Googleドキュメントの活用範囲を広げる小規模のテンプレート「構成要素」

前回はGoogleドキュメントのスマートチップについて説明しましたが、今回は同じく「@」を入力することで追加できる「構成要素」の使い方を説明したいと思います。

構成要素という名称からその内容が伝わりにくいのですが、これは英語版では「Building Blocks」という名前の機能。Googleドキュメントの中に特定の要素をブロックとして追加できる、小規模のテンプレートのような機能といえば分かりやすいでしょうか。

その構成要素を追加するにはスマートチップと同様、「@」を入力すると表示されるメニューの中にある「構成要素」から、それぞれの要素を選ぶことで追加することができます。

構成要素はスマートチップ同様、「@」を入力した後に表示されるメニューから追加できる

会議メモとメールの下書き

プリセットで用意されている構成要素の代表例として挙げられるものの1つが「会議メモ」です。これは文字通り、「Googleカレンダー」に登録した会議の予定にメモを追加できる機能になります。

実際に会議メモを選ぶと直近のスケジュールがいくつか表示されるので、その中からメモを追加したい予定を選びます。

構成要素で「会議メモ」を選ぶとGoogleカレンダーに登録した直近の予定一覧が現れるので、メモを追加したい予定を選ぶ

するとGoogleドキュメントに選んだ日時や予定のスマートチップが追加され、そのまま会議のメモなど記述することができます。記述したメモは左上のボタンを押すことにより、Gmail経由でメールとして送ることができます。

会議の内容がスマートチップとして追加され、メモのテンプレートが現れる。左上のメールボタンを押せば、メモした内容をメールとして送ることも可能だ

また、予定を選んだ後に表示されるポップアップから「添付」を選択すれば、Googleカレンダーの予定に会議メモを直接添付することも可能。添付したファイルはGoogleカレンダー上から直接開くことができることから、メモの共有がしやすくなるのはメリットです。

ポップアップから「添付」を選べば、Googleカレンダーの予定に直接会議メモを添付することもできる

代表的な構成要素の2つ目が「メールの下書き」です。これは文字通り、Googleドキュメント状にGmailの下書きを記述するもの。件名や本文だけでなく宛先や「Cc」「Bcc」などのメールアドレスも直接入力できます。

下書きを書いた後に左上のGmailボタンをクリックすると、Gmailが起動してメールのプレビューを確認でき、そのまま編集して送信することも可能です。

「だったら最初からGmailでメールを書けばよいのでは?」と思われるかもしれませんが、グラフや表の追加、文字の装飾など、Googleドキュメントの機能をフル活用してメールを書けるのに加え、Gmail単体ではできないメール内容の共同編集が可能だという点も、この機能を利用するメリットといえるでしょう。

「メールの下書き」を追加すれば、メールの内容をGoogleドキュメント上で共同編集できる。左上のGmailボタンを押せば内容をそのままGmailから送ることが可能だ

カレンダーの予定の下書き

そして、3つ目が「カレンダーの予定の下書き」です。こちらもメールの下書きと同様、Googleドキュメント上でGoogleカレンダーに追加する予定の下書きができるというもので、予定のタイトルや日時、場所や説明の入力ができるほか、ゲストの追加も可能。もちろんGoogleドキュメントの機能を活用して共有などができる点も、メールの下書きと共通しています。

こちらも左上のGoogleカレンダーマークのボタンを押すことで、Googleカレンダーに遷移し予定を登録することができます。ただしGoogleカレンダーの仕様上、説明に表やグラフなどを追加しても完全に再現される訳ではない点に注意が必要です。