するには無料版とは異なり料金がかかります。料金は基本的に1ユーザー当たりの月額制で4つのプランが提供されており、利用できるアプリケーション自体は変わりませんがストレージの容量や、ビデオ会議に参加できる人数、セキュリティやサポートなどに違いがあります。

最も安い「Business Starter」であれば1ユーザー当たり月額680円で利用できますが、ストレージ容量が30GBと、無料で利用できる個人向けのグーグルのサービス(15GB)の倍くらいなのであまり大きくはありません。

事業内容や利用方法などにもよるでしょうが、本格的に利用するならその上の「Business Standard」(1ユーザー当たり月額1360円、ストレージ2TB)や「Business Plus」(1ユーザー当たり月額2040円、ストレージ5TB)を利用することになると思われます。

これら3つのプランは最大300ユーザーまで追加可能なことから、個人事業主や中小企業であれば十分対応可能でしょう。利用開始の手続きもオンラインからできますし、14日間は無料で利用することもできるので、まずは部署単位で試してみて、十分活用できると判断してから本格的に導入することも可能尾です。

ちなみに、それ以上の大企業での利活用を考えるなら、最上位の「Enterprise」(料金は応相談)を利用する形となるようです。

そしてもう1つ、Google Workspaceを利用するにはドメインも必要になります。すでにドメインを持っているというのであればそれを利用できますが、ドメインを持っていない場合であっても、登録時に1年間無料の「.page」ドメインを取得して利用することが可能なので安心です。

本連載では次回以降、Google Workplaceが提供している各アプリケーションについて、グーグルの無料版サービスとの違いや便利な使い方などについて説明していきたいと思います。効率よく仕事をこなす上でも、ぜひ参考にして頂ければ幸いです。