条件付き書式はMicrosoft Excelでデータを視覚的に整理し傾向や異常値を瞬時に把握できる機能だ。特定の条件に基づきセルに色やアイコンを自動適用することで、データ分析やレポート作成が効率化する。

条件付き書式は、視覚的な分析においてグラフと並ぶ重要なツールであり、データの視覚化を効果的に支援する。そこで今回は、基礎から応用まで条件付き書式を幅広く活用方法を紹介し、Excelでのデータ分析の効率を上げる方法を提案する。

連載のこれまでの回はこちらを参照。

条件付き書式の概要

条件付き書式は、Microsoft Excelにおけるデータの視覚的な強調方法の一つだ。特定の条件を満たすセルに対して自動的に色やアイコンなどを適用することで、データの傾向や異常値を瞬時に把握できるようになる。

例えば、売上データにおいて高い数値は赤、低い数値は緑で表示することで、どの項目が好調であるか不調であるかを一目で確認できる。このように、条件付き書式はデータ分析やレポート作成を飛躍的に効率化するツールであり、視覚的なデータ分析に不可欠だ。

基本的な使い方

条件付き書式を設定するにはまず適用したいセル範囲を選択する。

  • 2020年基準消費者物価指数 東京都区部 品目別価格指数(1970年1月～最新月) - e-Stat提供

    2020年基準消費者物価指数 東京都区部 品目別価格指数(1970年1月～最新月) - e-Stat提供

  • 条件付き書式を設定する範囲を選択

    条件付き書式を設定する範囲を選択

次に「ホーム」タブの「条件付き書式」メニューにアクセスし、適用したい条件を選ぶ。

  • 「ホーム」タブ→「条件付き書式」メニューから適用したい条件を選択

    「ホーム」タブ→「条件付き書式」メニューから適用したい条件を選択

Excelには数値の範囲、テキスト、重複データ、上位・下位のしきい値など、さまざまなルールが用意されている。また、独自の数式を用いた条件も設定できるため、ニーズに合わせて柔軟に設定できる。

  • 条件：指定の値より大きい

    条件：指定の値より大きい

  • 条件：指定の値より小さい

    条件：指定の値より小さい

条件付き書式を設定したあとのセルは次のようになる。条件に従ってセルに色がついていることがわかる。

  • 「条件：指定の値より大きい」設定後の表示サンプル

    「条件：指定の値より大きい」設定後の表示サンプル

数値の範囲に応じた強調表示

数値が一定の範囲内に収まっているかを色で表示するのは、売上や業績データの分析時に効果的だ。例えば、「95～105の範囲にあるセルは黄色」というように設定すると、数値の大きさによって自動的に色が変わるため、成績優秀なデータや注意が必要なデータがひと目でわかる。

設定方法としては、条件付き書式の「セルの強調表示ルール」から「指定の範囲内」を選び、閾値を入力すればよい。

  • 条件：指定の範囲内

    条件：指定の範囲内

値が特定の範囲内にあるセルに色付した場合のサンプル表示は次のとおり。

  • 「条件：指定の範囲内」設定後の表示サンプル

    「条件：指定の範囲内」設定後の表示サンプル

カラースケールの適用

カラースケール(グラデーションカラー)を利用することで、数値の大小に応じて色が変化する視覚効果を持たせることができる。例えば、低い値を淡い色、高い値を濃い色で表示するよう設定すれば、数値の分布が一目で理解できる。これは収益の大小や成績の分布などを直感的に捉えるのに役立つ。

設定方法としては、「条件付き書式」メニューから「カラースケール」を選択し、適用したい色のグラデーションを選べばよい。

  • 条件：カラースケール

    条件：カラースケール

カラースケール設定が行われた表示は次のようになる。

  • 「条件：カラースケール」設定後の表示サンプル

    「条件：カラースケール」設定後の表示サンプル