メールの検索や返信にも役立つ、「Gmail」の「Gemini」サイドパネル活用法

前回、「Gemini Business」「Gemini Enterprise」などを契約しているユーザーであれば、Google WorkspaceのいくつかのツールでGeminiのサイドパネルを利用できることを紹介しましたが、ツールによってGeminiでできることには違いがあります。そこで今回は、Google Workspaceの基本となるツールの1つ、GmailにおけるGeminiの活用方法を説明したいと思います。→過去の「Google Workspaceをビジネスで活用する」の回はこちらを参照。

GeminiでGmailのメール検索と絞り込み

最も基本的な使い方となるのはメールの検索や絞り込みでしょう。もちろんGmailであれば、検索ボックスにキーワードを入力することでメールの絞り込みは可能ですが、さまざまな条件で絞り込むには都度細かな設定をしたり、検索演算子を使ったり必要があることから直感的に探すことができません。

しかし、Geminiを使えば、たとえばプロンプトに「重要ファイルが付いたメールの中で、添付ファイルのあるものを検索して」などと、自然な言葉で入力することで指定した条件に合ったメールを絞り込んで検索できます。

重要マークの付いた添付ファイルを検索するよう指示した結果。確かに重要マークが付いており、なおかつ添付ファイルのあるメールの一覧が表示されていることが分かる

また「○○さんのメールを検索して」といったように、名前を指定してメールを検索することも可能です。ただ執筆時点でいくつかの名前で検索を試してみたところ、「グーグル」など企業名の場合日本語で名前を入力した際には検索ができるのですが、「鈴木さん」「佐藤さん」など個人名で検索しようとするとエラーが発生してしまいました。そのような場合は「suzuki」「sato」と、名前を英語にすると検索できる場合が多いようです。

個人名でメールを絞り込んでみたところ。日本語で個人名を指定するとエラーが発生するが、名前を英語にすると検索できることが多かった

そして、もう1つ注意が必要なのは、メールを検索する際には前後の文脈を汲み取った検索ができない場合が多いこと。

たとえば「重要なメールを検索して」と入力して検索した後、「その中から添付ファイルのあるメールを検索して」と入力しても、最後に入力した「添付ファイルのあるメール」だけを検索してしまい、「重要なメール」という条件を反映してくれません。

今後、改善される可能性はあるでしょうが、現時点でファイル検索に利用する際には、プロンプトで一度に指示をしなければならない点に注意する必要がありそうです。

なお、メール自体の検索だけでなく、飛行機のフライトや新幹線の予約、宅配便の配送など、メールの内容から情報を検索し、まとめて表示することも可能となっています。こちらは前後の文脈を汲んで調べることが可能なようですので、必要に応じてプロンプトを入力しながら必要な情報を絞り込んでいくといいでしょう。

メール内の情報を調べてまとめることも可能。こちらは過去の新幹線の予約を調べてみた結果

メールの要約や返信でGeminiを使う

また、要約や返信の候補など、生成AIのGeminiが得意とする機能を利用することも可能です。たとえばメールやスレッドの内容が長いと感じた場合、Gmailでその内容を表示した後にGeminiのサイドパネルを呼び出し「このメールを要約して」と入力すれば内容を要約し、大まかな内容を把握できるようになります。

メールを表示した後にGeminiのサイドパネルを呼び出し、プロンプトで要約するよう指示すると、表示したメールの内容を要約してくれる

さらに「アクションリストを作成して」と指示すれば、メールの内容からするべきことをリスト形式にまとめてくれます。仕事の指示が届いた時などに、何をするべきかをまとめられるので便利です。

アクションリストを作成するよう指示すると、内容からやるべきことなどをリストにしてまとめてくれる

もちろん、表示したメールの内容に返信する文章をGeminiに考えさせることも可能で「返信を考えて」などと入力すれば返信の候補を提示してくれます。この際、どのような内容の返信をするのか、例えば仕事の依頼であれば「受ける」「断る」ことを前提とした返信を考えるよう指示をすれば、より要望に沿った候補を提示してくれます。