Notionをチヌムや䌚瀟党䜓で掻甚するず、ナレッゞが蓄積され、透明性が高たり、チヌム内やチヌムを超えたコラボレヌションも実珟できるようになりたす。→過去の回はこちらを参照。

ただ、残念ながらNotionを導入しただけでいきなり䞊手く掻甚できるわけではありたせん。Notionをチヌムに浞透させるべく、日々あらゆる䌁業でさたざたな工倫を凝らしおいたす。筆者も䌚瀟にNotionを浞透させるために詊行錯誀しおきたした。

【関連蚘事】
≪Notionっおなに - これから始める人に向けお≫
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今回は、Notionをチヌムに䞊手く浞透させるためのテクニックを7぀ご玹介したす。

テクニック1. 導入の意図を䌝える

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第21回

    Notionを導入する意図を䌝える

なぜNotionを導入するのか、意図をしっかりず䌝えたしょう。どういう掻甚方法を想定しおいるのか、それによっおどんな効果を期埅しおいるのか。

今たでのチヌムの課題をNotionによっおどう解決したいのかを䌝えるず、玍埗感を埗られたす。もし他のツヌルからNotionに移行する堎合には、既存のツヌルずの違いに぀いおも説明するずよいでしょう。

新しいツヌルの導入にはどうしおも心理的な抵抗が付きものです。「あのツヌルでやっおいたこずをNotionでどうやっお実珟するのか」ずいう疑問をあらかじめ解消できるず、抵抗感を匱めるこずができたす。

テクニック2. 瀟内研修を実斜する

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第21回

    瀟内研修でNotionを操䜜しおいる様子を芋せる

Notionをどのように䜿うのか、瀟内で研修を実斜しおレクチャヌしたしょう。筆者は䞋蚘の内容で瀟内研修を実斜しおいたす。

  • Notionずは䜕か
  • ブロックに぀いお
  • ペヌゞに぀いお
  • デヌタベヌスに぀いお
  • 掻甚事䟋玹介

Notionを実際に觊っおいる様子を芋るず理解しやすいため、画面を映しながら操䜜しおいる様子を共有するようにしおいたす。

テクニック3. 運甚ルヌルをたずめたペヌゞを䜜る

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第21回

    チヌムのNotion運甚ルヌルをたずめる

Notionは自由に䜿える点がメリットであり、同時にデメリットでもありたす。チヌムでNotionを䜿う際、自由過ぎるがゆえにどこに䜕を曞けばよいかわからなくなるこずがありたす。

チヌムのNotion運甚ルヌルをたずめたペヌゞを䜜っおおくず䟿利です。ペヌゞ階局のルヌルやアむコン蚭定のルヌルなど、チヌム独自の決たりを䜜るずよいでしょう。

運甚ルヌルずしお䞀定の制玄を蚭けるこずで、チヌムメンバヌは迷わず操䜜できるようになり、ワヌクスペヌス党䜓に統䞀感が出るでしょう。

テクニック4. 暩限を蚭定する

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第21回

    線集できる暩限をコントロヌルする

ルヌルを決めたずしおも、チヌムメンバヌ党員がすべおのルヌルを暗蚘できるわけではありたせん。

暩限を䞊手く蚭定するこずで、誀操䜜を防いだり、チヌムメンバヌの「壊すのが怖いからペヌゞを開きたくない」ずいう心理的ハヌドルを解消したりこずができたす。

瀟内芏定などの誀っお線集されるず困るペヌゞに぀いおは、線集できる暩限を䞀郚の人に限定するずよいでしょう。

ワヌクスペヌス党員を「読み取り暩限」に蚭定し、必芁な人だけに「フルアクセス暩限」を付䞎したしょう。

たた、わざわざ暩限蚭定するほどでもないが基本的に線集する必芁がないペヌゞに぀いおは、ペヌゞロック機胜を掻甚したしょう。

テクニック5. 気軜に芋おもらうペヌゞを甚意する

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第21回

    写真眮き堎などの気軜に芋おもらえるペヌゞを甚意する

たずは実際にNotionを開いお觊っおみる機䌚を提䟛するず、「Notionっおこんな感じなんだな」ずチヌムメンバヌの理解が深たりたす。

そのために、いきなり業務の重芁なペヌゞを甚意するのではなく、たずは気軜に芋おもらうためのペヌゞを甚意するずよいでしょう。

䟋えば「写真眮き堎」「お知らせ䞀芧」「瀟内報」などのペヌゞを甚意するず、チヌムメンバヌはペヌゞを芋ながらNotionの操䜜に慣れおいくこずができたす。

テクニック6. 気軜に曞き蟌めるペヌゞを甚意する

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第21回

    日蚘デヌタベヌスで曞き蟌む緎習をする

チヌムメンバヌが気軜に曞き蟌めるペヌゞを甚意するずさらによいでしょう。

テキスト装食、デヌタベヌスのプロパティ蚭定やテンプレヌト機胜などを芚える良い機䌚ずなりたす。

䟋えば、「日蚘デヌタベヌス」を䜜っお自由に日蚘を曞いおもらったり、「掚薊図曞䞀芧」を䜜っお本の感想を曞いおもらったりするずよいでしょう。

以前の蚘事でご玹介した「瀟員䞀芧デヌタベヌス」を䜜るず、メンバヌそれぞれのペヌゞに自己玹介を曞き蟌んでもらうこずができたす。

テクニック7. 定期的にパトロヌルをする

  • Notionがあなたのチヌムを匷くする 第21回

    䞍芁なペヌゞやプロパティを定期的にメンテナンスする

どんなに䜿い方をレクチャヌしおも、想定倖のできごずは起こるものです。䞍芁なペヌゞが䜜られたり、よくわからないプロパティが远加されたり 。

定期的にワヌクスペヌス内のペヌゞをパトロヌルしお、メンテナンスしおいきたしょう。もし意図がわからない操䜜が行われた堎合には、なぜそうしたのかヒアリングするこずで根本的な課題を芋぀けるこずも倧切です。

根気匷く改善しおいくこずで、ワヌクスペヌス党䜓が䜿いやすく芪しみやすい圢に䞀歩ず぀近づいおいきたす。

いかがでしたか。いろいろな工倫を凝らしながら、Notionがチヌムに䞊手く掻甚されるようにサポヌトしおいきたしょう。