NTT Comが実践する無駄のない働き方「スマートワーク」とは？

NTTコミュニケーションズ(NTT Com)はコロナ禍において、無駄を省いて生産性を上げるスマートな働き方「スマートワーク」を実践している。従業員がやらなくてもいい「無駄な作業」をコンピュータに代替させ、場所・時間にとらわれない新しい働き方を模索している。

チームスピリットが実施した20代～50代の男女1,032名を対象にしたインターネット調査結果では、78％の人が「無駄だと感じる作業がある」と答えている。「無駄だと感じる作業」は、「社内会議のための資料作成」が38.1％と一番多く、「勤怠登録」（26.0％）や「経費精算」（24.4％）も無駄と思われていることもわかった。

社内外問わずにこうした無駄をなくしていこうと、NTT Comは2019年9月に「スマートワークスタイル推進室」を設立。スマートワークスタイルを実現するソリューションとして、交通費・経費精算サービスや、デジタル社員証、ワークスペースの検索・予約サービスなどが既に展開されている。

そして同社では、従業員が抱える無駄な作業を軽減しようと、これらのソリューションを活用した社内実証実験を2020年1月より実施している。同実証実験ではどのような取り組みを行い、どれくらいの成果が得られたのだろうか。スマートワークスタイル推進室室長の川田英司氏に話を聞いた。

NTTコミュニケーションズプラットフォームサービス本部アプリケーションサービス部スマートワークスタイル推進室室長川田英司氏

「交通費精算」という無駄

NTT Comは新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、2020年2月よりテレワークの推進を開始し、全社の約8割がテレワークを継続している。勤務形式をテレワークに移行することは順調だったが、業務の効率化が少し遅れを取っていた。そこで、川田氏は以前から社内に散在している無駄な業務に注目した。

「テレワークは変わりつつある働き方の一端でしかない。今後重要となるのは、企業が率先して無駄を省いて従業員の働き方の自由度を高めることだ」と、川田氏は言い切る。

まず最初に取り掛かったのは「交通費精算」という無駄をなくすこと。交通費精算とは業務で使用した交通費を申請者が申請し、承認者、経理担当者が確認、承認する業務のことだが、移動経路一つ一つの確認や、交通費の立て替え、領収書原本の管理、システム上での登録など、面倒な作業がたくさんある。

「申請はその都度行い、ためないようにしよう」と思っていても日々の業務に追われ、結局、締切ギリギリになって申請する人も多いだろう。同社の社員も交通費精算に毎月約1時間費やし、承認側の上司もそれ以上に時間をかけて確認し「(締切日がある)月末が憂鬱だった」(NTT Com社員)という。

そこで運用を開始したのが、同社が開発した「SmartGo Staple」。SmartGo Stapleは、モバイルSuicaと法人プリペイドカードのStapleカードを組み合わせて利用できる経費精算システムだ。電車に乗るだけで交通費の申請が自動で完了し、StapleカードをモバイルSuicaに登録することで、従業員は建て替えをしなくて済む。

NTT Comが開発した「SmartGo Staple」

経理担当者も振り込む手間がなくなり、また、同システムには通勤にかかった費用とそれ以外の交通費とを判別する機能があるので、移動経路の確認作業も軽減された。「交通費の精算に1時間程度かかっていたものが、5～10分程度で済むようになった」(NTT Com 社員)そうだ。

アプリにより、従業員の立替払いと申請、経理担当の振込が不要になり、管理者の承認も効率化される

「従来活用していた経費精算ツールでは、移動した経路を交通系ICカードから定期的に読み込んでいた。しかし、データの保存数に上限があり、読み込みを忘れると保存されていなかった部分は手入力しなければならず、余計に時間を使っていた。SmartGo Stapleは読み込みの漏れがなく、そうした無駄がない」(川田氏)