RMJは11月11日、外国人材の体調確認や出退勤、技能実習日誌、書類作成を一元管理するクラウドサービス「エンプコム」の提供を開始した。同サービスでは、搭載されたAIエージェント「SHAI（シャイ）」が書類の不足項目の確認や制度資料の検索を支援するほか、2027年4月に施行される育成就労制度への移行準備も管理できるとしている。

日々の記録から技能実習の書類を作成

外国人材の受入れ業務では、日々の出退勤や実習日誌の管理に加え、監理団体への情報共有、訪問指導・監査に関する書類の作成などが必要となる。記録が紙やExcel、メールなどに分散している場合、現場で入力した情報を集め直し、別の様式へ転記する作業が発生する。

エンプコムでは、外国人本人がスマートフォンや現場の共有タブレットを使い、ヘルスチェックや出退勤を記録できる。受入れ企業と監理団体は、出退勤や技能実習日誌を役割に応じて確認する。監理団体が企業ごとに必要な書類を設定すると、企業側の画面に期限付きの「やること」として表示され、双方が提出の必要な書類や対応状況を把握できる。

  • 監理団体の書類の材料になる流れ

    現場で入力した記録が、監理団体の書類の材料になる流れ

日誌や出退勤、前月の回答などの情報は、外国人技能実習機構の公式様式へ自動入力する。管理簿、訪問指導記録書、監査実施概要、実施状況報告書、監理費管理簿などの作成に対応するという。不足している項目はSHAIが一問ずつ確認し、担当者が内容を確かめながら書類を整えられる。

SHAIはこのほか、登録された制度資料に基づく質問への回答、認定通知書のPDFから登録候補を作成する作業、未確認の日誌や打刻記録の検索などを支援する。団体内のよくある質問や操作手順も登録可能だ。回答や検索は利用者に付与された権限の範囲内で行い、AIによる回答や書類の下書きは担当者が確認してから使用する設計としている。

7言語の本人画面とヘルスチェックを用意

外国人本人向けの画面は、日本語、英語、ベトナム語、インドネシア語、フィリピン語、クメール語、ミャンマー語の7言語に対応する。有料オプションの「母国語チャット」では、外国人本人は母国語、担当者は日本語を使ってやりとりできる。

ヘルスチェックでは、カメラ映像から得た推定値を参考情報として利用する。担当者は当日の現場ボードで、出勤・退勤・チェックの状況を一覧で確認できる。「注意」と表示された人への声かけや、休憩、水分補給などの対応も記録可能だ。

なお、同社によると、このヘルスチェックは病気の診断、治療、予防を目的としたものではなく、医療機器にも該当しない。「注意」の判定基準は現在検証中であり、体調が悪い場合は結果にかかわらず休ませ、必要に応じて医療機関へ相談するよう求めている。

育成就労制度への移行準備も一元管理

エンプコムは、2027年4月1日に施行される育成就労制度への移行準備にも対応する。監理支援機関、実施者、対象者ごとの準備状況を管理し、「未着手」「対応中」「確認待ち」といった進捗を記録できる。

許可申請台帳に加え、申請案件ごとの下書き、添付、確認、提出、補正、結果も一元管理する。制度に関する疑問については、登録された資料をもとにSHAIへ質問できる。

他社システムからのデータ移行では、既存の書類を格納した最上位のフォルダを選択すると、エンプコムが必要な書類を自動で探して読み取る。読み取った内容は、担当者が原本と照合してから登録する。既存システムと並行して試せる無料期間も設けており、料金は受入れ人数と利用機能に応じて個別に案内するとしている。