前回まで2回にわたり、「請求応援Lite」の伝票や台帳の入力機能と販売管理の流れについて評価してきた。今回からは、帳票類の作成機能やチェック機能、分析機能およびその他の付加機能について評価してみよう。

売上から請求、入金までを一元管理

「請求応援Lite」導入の最大の利点は、売上を入力すれば、売上伝票の作成から請求書の発行、入金の管理までを一元化できることである。売上の明細や入金の明細は、いつでも一覧表で表示できる。

売上明細表: 売上の明細は、期間を指定していつでも表示できる。チェックリスト形式で表示したり、得意先を限定したりして表示することもできる

入金明細表: 売上の明細と同様に入金の明細も期間を指定していつでも表示できる。入金の種別も表示されるので、通帳や現金などの実際の入金とつき合わせてチェックできる

伝票の検索機能で入力済みの売上伝票を探せる

販売管理では、業務の性質上、売上伝票を入力した後に事情が変わって内容を変更しなければならなくなることがよくある。たとえば、商品を出荷して売上伝票を入力したが、先方の都合で商品の個数や内容が変更になった場合などである。そんなときは、過去の売上伝票を探す必要がある。

伝票検索: 売上伝票検索の機能を使えば、簡単な条件を指定するだけで過去の伝票を検索することができる。条件が少ないような気がするかもしれないが、実務上は、過去の伝票を検索する場合、得意先と商品、日付の見当がつくので、これくらいで十分なのである。条件が少ない分、入力が簡単になる。表示したい伝票の上にカーソルを移動して「F8」キーを押せば、該当する売上伝票が表示される

得意先別または商品別の売上集計表や売上推移表が自動作成される

売上データを、単に代金回収の管理目的だけに使うのはもったいない。販売管理ソフトの導入目的の第一は、請求書の作成と入金の管理であるが、せっかく入力した売上データをデータベースとして効果的に使う方法はないだろうか。

販売業では、売れ筋の商品を知り、積極的にプロモーションを展開することや、優良顧客に対する営業を強化することは重要である。「請求応援Lite」では、売上データとして入力された商品の明細や得意先情報を売上分析に使うことができる。

売上集計表: 商品別の売上集計表では、指定した期間内の商品の売上が一覧表示される。売れ筋の商品を見つけ出すのに役に立つだろう。売上集計表は、得意先別でも表示することができる

売上推移表: 商品別の売上推移表では、指定した期間内の商品の売上の推移が表示される。商品ごとの売上傾向を分析することができる。得意先別に表示することもできる

分類別集計表: 分類別の集計表では、商品または得意先の分類を指定して売上を集計することができる。商品のマスターに分類を登録しておけば、特定の分類、たとえば特定のメーカーの製品だけの売上を集計することができるので、より細かい分析が可能となる。推移表も同様に分類別で表示できる

分類設定: 分類は、得意先1、得意先2、商品1、商品2の各グループに、40種類ずつ登録できる。基本的には、名称を入力するだけでよい

商品マスター分類: 商品情報の設定で、商品1と商品2に登録された分類を設定可能。得意先情報の場合は、得意先1、得意先2が対象となる

分類指定: 分類別売上集計表では、特定の分類に属する得意先または商品の売上データのみを一覧表示することができる

*　　*　　*

以上、今回は、「請求応援Lite」の検索機能や個別集計機能を取り上げた。伝票や台帳の入力・管理のみならず、そのデータをさまざまな角度から集計することができ、業務の効率化や売れ筋商品・優良顧客の把握にも役立つことがおわかりいただけただろう。

次回は、請求管理チェックリストや在庫管理、ABC分析など、さらに高度な機能について触れていこう。