「インボイス制度」買い手が知っておくべき課題(3) 仕入税額控除を効率化するためのシステム活用

前回、前々回で解説したように、本則課税の中小事業者は実際にインボイス制度が始まる2023年10月1日までに、インボイス制度で変わる仕入税額控除に対応できる体制を作っておく必要があります。仕入税額控除の対象となる取引は、仕入や外注などの取引や経費として処理される取引などがあり、それぞれに応じて事務処理を現状からどのように変えていけば効率的に対応できるのかがポイントになります。

今回は、インボイス制度に対応した仕入税額控除の事務処理を効率的に行えるようにするための方法とそれに対応するためのシステムのポイントをみていきましょう。

仕入税額控除の経過措置に対応するための事務処理の要点

前々回のおさらいですが、仕入税額控除の経過措置の内容をもう一度確認しておきましょう。インボイス制度下の仕入税額控除は、一定の記載事項を満たした帳簿およびインボイスとなる請求書や領収書等の保存が要件となります。

免税事業者などインボイス発行事業者以外の事業者は、インボイスや簡易インボイスを発行できないので、これらの事業者からの課税仕入ではインボイスの交付を受けることができません。このため、これらの事業者からの課税仕入では仕入税額控除の要件を満たすことができず、原則仕入税額控除ができません。

ただし、インボイス制度開始から一定期間は、インボイス発行事業者以外からの課税仕入であっても、本来の仕入税額相当額の一定割合を仕入税額とみなして控除できる経過措置が設けられています。

経過措置を適用できる期間および仕入税額とみなされる割合は以下の通りです。

経過措置を適用できる期間および仕入税額とみなされる割合

2023年10月1日～2026年9月30日までの期間では、税込経理を適用している場合、従来通り税込金額で仕訳すれば良いのですが、消費税申告書上で通常仕入税額の80%の計算をするために、インボイス発行事業者からの課税仕入と区分しておく必要があります。

税抜経理を適用している場合は、税込経理と同様に消費税申告書に経過措置分として連動できるようにするとともに、仕訳を計上する際に仮払消費税等を通常の仕入税額の80%で計上しなければなりません。

消費税の経理処理が税抜か税込かにかかわらず、上記のような事務処理ができるようにするためには、インボイス発行事業者とそれ以外の事業者との課税仕入を区分できなければなりません。

この区分を間違いなくできるようにするための前準備として、前回にインボイス発行事業者の登録の有無などを取引先に確認しておくことをお勧めしました。こうした確認を行い取引先名簿のような形で、インボイス発行事業者の登録の有無がすぐに確認できるようにしておけば、課税仕入の取引先と突き合わせてインボイス発行事業者からの課税仕入かそれ以外の事業者からの課税仕入かを区分することができ、その先の事務処理も間違いなく処理することができるようになります。

このような運用では、新たに取引することになった事業者に対して事前にインボイス発行事業者の登録の有無などを確認することも怠らないようにすることが大事です。

上記のような取引先名簿で管理されており、名簿とインボイスと突き合わせれば間違いのない処理はできても、名簿もインボイスも紙だとするとインボイス制度で増える手間を軽減することはできません。

これを軽減するためには、システム活用が鍵になります。会計システムでの対応を考えると、以下のような機能が必要になります。

・取引先ごとにインボイス発行事業者か否かが管理できること
→取引先を補助科目とし発行事業者か否かを設定する方法などが考えられます
・仕訳計上時に取引先を仕訳に設定すると、その取引先がインボイス発行事業者以外の場合は経過措置対応の仕訳として処理できること
→補助科目として登録した取引先により税区分が自動的に設定され、経過措置取引の税　区分であれば経過措置対応の処理ができるイメージです

帳簿のみの保存で仕入税額控除できる取引への対応

前々回で取り上げた帳簿のみの保存で仕入税額控除できる特定の取引は以下の通りです。

（1）インボイスの交付義務が免除される３万円未満の公共交通機関による旅客の運送
（2）簡易インボイスの記載事項（取引年月日を除きます）が記載されている入場券等が使用の際に回収される取引（＜１＞に該当するものを除きます）
（3）インボイスの交付義務が免除される３万円未満の自動販売機及び自動サービス機からの商品の購入等
（4）インボイスの交付義務が免除される郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス（郵便ポストに差し出されたものに限ります）
（5）従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）
※引用：国税庁「インボイス制度に関するQ&A 問92」（特定の事業者が行う取引は外しています）

また、2023年度税制改正では中小事業者の事務負担を軽減するためとして、「1万円未満の課税仕入」について、帳簿の保存のみで仕入税額控除できることになりました。これに該当する中小事業者の場合、帳簿のみの保存で仕入税額控除できる取引は、以下の通りとなります。

・1万円未満の課税仕入（2023年10月1日から6年間適用可能）
・1万円以上の上記の（1）～（5）の課税仕入

これを踏まえて、実際の帳簿のみで仕入税額控除できる取引への対応を整理しましょう。(1)～(5)に例示されている取引や1万円未満の取引は、そのほとんどが経費として計上される取引に該当すると考えられます。

(1)～(5)に例示されている取引では、もともと領収書やレシートなど証憑がなくても経費として認められる取引もあり、これらはインボイス制度でも従来通りの処理をすれば良いと考えられます。

次に考えるべきことは、1万円未満の課税仕入についてどう対応するかどうかです。

経費となる取引にクレジットカードを使っているケースでは、1万円未満の取引についてはカード明細から帳簿記載すれば良いことになります。また、インボイスの保存がなくても良いということは経過措置の取引かどうかを判別する必要もなくなります。

例えば、1万円未満のタクシー代の場合、実際の事務処理ではこれまでも領収書の提出を求めているのであれば、そのフローは変えずに1万円未満については簡易インボイスかどうかの判別を行わないことで負担を軽減することができます。

一方、1万円超の課税仕入の場合は、領収書などの簡易インボイスの保存も必要です。ここでの課題は受領した領収書・レシートなどが簡易インボイスかどうかを判別することです。

1万円超の課税仕入が対象としても、それなりの数の領収書・レシートを判別することになると、これに人が一つ一つ対応していくことは大変な作業になります。これを解決するシステムの機能は、「領収書・レシートを読み取って簡易インボイスかどうかを判別するような機能」です。

前述の会計システムにこのような機能が備わっていれば、経費となる取引でも仕訳にする段階で自動的に経過措置対応の仕訳処理が行えるようになります。