校正作業をオンラインでスムーズに進めてみよう - Coventi

最近ではGoogle Docsのように、デスクトップアプリケーションと変わりない機能を持ったワープロをオンラインで使えるようになってきました。オンラインで使えるワープロの特徴は、文章を書くときに欠かせない機能がオンラインでも扱えるという点だけでなく、作成した文書を他の誰かと共有できるという点にもあります。

複数人がひとつの文書に関わる場合があると思いますが、それが単なる共有ではなく、携わる人、ひとりひとりが違う役割を持っているときがあります。例えば、全員が文章を書く作家ではなく、確認をする人、編集をする人といった役割に分かれていて、同じ文書に対してそれぞれが異なる作業をする場合などです。つまり、オンラインワープロを提供している多くのサービスのように、単に共有できるだけでは満たされないワークフローがある場合です。今回紹介するCoventiは、そういった校正作業に注目した便利なオンラインワープロです。

Coventiのワープロ機能に関して言えば、Google Docsをはじめとした様々なオンラインワープロと同等なものなので、戸惑うことなく文書を書くことができます。文書の読み込みはMicrosoft WordもしくはOpen Document Textをサポートしており、日本語でも文字化けは発生しません。書き出しはというと、複数のフォーマットをサポートしているものの、残念ながら日本語だと文字化けしてしまうものがほとんど。ただし、Rich Text Formatなら文字化けの心配もないし、Coventiで書いた文章をコピー&ペーストするといった方法で別アプリケーションでもデータを扱うことが可能です。

参加したユーザーは2つの方法で校正作業に参加することができます。ひとつは文書にコメントを残す方法で、提案や意見を書き込めるようになっています。書き込まれた個々のコメントには返信ができ、ちょうど掲示板のような作りになっています。ディスカッションが終わったものは「Close」を選択することによってアーカイブすることが可能です。もうひとつの参加方法は、文書に直接校正を加える作業で、文書を自由に編集することができます。Wikiと同様、保存する度に版を残していくので、異なる版を比較することが可能なだけでなく、前の版に戻すということもできます。

共有できるユーザーは3種類の役割に振り分けられます。「Owner」はユーザーを招待できるだけでなく、文書の書き込みや校正などすべての権限を持っています。「Author」はドラフトモードのときに文書にコメントを加えたり校正を加えることが可能で、「Reviewer」はコメントのみ加えることができます。また、コラボレーションプロセスを円滑に行うために、校正作業の〆切を設定することができ、〆切当日には参加者にメールが届くようになっています。その他、最終版が校了かどうかを共有メンバーにチェックしてもらうための機能もあります。設定のチェックボックスをクリックするだけで、認可確認のメールが参加者に送信され、参加者がチェックインできるようになっています。全員がチェックインしたらOwnerの元に完了メールが送信され、文書が晴れて完成となります。

Coventiの特徴は校正がある度にメールが送信されるようになっていたり、メンバーパネルで何日前にメンバーがログインしたのかなどが分かるようになっているので、メンバーに校正作業を積極的に働きかけるような仕組みになっています。

文書を共有するだけであれば、他のサービスでも十分利用できますが、校正プロセスを考慮しながら文書を作成したい方にとって、Coventiは最適なサービスといえるでしょう。校正作業ができるアプリケーションはデスクトップ用でもいくつかありますが、複製がたくさんできてしまいますし、関係者全員でのディスカッションもし難いです。文書の校正作業こそ、オンラインで行うタスクとしてふさわしいのかもしれません。