サイボウズは9月4日、コクヨのビジネスサプライ事業本部の経理部門において、基幹システムでは対応できない毎月100件以上の特殊な請求書発行業務にkintoneを導入することで、当該業務の工数を92%削減したことを発表した。

将来的には基幹システム外の業務プロセスをkintoneで可視化し、そのプロセスを含めてシステム全体の設計をし直すなど、業務基盤全体の好循環をkintoneで生み出していくことを目指すとのことだ。

  • コクヨのkintone活用イメージ

    コクヨのkintone活用イメージ

kintone導入前の課題

Eコマースプラットフォーム「カウネット」および「べんりねっと」を中心にビジネスを展開するコクヨのビジネスサプライ事業本部は、テクノロジーを生かして事業変革を進めることを方向性として掲げている。

この目標に対し同事業本部では、「ITの知見を持つエンジニア人材とともに重要システムを磨き上げていく取り組み」「現場の業務改善をサポートするためのツール」「企業全体のIT戦略」が重要だとしている。

このうち、「現場の業務改善をサポートするためのツール」に関しては、各社員のPC内の閉じた環境でのシステム利用による情報の分散化や、プロセスの属人化といった課題を解消する必要があったという。

また、そうしたツールを活用する体制やマインドの醸成において、ビジネススキルとしてITを当たり前のように理解し、現場主導で業務改善ができるようになることを求めていた。

こうした課題に対しkintoneは、クラウド型であり情報の分散化や属人化の防止に強いこと、プロセスドリブンなアプローチが可能であること、また、ITの専門知識がなくても簡単にアプリを作成でき現場主導での業務改善が期待できることから、ミッションの実現や課題解決につながりやすいと考え、導入に至ったとのことだ。

特殊な請求書発行業務の工数を92%削減

現在は営業やマーチャンダイジング、経理をはじめ、ビジネスサプライ事業本部に在籍する社員のおよそ7割である260人ほどがkintoneを活用しており、試作を含めると90以上のアプリが業務に使用されている。

その中で業務効率化に貢献したアプリとして、経理の特殊な請求書発行業務用に作成した「請求書発行アプリ」がある。従来この業務では、ダウンロードした表計算ソフトの情報を他システムへ転記する必要があり、展開に多くの時間を要していた。

しかしkintone導入後は、現場からの申請に対して経理部門が承認し、そのデータをkintoneで会計システム用のフォーマットに変換して会計システムに入力するだけで業務を完了できるようになった。その結果、毎月100件を超える特殊な請求書処理業務にかかる工数が92%削減されたという。

いずれは全社員がアプリを作成できるように

「請求書発行アプリ」を筆頭に、現場部門でのアプリ作成の成功体験がプロセスを変えて業務効率化を実現するというマインドの醸成にもつながっているそうだ。

kintoneの導入を担当したビジネスサプライ事業本部 Bサプライシステム本部 開発ユニット システム2Gでは「全社員をアプリ開発者にする」という目標を掲げ、今後は本部内でkintoneのアプリを作成できる人材を増やし、テクノロジーを活用した業務変革を加速させることを目指す。

また、kintoneの活用として他システムとの連携強化も図る方針だ。業務の中心となる基幹システムでカバーできない業務にkintoneを活用することでプロセスを可視化し、そのプロセスを踏まえて基幹システムを含めたシステム全体を設計し直すなど、業務基盤全体の好循環をkintoneで生み出すことを目指すとしている。