「Googleドキュメント」で「文書作成サポート」などを活用し、文書をすばやく作成

第100回と第101回では「Googleドキュメント」で「Gemini」のサイドパネルを用いて文書を作成・編集する方法について説明しましたが、その後のアップデートによりサイドパネルを用いる必要なく、文書の作成や編集ができるようになっています。基本的には、いずれもボタンを押してプロンプトを入力すればよいので、文書作成を効率化するためにも積極的に活用するといいでしょう。「Google Workspaceをビジネスで活用する」の過去回はこちらを参照。

文書を作成する方法には大きく2つの方法があり、いずれも文書作成時に現れるボタンから操作することが可能。その1つが文書そのものを作成する「ドキュメントを生成」で、もう1つは文書内に追加する文章を作成する「文書作成サポート」になります。

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  「Googleドキュメント」で文書を作成した直後に現れる「ドキュメントを生成」(1)と「文書作成サポート」(2)を使えば、よりスピーディーに文書作成ができる

「ドキュメントを生成」で文書を作成

まずは「ドキュメントを生成」を使った方法について説明しましょう。新規作成した文書で「ドキュメントを生成」ボタンを押すと、次のようなダイアログが現れるので、作成したい文書の内容のプロンプトを入力し「作成」ボタンをクリックします。

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  「ドキュメントを生成」をクリックしてダイアログが現れたら、生成したい文書内容をプロンプトで入力し、「作成」ボタンをクリックする

入力したプロンプトの内容に沿った文書を作成してくれます。出力された文書はGeminiのサイドパネルで作成した文章などとは違い、基本的にはユーザー側がで手を加えて文書を完成していく形となるようです。内容を確認しながら、適宜必要な要素を追加して完成させていくのがいいでしょう。

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  文書が自動的に作成されるが、細かな部分は自身で追加する必要があることが多いので注意

「文書作成サポート」で文書を作成

続いて「文書作成サポート」ですが、こちらはGmailにも提供されている機能で(第110回参照)、入力したプロンプトに応じて文章を作成したり、編集したりしてくれるもの。これ1つで文書全体を完成させるのではなく、文書のたたき台を作成したり、複数回プロンプトを入力して文書全体を作成したりしていくような使い方が主になるかと思います。

具体的な使い方はまず、文書作成時に表示される「文書作成サポート」ボタンを押します。すると以下のようなプロンプトが現れるので、こちらに作成したい文章の内容をプロンプトで入力し、「作成」ボタンをクリックします。

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  「文書作成サポート」ボタンを押した場合は、挿入したい文章の内容をプロンプトで指示(1)し、「作成」ボタン(2)をクリックする

入力したプロンプトに応じた文章が生成されるので、それをそのまま文書内に追加したい場合は「挿入」ボタンを押せばよいのですが、内容に改良を加えたい場合は「改良」ボタンをクリックします。

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  文章が生成されるので、そのまま追加した場合は「挿入」(1)を、内容を変更したい場合は「改良」(2)ボタンを押す

メニューが表示され、文章を長くしたり、短くしたり、要約したり、表現を変えたり……といったさまざまな変更を加えることが可能。「再試行」を選べば文章自体を生成し直すことも可能です。

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  「改良」ボタンを押すとこのようなメニューが現れるので、好みの項目を選んで内容を変更できる

また挿入ボタンを押せば、ドキュメント内に生成した文章が追加されるので、後は必要に応じて文章の内容を追加修正しながら文書を完成させればよいのですが、文書作成サポートは文書作成時だけでなく、編集時にも適宜呼び出して活用することが可能。新たな文章を追加したい場合などに活用すると非常に便利です。

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  文書作成サポートで生成された文章を挿入したところ。この後にも文書作成サポートを用いて文章を追加・変更することが可能だ

文書作成サポートの呼び出しは、文書編集画面の右端に現れるボタンから、文書作成サポートボタンを押します。なお「Alt」キーと「W」キーを同時に押すことで呼び出すことも可能ですが、Gmailとはキーの割り当てが異なる点に注意して下さい(Gmailでは「Alt」キーと「H」キーの同時押し)。

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  編集中に文書作成サポートを呼び出すには、編集画面右端にあるボタンの中で最も上にあるボタンを押せばよい

さらに、文書内の文章の一部の内容を変更したいのであれば、その文章を選択した後に表示される「改良」ボタンを押して下さい。

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  内容を変更したい文章を選択すると「改良」ボタンが現れるのでこれをクリックする

メニューが現れたら、メニュー内で適切な項目を選ぶか、プロンプトを入力して直接変更したい内容を指示して下さい。

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  メニューが現れたら適切な項目を選ぶか、プロンプトで直接指示を入力する

指示に沿った新しい文章が生成・提案されますので、挿入したい場合は「挿入」ボタンを押せばいいのですが、そのままボタンを押すと選択範囲の下に文章が追加されてしまいます。選択範囲の内容自体を置き換えたいのであれば、挿入ボタンの右にある「▼」を押した後に「置き換える」を選んで下さい。

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  変更内容の候補が現れるので、選択範囲をこちらの内容に差し替えたい場合は「挿入」ボタンの右にある「▼」を押した後に現れる「置き換える」を選べばよい