紙書類をITで探し出せ！"スマートファイリングシステム"で叶える業務効率化

昨今、ビジネスシーンにおいてIT技術の革新によりデジタル化が進んでいる。医療機関に目を向ければ電子カルテの導入、行政においても電子政府（e-Gov）で今までアナログな書類で行われていた申請等がデジタルで行えるなど変化してきている。しかし、紙媒体での文書・書類が無くなることはなく、今も我々の周りは文書であふれているのではないだろうか。

そういった背景もあってか、整理整頓・書類管理に関するコンテンツや、ノウハウ・仕事術を編纂した書籍がビジネスパーソンの注目を集めて久しいが、一説によればオフィスで働く人が1年間に書類を探すために消費している時間が6週間にも上るという。今回紹介するアイマイクロデータの「スマートファイリングシステム」は、「目的の書類を探す」という本来業務で省くべき時間を大幅に節約してくれる可能性を秘めたソリューションなのだ。

膨大な紙資料が収められたキャビネットを見て、「ここから探すのか!?」と愕然とした経験はありませんか?

さて、オフィスシーンでは様々な文書が行き交っている。見積書や契約書、社内稟議用の申請用紙はもちろん、取引先とのメール等をプリントアウトしたものなど、プロジェクトの規模を問わず積もり積もればかなりの量に上るのではないだろうか。そこで、読者の皆さまも行っているのがファイリングだろう。案件ごとであったり顧客ごとであったり、経理関係の書類であれば年度ごとなど、目的や用途によってルールを決めファイリングしているのではないだろうか。

だが、ここからが問題なのだ。ファイリングしたのはよいが、目的の書類や文書、資料がどこにあるのかがわからなくなってしまい、探すのに自分自身のデスクやキャビネットをひっくり返してようやく探し出した、という経験はないだろうか。筆者は、編集者時代に過去のバックナンバーからストックしてあるたった1枚の写真を抜き出すという作業に約半日を費やしたという苦い経験がある。

何故ここまで時間が掛かったのかと言えば、ファイリング時のルールや収納時のルールが徹底されておらず「このキャビネに入っているハズなんだけど、なんでそこだけ無いんだ！」という事態に陥ってしまったから。もちろん、そこには管理不行き届きであった面も、時間が掛かった一因であるのは否めない。

"生産性のないムダな時間"と表現しても大げさではない文書探しを、スマートにそしてストレスフリーで行えるのが「スマートファイリングシステム」だ。仕組みとしては非常に単純なもので、LEDが組み込まれた専用キャビネット・専用ICチップが組み込まれたファイルホルダーと登録・検索するためのPCで構成されている。

使い方もシンプルで、探す書類をPCで検索すると、収められたキャビネットのLEDが点灯し、さらに必要な書類が収められたファイルもキャビネット同様にLEDでその在処を知らせてくれるというもの。

もちろん、このソリューションを機能させるためにはファイリングを行う際に登録を行う手間が発生するが、必要な書類を必要な時に手に取ることができる利便性を考えれば惜しくはない。また、このスマートファイリングシステムのユニークなポイントは、取り出したキャビネットの元の場所に戻さなくてもオーケーだということ。さらに、「誰がファイルを持ち出したのか」といった情報も追跡できるシステムなため、大切な書類の行方を見失うことがない上に、ログが残ることでセキュリティ面での効果も期待できる。

捜し物の場所を光らせて知らせてくれる。地味だと目に映るかもしれないが、捜し物に費やす時間と捜し物がなかなか見つからないストレスを考えれば、効率の良い業務効率化が実現できるソリューションと言えるのではないだろうか。

デジタル化が難しい現存文書を保管・利用する企業はもちろん、総務や経理といった紙での書類が行き交う部署などにおいて、この「スマートファイリングシステム」がもたらす恩恵は計り知れない。