OneDriveに共有フォルダーを活用する(3)

■組織外ユーザーとのOneDrive共有

今回は、組織外ユーザーへのファイルの共有方法についてご紹介します。
組織外のユーザーとOneDriveのファイルを共有する際には、特定のファイルだけを共有するのか、それともフォルダーごと共有するのか、に注意する必要があります。

■特定のファイルを組織外ユーザーに送信

特定のファイルを送信する際は、組織内ユーザーへの送信方法と変わりません。第83回を参照してください。
手順としては、新規メールを作成し、宛先に外部ユーザーのメールアドレスを入力の上、クリップ（添付ファイル）ボタンから「クラウドの場所から選択」を選択して、メールを送信するだけです。

(1)宛先に組織外のメールアドレスを入力
(2)クリップ（添付ファイル）ボタンをクリック
(3)「クラウドの場所から選択」メニューをクリック

注意しなければならないのは、送信するファイルを保存しているOneDriveフォルダーの共有設定に関係なく、どのファイルでも送信、共有できてしまうことです。
ファイルを選択して送信するという行為自体が相手に共有を許可したと見なされます。
ただし、これはあくまで添付したファイルだけへの影響なので、同じフォルダーに保存してある他のファイルに勝手にアクセスされることはありません。

■特定のフォルダーを組織外ユーザーと共有

よりアクセス権を管理できる方法として、フォルダー単位でアクセス権を設定する手段があります。組織外のユーザーとファイルを共有するためのフォルダーを作成し、フォルダー単位でアクセス許可を設定します。
この場合、OneDriveフォルダーに対するURLさえ知っていればアクセスできる設定と、メールアドレスやパスワードでアクセスできるユーザーを限定する設定があります。

(1)OneDriveで外部ユーザーと共有するフォルダーの共有設定を開く

(2)「共有」をクリックして、設定を開始

(3)「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリック

リンクを知っていれば誰でもアクセスできるようにするのであれば、このまま許可する相手のメールアドレスを宛先に入力して「送信」をクリックするだけでかまいません。
ここでは、「リンクを知っていれば誰でも編集できます」をクリックした際の、より詳細な設定を紹介します。

(4)「リンクを知っている全てのユーザー」をクリックすると、有効期限、パスワードが設定可能になる
(5)「特定のユーザー」をクリックすると、アクセスできるユーザーをメールアドレスで限定できる
(6)編集を許可する場合はチェックボックスをオン、 閲覧のみの場合はオフ
(7)「リンクを知っている全てのユーザー」を選択したとき、共有できる有効期限が設定できる
(8)「リンクを知っている全てのユーザー」を選択したとき、パスワードが設定できる
(9)「適用」クリックして設定を保存

(10)共有を許可する組織外ユーザーのメールアドレスを入力
(11)共有を許可するユーザーに対するメッセージを入力
(12)共有リンクのメールを送信

■共有を許可されたユーザー

共有を許可されたユーザーには通知メールが届きます。メールを開き、OneDriveの共有フォルダーにアクセスできます。

(1)共有フォルダー名のアイコンまたは「開く」をクリックし、OneDrive共有フォルダーにアクセス

状況によっては、本人確認の認証コードが必要になることがあります。
共有フォルダーを開いて以下のページが表示されたときは、確認コードがメールで届きますので、そのコードを入力してください。

(2)メールで届いた確認コードを入力
(3)「確認」をクリックし、共有フォルダーを開く

当連載の第82回記事から、Microsoft 365のOneDrive for Businessを利用して、ファイルを送信あるいは共有する方法を紹介しました。
上手に活用することで、直接添付ファイルで相手にメール送信するよりも、ストレージ容量を節約したり、細かなアクセス権を設定したり、暗号通信で安全にファイルを共有してファイルの共同利用を行えます。

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