kintoneで1200枚の紙資料を0枚に、100時間の業務削減もゼロにできた福岡の住宅会社の取り組み

サイボウズは6月17日、ノーコードで業務アプリを構築できる「kintone」のユーザーイベント「kintone hive 2025 fukuoka」をZepp福岡（福岡県福岡市）で開催した。本稿では、kintoneを導入し年間1200枚のアンケート用紙を削減した住宅会社である大英産業の事例を紹介する。

kintone導入のカギは現場の声を反映した「ライブ感」のある改良

大英産業は福岡県内北九州市に本社を置き、分譲マンション事業、分譲戸建て事業、中古再販事業、まちづくりなどを行う総合住宅不動産会社。1968年創立で、土地の仕入れから建物の建築、販売、アフターサポートまで一気通貫で対応できる強みを持つ。従業員数は約500人。

kintone導入前に同社で使用していた基幹システムは、見た目（ユーザーインタフェース）が悪く、できることが少ない割には作業工数が多く、PCでしか閲覧できないなど、多くの課題を抱えていた。また、開発はベンダーに依存していたため、柔軟な改修も難しかったそうだ。さらに、Excelファイルへの多重入力も発生し、業務の進行が妨げられていた。

以前の基幹システムの問題

これらの課題解決に向け、同社はkintoneの導入を決断。DX（デジタルトランスフォーメーション）支援セミナーに参加した担当者が、kintoneについて知ったことがきっかけとなった。同サービスは直感的な操作が可能で、外出中でもスマートフォンからアクセスできる。

kintone導入後、情報戦略課の柚田耕太郎氏と江﨑菜那氏は、「顧客管理」「物件管理」「契約管理」の3つのアプリを作成した。ちなみに、柚田氏は経済学部、江﨑氏は文学部出身と、どちらもいわゆる文系人材だ。両者とも入社後に営業担当を経験してから、システム担当に異動した経歴を持つ。

大英産業情報戦略課柚田耕太郎氏

大英産業情報戦略課江﨑菜那氏

顧客管理アプリでは顧客の基本情報や商談内容を管理し、物件管理アプリでは物件の基本情報と1部屋ごとの詳細な情報を登録する。契約管理アプリでは、どの顧客がどの部屋を契約したのかを管理する。

kintone利用のイメージ

しかし、社内からは「前とやり方が違う」「前のシステムではできたのにkintoneではできなくなった」「これならkintoneにしない方が良かった」など、反対する意見も多かったという。柚田氏はその原因について「私たちはベンダーの主導に従ってシステムを入れ替えただけだった」と分析してみせた。

少々の業務改善よりも、kintoneの操作を新たに覚える手間の方が現場では問題視されたのだ。

柚田氏と江﨑氏は現場社員が使いやすい業務アプリを目指し、各部署と定例会を開催することに。「直感的な操作が可能で設定が簡単だというkintoneの特徴が、ここで生きた。その場でアプリの画面を見ながら、ライブ感のある改善が実現できた」と柚田氏は振り返った。

複数の部門と時間をかけて対話し、業務アプリを改善し続けることで、kintoneへの批判は次第に期待に変わったそうだ。「こういうこともできる？」「こんな風に使いたいんだけど」という声も寄せられるようになった。

来場予約・アンケートで1200枚の紙と100時間の業務を削減

当初は基幹システムの入れ替えのために導入したkintoneだったが、複数の部署で現場に浸透したことで、社内のさまざまな業務をkintoneで効率化するプロジェクトが生まれた。

その一つが来場予約および来場アンケートである。従来のフローでは、まず顧客が来所予約をすると、その情報を社員がkintoneに登録。その後、実際に来場し、紙のアンケートに記入して、その情報を社員が改めてkintoneに登録していた。商談後には、追加で聞き取った内容を再度社員がkintoneに入力していた。

kintone導入前の商談フロー

この従来のフローでは予約フォームを外注していたため、外注コストが発生していたほか、フォームの修正や更新に手間がかかっていた。また、何度も社員がkintoneに顧客情報を登録する手間も発生。さらには、紙のアンケートでは未記入のままの項目も多かった。

これらの課題を解決するため、アンケートを紙ではなくトヨクモのkintone連携ツール「FormBridge（フォームブリッジ）」で作成。これにより、顧客が入力した内容が自動でkintoneに反映される仕組みを構築した。紙では実装が難しい「必須」の入力項目を設けることで、得られる情報の質も向上したという。