ビデオチャット機能でテレワークでの打ち合わせをスムーズに

Gmailに搭載されているハングアウト機能は終了が予定されているようなので、前回は臨時のテレワーク用途として、ハングアウト機能によるチャットの使い方だけに絞って紹介しました。→過去の回はこちらを参照。

しかし、新型コロナウイルスの影響はより多くの国に拡大するなど混乱が広がっているようで、外出を控えたり、遠隔で打ち合わせをしたりする機会はまだしばらく続くと考えられることから、今回はもう少し踏み込んだハングアウト機能の使い方について説明したいと思います。

実はハングアウトはテキストだけでなくビデオチャット、つまりビデオ会議ができる仕組みが用意されています。これを利用すれば離れた場所にいる人同士で、顔を見ながら対話して打ち合わせができるようになるので、テキストによるチャットとうまく使い分けることでよりテレワークの効率を向上させられることでしょう。

ただしビデオチャット機能を利用するには、パソコンにカメラとマイクを接続する必要があります。ノートパソコンであればカメラが内蔵されている機種が増えていますが、内蔵されていない機種やデスクトップパソコンの場合は別途用意する必要があるので要注意です。

カメラ、マイクともに多くの種類があり機能や品質などによって価格はまちまちですが、安い物であればそれぞれ1000円前後で購入できますし、最低限マイクさえ用意すれば、自身の映像は送れませんが相手の映像を見ながら音声で会話はできるので、それほど大きな出費にはならないかと思います。もちろんカメラとマイクはハングアウト以外のサービスにも活用できるので、ないという場合は今後に備えて購入しておくのも悪くないのではないでしょうか。

カメラとマイクの用意ができたら、実際にGmailからビデオチャットを利用してみましょう。まずはビデオチャットしたい相手とのチャット画面を開き、ビデオカメラマークのボタンをクリックすると、相手を呼び出すことができます。

• ビデオチャットしたい相手とのチャット画面を開いたら、ビデオカメラマークのボタンをクリックする

呼び出された相手の側にはこのような画面が現れるので、参加する場合は「応答」をクリックしてビデオチャットに参加します。

• ビデオチャットに呼び出された側はこのような表示となるので、「応答」をクリックすればビデオチャットを始められる

すると相手の映像が現れ、ビデオチャットができるようになります。画面中央下部には3つのボタンがありますが、左側はマイクのオン・オフ、中央はビデオチャットの終了、右側は映像のオン・オフボタンとなります。特に右側のボタンは、さまざまな理由から自分の姿を見られたくない時に活用すると便利です。

• ビデオチャット中はこのような画面になる。中央下部のボタンは左からマイクのオン・オフ、ビデオチャットの終了、映像のオン・オフとなる

ちなみにビデオチャットの参加者を追加したい場合は、右上の3つのボタンのうち一番左のボタンをクリックします。

• ビデオチャットの参加者を追加する場合は、まず画面右上の3つのボタンのうち、一番左側のボタンをクリックする

メールアドレス入力画面が現れるので、招待したい相手のアドレスを入力すれば通常のチャットと同様に、ビデオチャットに招待することが可能です。

• 招待したい人のメールアドレスを入力して「招待」ボタンをクリックすれば招待できる

また、ハングアウトにはパソコンの画面を共有する機能も備わっているので、これを活用すれば資料を見ながら議論するなど、打ち合わせがよりスムーズにできるでしょう。まずは右上のボタンのうち、一番右側のボタンをクリックします。

• パソコンの画面を共有するには、画面右上のボタンのうち一番右側のボタンをクリックする

メニューが表示されたら「画面を共有」をクリックします。

• メニューから「画面を共有」を選ぶ

共有したいウィンドウの一覧が現れるので、共有したいものを選んでから「画面を共有」をクリックすると、そのウィンドウが通話中の相手にも表示されるようになります。

• 共有したいウィンドウを選んだ後(1)、「画面を共有」をクリックする

共有を終了したい場合は一度ビデオチャットのウィンドウに戻り、「停止」をクリックして下さい。

• 共有を終了するには、ビデオチャットの画面に戻った後「停止」をクリックすればよい

たとえ新型コロナウイルスの影響が落ち着いても、政府が働き方改革を推進している現状を考えれば、今後テレワークで仕事をする機会は確実に増えると予想されます。ハングアウト機能の今後は不透明ですが、そうした時代の変化に対応できるよう備える上でも、Gmailで利用できるハングアウトでのやり取りを試しておくのも悪くないのではないでしょうか。