より質の高いニュースを提供するために! マイナビニュース社員がビジョンを持った業務改善に向けて動き出した

業務改善の天敵は「諦め」と「思い込み」

「業務改善に取り組む大前提として、2つの柱があります。1つは会社の経営目標や戦略において、『お客様のベネフィットを実現するために何をしなければいけないのか』という大命題を外さないこと。もう1つは、『ツールや手法に頼るのではなく問題は何なのかを見極めること』です。この2つを見失うと、本当の意味での業務改善は実現できません。今回のマイナビニュースの取り組みはそこに踏み込もうとしたもので、大変価値のあるものだと思っています」と船橋氏は語る。

今回のセッションでは、参加者全員で何に問題があるのかをきちんと落とし込み、その原因を並べて整理し、改善ポイントを抽出する手法を採用した。この後大切なのは、付けた優先順位において“重要なこと”、“解決すべきこと”に具体的に取り組むことだという。

またBPMは、その名の通りビジネスプロセスを管理するものだ。プロセスを絵にして、問題点や不具合、本来の姿から遠くなっている部分を見極めた上で修正する。そのため、経理処理のようなプロセスがはっきりしているものは絵にしやすく、問題点の発見から改善につなげやすいためBPMに向いている課題というわけだ。

「まずは絵を描き、システム間の連携を考えます。そのデザインをしやすいのがBPM suiteというタイプのソフトウェアなわけです。描いた絵がそのままアプリケーションになるため、改善・改造がしやすく、業務改善の助けになります。これを活用して、作り、取り組み、見直し、ダメな部分があるならまた変更していくというのがBPMなのです」と船橋氏は語った。

今回、マイナビニュースでは経理処理という全社的な仕組みに、APIを利用して部署の要望を反映する余地がないのかという交渉・相談を行うことを目指すことになった。こうした従来手法を、少し飛び出したやり方や例外を検討していくことも大事なことだという。

「BPMに限らず、業務改善において絶対にやってはいけないのは、諦めることと思い込むことです。『これは仕方のないことだ』、『決まりだからどうにもできない』と改善を試みないのは業務改善の大きな障害」と語る船橋氏は、そこに踏み込んだマイナビニュースの取り組みに対し「これからが本番です。実際に設計し、相談してみる。どういう改善ができるのか絵に描いてやってみる。そこまで進んで、はじめてこのセッションは生きることになります。そして最終的には、業務効率の向上により生まれた“時間”で、他の問題・課題の解決に取り組んでいくことができるようになり、マイナビニュースは読者志向の大きな進化を遂げるはずです」と改善に向けた具体的なBPMの活用を促し、より質の高い記事をより多く配信することに取り組むマイナビニュースにエールを送ってくれた。

業務改善に最適なDataSpider BPM suite

ナビゲーターを務めていただいた船橋氏が在籍するアプレッソでは、システム間をつなぎ、業務プロセスを見える化するツール「DataSpider BPM suite」を提供している。

同ツールはコーディング不要で、GUIを利用して手軽にビジネスプロセスをアプリケーション化し、他のアプリケーションとの連携もデザインできるため、IT部門ではなくエンドユーザーに近い人が作業を行える。現場主導の業務改善が行いやすく、改善の様子が一目瞭然になるのが特徴だ。

また、同社のホームページでは「四コマ漫画による業務改善ストーリー」、「動画で解りやすく学べるBPMで業務改善」、「今すぐ使える！BPMサンプルフロー 100選」といった、BPMをわかりやすく解説している「BPMポータル」を運営している。日々の業務に何かしらの悩みを抱えている方は、一度同社のホームページを訪れてみてはいかがだろうか。余談ではあるが、船橋氏が出演している動画も多数掲載されているので、一見の価値ありだ。