アパートやマンションといった賃貸物件を借りる際、宅地建物取引業法の定めにより、契約手続きにおいては宅地建物取引士による重要事項説明(重説)が必要となる。従来は対面での重説が必須だったが、2017年10月1日からITを活用したオンラインによる重説(IT重説)が可能となった。NTTテクノクロスのWeb会議システム「MeetingPlaza」が、このIT重説の実現をしっかりとサポートしている。不動産業界の最前線におけるMeetingPlazaの活躍ぶりを見ていこう。

セミナーで普及に努めるとともに自社業務でも活用

2017年10月に本格運用がスタートしたIT重説は、不動産業界のあり方を大きく変えるものとして注目されている。従来、顧客は契約のためだけに不動産会社を訪れなければならず、とりわけ遠隔地からの引っ越しとなると移動時間に加えて交通費の負担も大きかった。IT重説は顧客の自宅のパソコンやスマホを利用して重説をオンラインで済ませることができるので、あとは郵送手続きのみで契約を完結でき、顧客の負担を大きく軽減できる。

IT重説を実現するには、顧客と宅地建物取引士が相手の表情と声をしっかり確認でき、対面と同様の感覚でコミュニケーションを取れるWeb会議システムが必須だ。NTTテクノクロスのMeetingPlazaは、クライアントとしてスマートフォンやタブレットも利用できるため、不動産会社と顧客をつなぐIT重説にうってつけだ。

不動産業界に特化したクラウドサービスを提供する企業「いい生活」では、MeetingPlazaを自社の顧客に紹介するとともに、自社の業務においても様々なシーンで活用している。

IT重説の本格運用以前に、国土交通省では2015年8月~2017年1月、「ITを活用した重要事項説明に係る社会実験」(IT重説社会実験)を実施。いい生活はこの社会実験に参画する不動産会社を実験開始時から積極的にサポートしてきた。この経験から得たノウハウをもとに、2017年4月からIT重説をテーマとしたセミナーを本格開始。全国各地ですでに50回以上開催し、多くの参加者を集めている。

いい生活 新規事業推進部長
鬼頭史到氏

セミナー講師を担当しているいい生活 新規事業推進部長の鬼頭史到氏は語る。「特にMeetingPlazaを使ったIT重説のデモンストレーションはご好評いただいています。カメラを通じて宅地建物取引士証を提示するなど、IT重説において実際に不動産会社が行う手順を実演することで、参加者に利用イメージを掴んでいただいています。「ITを使った重説」という言葉からはどうしても「難しい」、「手間がかかる」といったイメージを抱かれている顧客が多くいらっしゃいますが、セミナーのご参加者からは「実演を見ると手軽にできそうだ」という感想をいただいています。MeetingPlazaは音質や画質についても評価が高く、「対面での説明と同様の感覚でストレスなく使える」といった声をいただいています」

  • IT重説をテーマにしたセミナーの様子

  • MeetingPlazaを使ったIT重説のデモンストレーション
    右)いい生活 新規事業推進部長 鬼頭史到氏

  • 重要事項説明書を参照しながら説明を行うことができる

いい生活が提供するクラウドサービス「ESいい物件One」では、MeetingPlazaを使ったオンラインサポートも実施。カメラとヘッドセットを通じ音声と映像によるコミュニケーションを行うだけでなく、遠隔操作機能で顧客の画面上に手順を示すなど、対面と同様のサポートを実現している。訪問によるサポートは日時調整だけでも時間がかかり、通常は1週間以上先の予約になってしまうが、MeetingPlazaなら自在なタイミングで迅速なサポートが可能。もちろん顧客先に足を運ばなくてもよいため、逆に顧客側からは「気を使わなくて済む」と好評だという。

いい生活ではこのほか、地方や海外に住む中途採用応募者との面接、地方在住の新卒内定者フォローにもMeetingPlazaを活用している。電話やメールと異なり相手の表情まで確認できるため、従来よりも密なコミュニケーションが可能になっている。

  • オンラインでも同じ画面を見ながらサポートできるので対面と同様のサポート品質を実現

顧客のメリットに加えて業務効率化も実現

神奈川県藤沢市に本社を置き、湘南エリアの物件に強みを持つ不動産会社「ユーミーネット」。同社はIT重説社会実験にスタート時から参画し、本格運用開始後もIT重説を積極的に取り入れている。

ユーミーネット 取締役本部長 浅岡亮二氏

実験期間を通じ、顧客側のメリットを大きく感じたと、ユーミーネット 取締役本部長の浅岡亮二氏は語る。「重説を対面で聞きたいお客様は当然いらっしゃいますし、一方で時間がなかなか取れないお客様や、わざわざ交通費をかけて来るのはもったいないと考えるお客様もいらっしゃいます。IT重説の導入で、様々なお客様のニーズに応える選択肢をご用意できたというのが最も強調したい点です」

実は、実験開始当初の3カ月はIT重説を選ぶ顧客が一人もいなかった。ユーミーネットも当然ながらIT重説は初めてで、システムの使い方に慣れておらず、積極的に勧めなかったのが理由だった。そこで社員の勉強会を開催し、取引士側・顧客側を設定したロールプレイング研修も実施。顧客側の手順は日頃スマートフォンでアプリをダウンロードしたり、動画を見たりするのと同様に簡単であることが社員に周知され、それからIT重説を積極的に勧めるようになった。件数は急速に伸び、半年後には月100件に到達。以降、重説全体の3割程度をIT重説が占めるようになっている。

「お客様の年齢を見ても、若い世代だけでなく、大学に入学するお子さんの部屋を契約される親御さんや、シニアの方も多くIT重説を選択されています。やはりわざわざ不動産会社を訪れるのは面倒だと多くの方が感じているのでしょう」と浅岡氏。

年齢層の高い世代ではまずアプリのダウンロードがハードルとなることも多いが、その場合は契約以前の段階で来店した際、社員が目の前でダウンロードをサポートする。さらに、希望者には重説本番に向けたWeb会議の試行接続まで行っている。

  • 左)いい生活 企画営業グループ 運用促進部 畑田氏

ユーミーネットがMeetingPlazaを導入したきっかけは、以前から付き合いのあったいい生活からの紹介だ。社会実験当初は別会社のシステムを利用していたが、回線が不安定になった際に重説が途切れることがあった。その点、MeetingPlazaは通信状況が画面から一目でわかるため、不安定になりそうな場合は事前に察知でき、それを前提とした説明を行えるのが大きなメリットに感じたと浅岡氏は振り返る。実際の導入後は、音質・画質の面でも対面と変わらないレベルで使用できていると高く評価する。

顧客側だけでなく、ユーミーネット側にも業務効率化において大きなメリットがあった。対面の重説は顧客にとって便利な土日にどうしても集中する。同社では取引士資格を持つ社員も契約業務時以外は物件案内に回るが、土日、取引士は各店舗に常駐し、多くの重説をさばかなければならなかった。

しかし現在は、IT重説専任の取引士を一店舗に待機させ、他店舗の重説の多くもその取引士に集中できるようになった。おかげで他の取引士が土日に時間を確保でき、案内に回れるようになったという。店舗スペース面でも実店舗への来客数が減り、不動産会社にとってゴールデンタイムである土日に店舗空間を有効活用できるようになった。このほか、県内に広く展開している各店舗間の会議でMeetingPlazaの常設会議室機能を活用し、効率化が図れているという。

「IT重説とMeetingPlazaの導入で、時間と空間の使い方が変わってきました。現在は法律で規制されているものの将来的に導入が見込まれる電子契約も視野に入れ、今後はIT対応のさらなる習熟とそれに基づく顧客サービス向上を進めていきたいと考えています」浅岡氏はそう締めくくり、不動産業界におけるIT活用の推進に一層の期待感を示した。

[PR]提供: NTTテクノクロス