リコーは10月16日、Microsoft Office 365と連携し、会議室や各種設備など社内のリソースを予約・管理できるというクラウドサービスである「RICOH スマート予約サービス」を、10月21日に提供開始すると発表した。予約されていても実際に使用されない空(から)予約や、会議の長時間化などを削減し、リソース運用の最適化と業務効率化に貢献するとしている。

  • サービスの利用イメージ

新サービスは、Office 365のアプリケーションと各部屋に設置したタブレット端末(ルームモニター)をクラウド上で連携することで、スムーズな利用を実現するというクラウドソリューション。

Office 365アプリケーションのスケジューラー上で社内の会議室の空き状況を確認して会議を予約すると、システムと連携した、会議室に設置したルームモニターに予約情報を表示する。

利用者は会議室への入退出時に、各部屋に設置したルームモニターからチェックイン/チェックアウトする。

予約時刻を過ぎてもチェックインしない場合は自動キャンセルとなり、Office 365上に空室として反映し、他の利用者が代わりに使用できる。

また、予め設定した会議終了時刻を端末から音声アラートで通知することで、会議の長時間化を抑制する。

さらに、同社の「RICOH Interactive Whiteboard」と連携し、入退出時に自動でスリープ状態のオン/オフを制御するという。今後、多様なエッジデバイスとの連携機能を強化・拡張していくとしている。

同システムは、Microsoft Power BIと連携して会議室の利用状況を分析し、わかりやく可視化できるという。管理者はユーザーや部屋ごとに利用率やキャンセル率などの使用状況を把握することで、社内リソースの効率的な運用に繋げられるとのこと。

同社は同システムを自社オフィス内に導入し、社内実践に取り組んできたという。

その結果、「入室がなく自動キャンセルされた会議が14%を占め、このうち52%が再予約され有効に使われた」「会議の25%が終了予定時刻の5分以上前に終了できた」といった効果を上げたほか、社内アンケートでも導入効果ありという結果が得られたとのことだ。