[Excel] 関数を使わないデータ集計 - 「並べ替え」と「小計」を活用

今回は、Excel(エクセル)で項目別にデータを集計する(小計を求める)方法を確認していきましょう。しかも、関数を使わない簡単な方法で。商品ごと、担当者ごとに売上金額の合計を算出するなど、表の内容をさまざまな要素から分析できるので、覚えておいて損はありません。

Excelの集計機能を活用

Excelの表から商品ごとの合計金額を確認したい場合、電卓アプリで手動計算するのはスマートな方法とはいえません。品名の項目(セル)が連続していればオートSUM機能を利用できますが、それでも品名ごとに設定しなくてはなりません。数式を作成して関数で求める方法もハードルが高く感じられます。このようなときは、Excelの集計機能を使って、小計を求める方法を試してみるのがオススメです。

商品ごとに行を並べ替える

今回の例に使う表は、備品購入の履歴をデータとしてまとめたもので、A列の購入日を基準にソートされています。これを関数を使わずに、品名ごとに購入金額を集計する、というのが今回の目的です。

まずは、品名を基準に表を並べ替えます。具体的な手順は、品名が書かれた列全体を選択し、「データ」タブの「並べ替えとフィルター」欄にある「昇順」アイコンをクリックします(図1)。「並べ替えの前に」画面が表示されたら、「選択範囲を拡張する」にチェックが入っていることを確認して「並べ替え」ボタンをクリックします(図2)。これで、C列に入力された品名ごとに行が並べ替えられます(図3)。ちなみに「選択範囲を拡張する」にチェックが入っていないと、C列だけが並べ替えらて、表の構造が崩れてしまうので注意してください。

• (図1)品名を入力したC列を選択して「データ」タブの「昇順」アイコンをクリックします

• (図2)「選択範囲を拡張する」にチェックが入っていることを確認して「並べ替え」ボタンをクリックします

• (図3)C列の品名ごとに行が並べ替えられます

「小計」を選択して品名ごとに自動集計

続いて、Excelの集計機能を使って、品名ごとの小計を自動的に計算してみます。手順は、「データ」タブの「アウトライン」アイコンから「小計」をクリックします(図4)。「集計の設定」画面が表示されるので、「グループの基準」欄で「品名」、「集計の方法」欄で「合計」を指定し、「集計するフィールド」で金額が入力されている「単価」の項目にチェックを入れて「OK」をクリックします(図5)。すると、C列の品名ごとに「集計」を表示する行が追加され、小計金額が自動的に算出されます(図6)。

画面左には通常の項目と集計、総計項目を階層(アウトライン)表示したウィンドウが表示されます。ウィンドウ上部の数字アイコンをクリックすれば、階層表示を切り替えることが可能です。たとえば今回の表の場合「2」のアイコンをクリックすると、品名ごとの集計行だけが表示されます(図7)。

• (図4)表内の任意のセルを選択して「データ」タブから「アウトライン」→「小計」をクリックします

• (図5)基準となるグループ(列の項目名)と集計方法(合計)、集計フィールド(金額を入力している列)を選択して「OK」をクリックします

• (図6)品名ごとの集計行と総計行が追加されました

• (図7)画面左に表示されるウィンドウの数字アイコンをクリックすると、階層表示を切り替えることができます

基準となるグループ(列)を変更してみる

「集計の設定」を変更すれば、別の項目を基準に集計することもできます。先ほどと同様に、「データ」タブのリボンから「アウトライン」→「小計」をクリックし(図8)、「集計の設定」画面を呼び出します。「グループの基準」欄を「担当」に変更すると(図9)、E列の担当者名ごとに集計(小計)と総計が表示されます(図10)。

• (図8)「データ」タブのリボンから「アウトライン」→「小計」をクリックします

• (図9)「グループの基準」欄を「担当」に変更して「OK」をクリックします

• (図10)E列に入力された「担当」の項目(名前)ごとの集計が確認できます

集計の設定を解除する

ここまでの内容をクリアして、もとの表に戻したい場合は、「集計の設定」画面左下にある「すべて削除」ボタンをクリックします(図11)(図12)。これでアウトラインのウィンドウと集計行、総計行が削除されます(図13)。あとは、購入日を基準に行を並べ替えれば元どおりです(図14)(図15)。

• (図11)表内の任意のセルを選択して「データ」タブの「アウトライン」→「小計」をクリックします

• (図12)「集計の設定」画面で「すべて削除」ボタンをクリックします

• (図13)集計行や総計行がクリアされます

• (図14)元の表で基準となっていたA列(日付を入力した列)を選択して「データ」タブの「昇順」アイコンをクリックし、「並べ替えの前に」画面で「並べ替え」をクリックします

• (図15)設定前の表に戻りました