アウトライン レベルを指定して「見出し」を明確にする

Wordで長い文書を作成するときは、“見出し”となる段落に「アウトライン レベル」を指定しておくのが基本だ。今回は、アウトライン レベルが果たす役割、アウトライン レベルの指定方法、スタイルにアウトライン レベルの書式を含める方法を解説していこう。

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  見出しと本文を明確に区別するには、アウトライン レベルを指定しよう

アウトライン レベルの役割

まずは、以下の図に示した文書を例に「アウトライン レベル」の役割を解説しよう。この文書を見ると、1階層目の見出しは「1.改修の基本方針」であり、その下に2階層目の見出しとして「働き方の変化への対応」がある、ということを理解できると思う。

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  書式を指定した文書

では、なぜこれらの段落が“見出し”であると理解できるのだろうか? 人間の目で見た場合、文字サイズが大きい、背景色が指定されている、太字になっている、などが“見出し”として認識するための目安になる。

一方、Wordから見た場合、これらの書式は文字の装飾でしかなく、「何を根拠に“見出し”と判断すればよいか?」の明確な基準はない。このため、どの段落が“見出し”で、どの段落が“本文”なのかを判断できない状況になってしまう。これを明確に指示する書式が「アウトライン レベル」となる。つまり、アウトライン レベルは、「見出しとなる段落を明確に示す役割」を担っていることになる。

アウトライン レベルの指定

それでは、“見出し”の段落に「アウトライン レベル」を指定する方法を紹介していこう。段落を選択し、「段落」グループの右下にある「小さい四角形」をクリックする。

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  「段落」ダイアログの呼び出し

「段落」ダイアログが表示される。この画面にある「アウトライン レベル」の項目を操作すると、「本文」と「レベル1」〜「レベル9」といった値が並んでいることを確認できる。ちなみに、最初はすべての段落が「本文」として初期設定されている。これを“見出し”に変更するときは、アウトライン レベルの値を「レベル1」〜「レベル9」のいずれかに変更すればよい。

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  アウトライン レベルの指定

今回の例の場合、「1.改修の基本方針」は“1階層目の見出し”に相当するので「レベル1」を選択する。その後、「OK」ボタンをクリックすると、アウトライン レベルの指定は完了だ。

アウトライン レベルを指定した後の状況も紹介しておこう。アウトライン レベルは“段落の役割”を指定する書式となるため、書式を指定しても特に見た目の変化は生じない。よって、見た目だけでアウトライン レベルの設定を判断することは不可能だ。アウトライン レベルの設定を確認するには、後述する「ナビゲーション ウィンドウ」などを利用する必要がある。

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  アウトライン レベルを指定した段落

同様の手順を繰り返して、“見出し”となる段落に適切なアウトライン レベルを指定していく。たとえば、「働き方の変化への対応」の段落は“2階層目の見出し”に相当するので、アウトライン レベルに「レベル2」を指定する。

このような感じで、すべての“見出し”に適切なアウトライン レベルを指定していくと、Wordが文書の構成を正しく理解できるようになり、「目次の自動作成」や「見出し番号の自動割り当て」などの機能を利用できるようになる。

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  アウトライン レベルの指定(レベル2)

アウトライン レベルの確認

続いては、「アウトライン レベルが正しく指定されているか?」を確認する場合などに活用できる、ナビゲーション ウィンドウの使い方を紹介していこう。「表示」タブを選択し、「ナビゲーション ウィンドウ」のチェックボックスをオンにする。

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  ナビゲーション ウィンドウの表示/非表示

すると、画面左側にナビゲーション ウィンドウが表示され、アウトライン レベルが指定されている段落が一覧表示される。階層に応じてインデントが設けられているので、それぞれの「レベル」を確認することも可能だ。

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  ナビゲーション ウィンドウに表示された見出し

この画面で「アウトライン レベルを指定し忘れてないか?」、「レベルが正しく指定されているか?」などを確認しておくとよい。

各スタイルにアウトライン レベルを追加する

スタイルを使って“見出し”の書式を指定している場合は、そのつどアウトライン レベルを指定するのではなく、スタイルにアウトライン レベルの書式を含めておくのが基本だ。すると、スタイルを適用するだけで「アウトライン レベルの指定」も一緒に済ませられる。

すでにスタイルを作成してある場合は、スタイルの書式を変更することにより、該当する段落にアウトライン レベルを一括指定するとよい。ここでは“1階層目の見出し”に適用されている「大見出し」のスタイルを例に、アウトライン レベルの書式を追加する方法を紹介しておこう。「大見出し」のスタイルを右クリックして「変更」を選択する。

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  スタイルの変更画面の呼び出し

スタイルの書式を変更する画面が表示されるので、「書式」ボタンをクリックして「段落」を選択する。

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  「段落」ダイアログの表示

「段落」ダイアログが表示されるので、アウトライン レベルに適切な値を指定する。今回は「大見出し」は“1階層目の見出し”になるので、「レベル1」を指定して「OK」ボタンをクリックすればよい。

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  アウトライン レベルの指定

その後、元の画面で「OK」ボタンをクリックすると、スタイルにアウトライン レベルの書式を追加する作業は完了となる。

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  スタイルの更新

「大見出し」が適用されていた段落のアウトライン レベルがすべて「レベル1」に変更される。試しにナビゲーション ウィンドウを開いてみると、アウトライン レベルが正しく設定されていることを確認できるだろう。

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  ナビゲーション ウィンドウに表示された見出し

同様の手順で、「中見出し」のスタイルに「レベル2」、「小見出し」のスタイルに「レベル3」のアウトライン レベルを追加する。これで、すべての“見出し”にアウトライン レベルを指定する作業は完了となる。

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  アウトライン レベルを指定したスタイル

念のため、ナビゲーション ウィンドウを表示した様子も紹介しておこう。“見出し”の段落が一覧表示されるのを確認できるはずだ。また、それぞれのレベルに合わせて階層化された表示になっていることも確認できるだろう。

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  ナビゲーション ウィンドウに表示された見出し

文書全体の構成とジャンプ機能

最後に、何ページにも及ぶ文書を作成するときのヒントをひとつ紹介しておこう。長い文書を作成するときは、やみくもに文章の入力を始めるのではなく、先に「文書全体の構成」を考えてから本文を作成していくとよい。

途中まで文書が完成している場合も、その先の構成を事前に考えておくと、以降の作業を進めやすくなる。たとえば、まだ着手していない部分の“見出し”を以下の図のように列記する。

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  見出しの文字を入力した文書

続いて、それぞれの“見出し”にスタイルを適用する。以下の図は、「3.スケジュール計画」の段落に「大見出し」のスタイルを適用した例だ。すると、この段落に「レベル1」のアウトライン レベルが指定され、ナビゲーション ウィンドウにも追加されるようになる。

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  スタイルの適用(1)

同様の手順を繰り返して、それぞれの“見出し”にスタイルを適用していくと、文章全体の構成を把握しやすくなる。

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  スタイルの適用(2)

なお、この時点で列記する“見出し”の文言はおおざっぱな内容で構わない。上図に示した「3.スケジュール計画」も少し変な表現ではあるが、それが意味する内容は理解できるだろう。要は「ここで何を書くのか」を把握できればよい訳だ。そして、実際に本文を執筆する際に、厳密な“見出し”の表現を考え直せばよい。

このように文書全体の構成を事前に作成しておくと、ナビゲーション ウィンドウを目次として活用できるようになる。ここに表示されている“見出し”はリンクとしても機能するため、該当箇所にジャンプする(その部分まで自動スクロールさせる)といった使い方も可能だ。

以前に書いた内容を確認するために、その箇所まで文書を延々とスクロールさせる、といった手間を省けるため、より効率的に文書を作成できるだろう。長文を作成するときは、Wordの便利な機能を効果的に活用していくことが大切だ。そのためにも、アウトライン レベルを適切に指定しておく必要がある。

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  ジャンプ機能を使った文書の自動スクロール