仕事関係の書類や学校の配布物でおなじみの「PDF」。誰がどのアプリで作成したかに関係なく同じ表示結果を得られる、国際標準の文書フォーマットです。拡大/縮小表示しても文字の輪郭がなめらかで、iPhoneではマークアップ機能を使えば追加情報の書き込みもOK。レポートにコメントを添えて送り返す、といった作業にもぴったりです。

そんなPDF、"送られっぱなし"にしていませんか? PDFは写真と同様にメールに添付されたり、LINEなどのアプリで手もとに送られてきますが、内容を確認してそのままにするとメールボックスの容量を増やしてしまう要因に。iCloudメールの場合iCloudストレージの容量を消費してしまうため、放置せず他のストレージへ移動させましょう。

どのアプリで保管するかですが、あとで編集する可能性が高いものは「ファイル」、高いものは「ブック」がお勧めです。「ファイル」にはPDFを編集する機能(マークアップ)があるものの検索機能がなく、「ブック」には編集機能がないものの検索やブックマーク(しおり)など閲覧に便利な機能があるからです。

メールに添付されたPDFは、アイコンを長押しすると現れるメニューで「"ファイル"に保存」を選択すると「ファイル」アプリに、「共有」を選択して「ブック」を選択すると「ブック」アプリにコピーできます。コピーが済めば安心して元のメールを削除できるというわけです。

なお、「ブック」と「ファイル」以外にも、「Acrobat」などサードパーティ製PDFアプリへ送信するなどの選択肢があります。どのようにPDFを活用するか、どのくらいの頻度で利用するかを考慮したうえで決めるといいでしょう。

  • PDFのベストな保管場所は?