Microsoft Teamsの基本と活用(145) Microsoft Teamsの知っておくと便利な設定

今回は、Microsoft Teamsの設定ページにある機能設定のうち、知っておくと便利な設定を何点か紹介します。設定ページを開く手順は以下の通りです。

(1)ユーザーアイコン左側の「…」(その他)をクリックする
(2)「設定」メニューをクリックする

ユーザーアイコン左側の「…」(その他)をクリックして設定メニューを開く

以下、このメニューから開いた設定ページで便利な設定を紹介します。

不在時の自動応答設定

休暇などで不在にする時の不在応答メッセージを設定できます。不在期間に誰かが連絡しようとした時、不在であることを通知できます。

(1)「一般」をクリックして選択する
(2)「スケジュール」をクリックする

「一般」の「スケジュール」をクリック

(3)スライドスイッチをクリックして自動応答を有効にする
(4)自動応答メッセージを入力する
(5)組織外(テナント外部)からの通知にも自動応答する時はオンにする
(6)特定の期間に自動応答する時にオンにする
(7)自動応答の開始日時と終了日時を設定する
(8)「保存」をクリックする

メッセージ内容など詳細を設定する

他のユーザーからどう見えるか紹介します。

(9)Teamsでユーザーアイコンにマウスを合わせてプロフィールを表示させる
(10)プロフィールに応答メッセージが表示される

ユーザーアイコンにマウスを合わせるとプロフィールに自動応答内容が表示される

ボイスメール(留守番電話)設定

通話呼び出しに出られない時、Teamsでは留守番電話のように音声応答メッセージを流せます。また、相手のメッセージを録音し、さらにAIによる音声認識で文字起こしもできます。

(1)「通話」をクリックして選択する
(2)「通話を転送」をクリックして選択する
(3)「ボイスメールの構成」をクリックする

「通話」からボイスメール(留守番電話)の設定を開始

なお、代理人を登録済みの場合は、転送先としてボイスメール以外に代理人が表示されることがあります。その場合は「ボイスメール」を選択してください。

(4)自分の声で応答メッセージを用意する時はクリックして録音する
(5)着信にどう対応するか自動応答の処理を選択する
(6)自動応答の人工音声を流す言語を選択する
(7)人工音声で応答メッセージを流す時のメッセージを文章で入力する
(8)「OK」をクリックする

自分の声を応答メッセージとして録音するほか、人工音声も選択できる

Teamsでは相手のメッセージを録音することを「ボイスメールに転送」と表現します。(5)の自動応答の処理としては、応答メッセージを流すだけ、ボイスメールに転送、さらにボイスメールを他のユーザーに転送などを選択できます。

次に、実際に着信通話をボイスメールに転送した場合の着信履歴の画面を紹介します。

(9)「通話」をクリックする
(10)着信履歴の中でボイスメール(録音メッセージ)着信であることを意味する表示
(11)録音したメッセージをAIで文字起こしした内容
(12)録音した時間
(13)クリックするとボイスメール着信だけに絞り込み表示する
(14)録音した音声を再生する
(15)再生速度を変更する

着信のあった相手の録音メッセージを「通話」から確認

一方、ボイスメールはメールでも確認できます。外出先でも簡単に内容を確認できる優れた機能です。

(16)ボイスメール着信があったことを通知するメールが届くので、クリックして開く
(17)録音したメッセージがMP3形式の音声データとして添付されている
(18)録音したメッセージをAIで文字起こしした内容
(19)発信者情報
(20)ボイスメールの設定を変更したい時にクリックして、ボイスメールの設定ページを開く