リアルタイムな共同作業でチームワークを発揮

一般的な企業では、業務を遂行するためにチームで活動する。特に書類や資料などは、複数のスタッフが担当のページを作成したり、他の作業の内容をチェックしたりして仕上げるもの。会議室などでメンバーが顔を突き合わせ、「ああでもない」、「こうでもない」と相談しながら資料を作成するということも多いだろう。ひとりで行う作業よりも、こうした共同作業のほうが重要なケースも少なくない。

前編で述べたように、私たちの仕事は文書やプレゼンテーションなどさまざまなビジネスドキュメントのファイルで成り立っている。これらのファイルを、チームや部署のメンバーで共同作成することも多いはずだ。ところが、一般的なファイルは複数のユーザーが同時に編集することは難しい。共有フォルダに置いたファイルを開く際、他のユーザーが開いているために編集ができないと警告されたことはないだろうか。

私たちのビジネスでは、共同で作業を進めたり、複数人で同じファイルを利用したりすることが多い。ところが、従来のシステムやサービスでは、これらを両立することが難しかった。リアルタイムな共同編集を行うことができれば、ほんとうの意味でITを業務に活用する「働き方改革」を実現できるはずだ。

チャットしながらリアルタイムに共同編集

ファイルのリアルタイムな共同編集を実現したのが、ソルクシーズの提供する「Fleekdrive」である。前編で、Fleekdriveは「テレワーク」のためのストレージサービスとして最適だと解説したが、実は「チームワーク」のためにも非常に有益なサービスだ。

Fleekdriveには、ファイルベースのコラボレーション機能として「ファイル同時編集」のほか、「チャット」、「レーティング」といったソーシャル機能も搭載されている。これらは独立して機能するのではなく、同時かつリアルタイムに画面上で表現される。

Fleekdriveでは、Web画面でOfficeファイルなどを編集することができ、特別なツールなどは必要ない。編集画面では、複数のメンバーが入力した内容がリアルタイムに反映されるため、作業を待つ必要はない。共同編集を行っているメンバーは、画面右上のアイコンで確認できる。

編集画面では、右ペインにチャット画面を開くことができ、同時作業中のメンバーと会話することが可能だ。また、ファイルが共有されている人であれば同時作業中でなくても、コメントを送ることができ、コメントがあったことをメールで通知してくれる。ファイルの内容に対する「ああでもない、こうでもない」を、リモートで実現できる。10月にリリースされる新バージョンでスタンプ機能も搭載されるため、一般のSNSと同様のわかりやすくスピーディなコミュニケーションを図ることも可能だ。

レーティング機能でファイルを全社的に役立てる

下記の画像の編集画面の上部に表示されている星マークは、独自のレーティング機能である。

作成した文書やプレゼンテーションは、目的が達成されても消すことはないはずだ。なぜなら、あとから見直したり、参考にしたりして、新しい業務に活用できるからである。しかし、ほんとうに活用できているだろうか。たいていはファイルサーバーの奥に放置され、忘れられてしまっているのではないだろうか。

Fleekdriveでは、作成されたファイルに他のユーザーが評価を付けることができる。いわゆるSNSの「いいね!」機能だ。高評価を得たファイルは、Fleekdriveのダッシュボードにランキングとして表示され、さらに多くのユーザーに閲覧される。のちに有効活用される可能性が高まるというわけだ。もし評価が低ければ、チームで改善していけばよい。

ファイルを作成したり、共有したりするだけではない。チームワークで仕上げたファイルを全社的に役立てていくことが、Fleekdriveの目指す働き方改革である。

ファイルの配信・公開もスムーズに

Fleekdriveはファイル権限を柔軟かつ強固に設定できるため、作成したファイルの配信や公開も安全に実施することができる。たとえば、ファイルへのリンクをメールで伝えたり、公開用URLをWebサイトなどに掲載して製品カタログPDFを配布したりすることが可能だ。

多くの組織では、外部に配信したり公開したりするファイルは、上長などの承認を得る必要があるはずだ。Fleekdriveは、そのような業務プロセスを自動的に実行する機能を有している。

上の図の例では、一般社員が作成した社内共有用ファイルをフォルダに格納すると、ワークフローが自動的に起動し、責任者へ承認依頼の通知が届くというものだ。責任者がメールのリンクからファイルを確認して承認すると、自動的に該当のファイルは社外公開フォルダに移動する。ファイルが公開されると閲覧すべきユーザーへ通知が届くといった具合だ。これまで手作業で行っていたことが自動化されるため、ワークフローを短時間でまわすことができるようになる。

クラウドサービス連携でビジネス改革も

Fleekdriveは、他社のクラウドサービスとも連携できるという特徴も持っている。

動画を公開したいのであれば、動画ストリーミングサービス「J-Stream Equipmedia」と連携することで、制作管理からCDN配信まで制御することが可能だ。たとえば製造業では、工場スタッフ向けの動画マニュアルの配信に利用するケースがある。

クラウド帳票サービス「Fleekform」と連携すれば、作成した帳票をPDFやExcelで出力できる。そのファイルをFleekdriveに格納することで、Webを介して配信できるようにもなる。

さらにクラウドCRM/SFAサービスとして著名な「Salesforce」と組み合わせることで、商談や案件に関するファイルをSalesforce上で一元管理することが可能になり、Salesforceをより便利に活用することができる。高価な開発・管理コストをかけることもなく、専門知識や技術も不要だ。

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現代の企業にとって、ファイルは重要な業務プラットフォームである。ファイルを使いこなすことが、ビジネスの成功を左右するといっても過言ではない。だからこそ働き方改革は、ファイルから始めるべきだ。Fleekdriveは、ファイルの共有や編集といった日常的な作業から、時間や場所などの制約を外し、業務やビジネスのあり方を変えるソリューションである。

[PR]提供：ソルクシーズ