従業員も労務担当者も、作業をもっとラクに!! 今年から始める、年末調整ペーパーレス化のすすめ

申告書を配るだけでも手間がかかる、申告書の管理が大変、税務署に提出する書類作成が面倒、……労務担当者にとって、年末調整にかかる負担というのは非常に大きなものだ。従業員にとってもこれは同様で、生命保険料や地震保険料といった情報を集め、申告書を記入し、担当者へ提出する、これら一連の作業を「面倒」とする声は多い。コロナ禍にあってはテレワークを実施中の企業も多いため、紙をベースとした業務フローに限界を感じている労務担当者は多いのではないだろうか。

「テレワーク下でも滞りなく年末調整を進めたい」「紙ベースだった作業から脱却したい」こんな思いがあなたの中に少しでもあるなら、マネーフォワードの提供する「クラウド年末調整」を利用したペーパーレス化について検討いただきたい。同サービスを利用すれば年末調整にかかる負担が劇的に削減できるほか、テレワークへの対応も進めることができる。同社が公開するドキュメント「テレワークの年末調整の課題をラクラク解決!」をもとに、ペーパーレス化によって年末調整がどう変わるのかをお伝えしよう。

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年末調整にかかる作業がわずか3ステップに

毎年の年末調整にかかっている作業について分解してみよう。年末調整は、労務担当者が「[1]申告書を印刷」して「[2]従業員へ配布」することからはじまる。申告書を受け取った従業員は「[3]申告書を作成」し、労務担当者へ提出。労務担当者はすべての従業員から「[4]申告書を回収」し、記載内容に誤りがあったり必要書類に不足があったりする場合には「[5]差し戻し」などを行い、税務署へ提出する書類をそろえる。ここからがまた大変で、労務担当者は端数処理等の「[6]年税額の計算」や「[7]法令改正への対応」を手作業で行ったうえで、市区町村ごとに定められた「[8]法定調書の作成」を行わなければならない。

年末調整では一般的に上に挙げた8つのステップで作業を進めることとなるが、「クラウド年末調整」を利用すると、このステップを半数以下の3つにまで減らすことができる。右の図(クリックで拡大)は、ペーパーレス化によって不要になる項目と必要な項目を可視化したもの。「クラウド年末調整」で年末調整をペーパーレス化すれば、上に挙げたうち「[3]申告書を作成」「[6]年税額の計算」「[8]法定調書の作成」だけで作業を完了させることが可能だ。ペーパーレスや自動計算などの仕組みによって、3つのステップにかかる負担についても劇的に削減してくれる。労務担当者、従業員ともに、パソコンやスマホさえあれば作業が進められるため、テレワーク下であっても滞りなく年末調整を進めることができるだろう。

下のリンクからダウンロードできる資料では、紙ベースの年末調整で抱えていた悩みが具体的にどのようにして解決できるのか、いくつかのパターンに分けて解説している。「クラウド年末調整」の詳細を説明する資料も同封しているので、ぜひご覧のうえ、年末調整のペーパーレス化を検討してみてほしい。