MacもiPhoneも、多くのアプリでPDFを作成できる - iPhoneユーザーのためのMacのトリセツ

本連載の前回、前々回記事で、あるアプリで作った書類を、そのアプリを持っていない人との間でやり取りするときにどうすればいいか、その対処方法を紹介しました。今回は、PDFファイルを利用する方法を紹介します。

PDFは多くの場合、閲覧用として使われている

前回、前々回記事で紹介したように、書類を作成したのとは違うアプリで開くとレイアウトが変わってしまうことがあります。また、書類をテキスト形式で保存すると、テキストデータそのものはやり取りできますが、書式の情報は失われます、しかしPDFを利用すると、書類を渡す相手が作成元のアプリを持っていなくても、作成したレイアウトのままでやり取りできます。

Adobeの「Acrobat」（有料版）などPDFを編集できるアプリもありますが、多くの場合、PDFは閲覧用の書類として利用されています。本記事ではPDFの編集については割愛し、PDFの作成に絞って紹介します。

MacでPDFを作成する

アプリによっては、PDFとして保存する機能が用意されています。例えばMacのワープロアプリの「Pages」には、そのためのメニューがあります。

• 「Pages」の「ファイル」メニューから「書き出す」の「PDF」を選択します

• 画像の品質などを設定してから「保存」をクリックします。この後、保存場所とファイル名を決めて保存します

上図のようなメニューがないアプリでも、実は書類をPDFとして保存することができます。プリント（印刷）の機能があるアプリなら、PDFとして保存できるのです。仕組みとしては、印刷しようとするとそのためのレイアウトのデータが自動で作られ、プリンタに送信されるのですが、このレイアウトのデータをそのままPDFとして保存するイメージです。

• 「リマインダー」アプリにはPDFとして保存するメニューがありません。そこで「ファイル」メニューの「プリント」を選択します

• ページ範囲の設定などをしてから、「PDF」の横の「V」をクリックし、メニューが表示されたら「PDFとして保存」を選択します

• 保存場所とファイル名を決めて保存します。ただし、PDFにパスワードをかけてから保存したい場合は「セキュリティオプション」をクリックします

• 上図で「セキュリティオプション」をクリックした場合は、パスワードをかけたい項目にチェックを付け、パスワードを入力します。「OK」をクリックすると上図の画面に戻るので、保存します

• PDFとして保存する前にレイアウトなどを確認したい場合は、「ファイル」メニューの「プリント」を選択した後のダイアログで「”プレビュー”で開く」を選択します

• 「プレビュー」アプリでPDFが開きます。「ファイル」メニューの「保存」を選択して、このPDFを保存します

先ほど紹介した「Pages」のようにPDFに書き出すメニューがあるアプリでも、プリントのダイアログからPDFとして保存する手もあります。

プリントのダイアログからPDFとして保存する場合は、1ページに書類の複数のページを並べて配置する設定などができます。

• 「Pages」のプリントのダイアログです。「ページ数/枚」を「2」に設定してワープロ書類の2ページを1ページに並べて配置したり、「境界線」でワープロ書類のページの境界線を入れたりした上で、PDFにすることができます

なお、ここまでの図と説明は、印刷時にmacOS標準のダイアログが表示されるアプリの例です。アプリによっては独自のプリントダイアログを使用していることがあり、PDFとして保存するためのボタンやメニューが異なる場合などがあります。

iPhoneでPDFを作成する

iPhoneでもPDFを作成することができます。操作はMacと似ています。 「Pages」にはPDFとして書き出すメニューがあります。

• iPhoneの「Pages」で右上の「…」をタップし、「書き出し」をタップします

• 「PDF」をタップします

• メールに添付して送信したりします。この画面を下へスクロールすると「ファイル」アプリに保存することもできます

今度は、PDFに書き出すメニューのない「リマインダー」アプリで試してみましょう。

• 右上の「…」をタップし、「プリント」をタップします

• 上部の共有アイコンをタップすると、このPDFをメール添付で送ったり、「ファイル」アプリに保存したりすることができます

プレゼンをPDFにする

会議や商談、学校の授業やゼミなどでプレゼンをする際、自分のデバイスではなく、会議室や教室に用意されているデバイスを使うことがあります。その場合、プレゼンのスライドを「Keynote」や「PowerPoint」で作っても、用意されているデバイスにこれらのアプリがインストールされているとは限りません。

このようなときに、プレゼンをPDFとして保存すると表示できる可能性が高くなります。たいていのデバイスに、PDFを開けるアプリは入っているからです。

以下に「Keynote」のスライドをPDFとして保存する例を示しますが、「PowerPoint」でも保存方法は似ています。

• 「Keynote」でプレゼンを作りました。「ファイル」メニューの「書き出し」から「PDF」を選択します

• PDFの設定をした上で、「保存」をクリックします。この後、ファイル名と保存場所を指定して保存します

「Keynote」でスライドショーを再生するとき、クリックすると次のスライドへ進むというのが基本的な動きですが、あらかじめ設定しておくことにより、1ページのスライド上にある箇条書きを1項目ずつ見せるといった動きにすることもできます。このような動作を「ビルド」といいます。

• 「Keynote」でスライドショーを再生するとき、このスライドではクリックするごとに箇条書きが1行ずつ増えていくようにビルドを設定しました

• 「ファイル」メニューの「書き出し」から「PDF」を選択した後に開くダイアログで、「ビルドの各段階を含める」にチェックを付けた上で保存します

• 上部の保存したPDFを「プレビュー」で開き、「表示」メニューの「コンタクトシート」を選択すると、ページが一覧で表示されます。ビルドを設定したスライドは1行ごとにPDFの1ページになっているので、1ページずつ見せながら会議やプレゼンを進めることができます

このようにして保存したスライドのPDFを、会場のデバイスに何らかの方法で移し（メール添付、USBメモリ経由、Apple製デバイスの場合はAirDropなど）、PDFを開くことのできるアプリで表示すれば、「Keynote」や「PowerPoint」がインストールされていなくてもプレゼンができるというわけです。