Microsoft Outlookで検索する＜中編＞

■Microsoft Outlookで検索

前回は複数のキーワードを組み合わせて検索する方法を紹介しました。 また、Outlookはあいまい検索に対応しているため、たとえば「マイナビ高校の吹奏楽部」と検索しても「マイナビ高校吹奏楽部」と検索しても、同じ結果を得られます。正確に入力した文字通りに検索させたいときは検索したい言葉をダブルクォーテーションでくくってください。

■検索ボックスの入力履歴を使用した検索

今回は、検索ボックスからドロップダウンメニューやウインドウを呼び出して検索する方法を紹介します。 検索ボックスをクリックすると直近の検索で使用した履歴や、直近でメールを受信している相手を表示します。

(1)検索ボックスをクリックする
(2)直近で検索した履歴が表示される。クリックし同じ条件で再検索する
(3)直近のメールを受信した差出人が表示される。クリックしその差出人のメールを検索する
(4)クリックするとその差出人の連絡先情報を表示される

(5)差出人で検索した検索結果
(6)検索条件を削除し、別の条件を入力して再検索する
(7)検索絞り込み表示を解除する

■フィルターウインドウによる複雑な条件を指定した検索

複雑な検索条件を簡単に指定できるフィルターウインドウについても紹介します。 フィルターボタンは検索ボックスにマウスを合わせたときにだけ表示されます。

(1)検索ボックス右側のフィルターボタンをクリックする

フィルターウインドウが表示されたら、条件を入力または指定して、検索します。

(1)検索対象を選択する
(2)差出人を入力する
(3)宛先を入力する
(4)CCの宛先を入力する
(5)件名に含む単語や文を入力する
(6)本文に含む単語や文を入力する
(7)メール着信の期間を指定する際の開始日を指定する
(8)メール着信の期間を指定する際の終了日を指定する
(9)入力した条件で検索を開始する
(10)検索条件をクリアしてフィルターウインドウを白紙に戻す

すべての条件を指定する必要はありません。指定したい条件だけを入力します。
検索対象については「すべてのフォルダー」「受信トレイ」「下書き」「送信済みアイテム」…等の選択肢があります。
差出人、宛先、CCについては、ユーザー名（メールアドレス）の一部を入力し始めると、Outlookの入力補完機能が働きますので、たいていは最後まで入力する必要はありません。
なお、Outlookのバージョンによって項目が若干異なりますが、検索期間の下に、「既読」/「未読」の条件、あるいは「添付ファイル」の有無の条件も指定できるバージョンもあります。

(11)フィルターウインドウで指定した条件が検索ボックスに表示される
(12)フィルターウインドウで指定した条件の検索結果が表示される
(13) アイテムの種類を指定して検索結果をさらに絞り込む
(14)検索条件を追加指定して検索結果をさらに絞り込む
(15)（メールの場合）検索結果に選択チェックマークを付ける

検索結果を表示すると、さらに検索結果を絞り込むためのボタンバーが上部に表示されます。
アイテムの種類の指定とは、メールかファイルかTeamsのコンテンツかといった選択です。
検索結果がメールの場合、チェックマークを付ける（検索条件に当てはまったメールを選択状態にする）と、そのまま、一括してメールを削除したり、移動したりできます。条件に当てはまったメールをアーカイブする、別のフォルダーに移動する、削除するなど、大量のメールを整理するときに便利です。

次回は、Outlook検索の後編として、さらに詳細な条件指定をするキーワードを紹介します。

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