クラウド化で変わる校務ネットワークの在り方

実は教務よりも根が深い校務のICT化

2020年の新型コロナウイルスの流行から、全学校に遠隔授業や家庭学習の仕組みが求められるようになり、GIGAスクール構想がさらに重要視されるようになった。教務内容も大きく変わりつつあり、学校の授業風景は変化を続けている。その一方でなかなかICT化が進まないのが、授業の準備、教育・保健関係の事務作業、各種書類作成といった校務だ。

その要因として、学校には企業と違う慣習やルールがあるため、ICTに関するルールが確立されていないケースが多いことが挙げられる。たとえばファイルの管理は個人に任され、共有やバックアップがルール化されていない場合が多い。ツールも統一されておらず、せっかくグループウェアを導入していても、個人で別のファイル形式で運用しているため、その機能をフル活用できないこともある。

校務を円滑にする「Google Workspace for Education」

このような校務の現状を変える可能性を秘めているのが、クラウドベースのグループウェア＆ソフトウェアスイート「Google Workspace for Education」だ。校務におけるメリットは大きく3つある。

1つ目は、教務と校務で使用するツールが揃っており、毎日の授業はもちろん、共同学習やオンライン学習にまで対応していること。2つ目は、スケジュールや書類作成、ファイル管理などの業務を効率化し、メールやオンライン会議などが柔軟に行えること。そして3つ目は、Googleの強力なセキュリティ基盤を享受できることだ。

副次的な効果も大きく、その最たる例がペーパーレス化だろう。Google ドキュメントやGoogle カレンダー、Google フォームなどを積極的に活用することで、細々とした書類を大きく削減できる。また共同編集が可能なため、USBメモリドライブの利用頻度が減ったという事例もあるという。

Google Workspace for Educationはこれまでの校務・教務におけるICTの課題の多くを、セキュリティの懸念なくワンパッケージで解決できることが大きな強みと言える。旧態依然とした学校ICTを改革したいと考えている教育関係者の方には、ぜひ1つの候補としてほしい。

生徒との学校外のやりとりもスムーズに

校務をクラウド化するメリットは、教員のみならず生徒にも感じられるだろう。たとえば小・中学生がデバイスを利用する場合、どうしても破損や紛失といったトラブルを念頭に置かなければならないが、すべてのデータがクラウド上に保存されていれば、勉強の結果や学習アプリをすぐに復旧できる。

また、生徒及び家庭とのやりとりや各種申請もよりスムーズに行える。たとえば交通機関の定期券を購入する際、従来であれば通学証明書の申請が必要だったが、これをオンライン化することで、学校と生徒双方の負担を減らしながら迅速な対応が可能となる。これは定期券だけでなく、卒業証明書をはじめとした書類の発行などに役立てられるだろう。

クラウド環境でセキュリティを高めるためには

クラウド化にはさまざまな利点があるが、それでも「生徒の個人情報を扱ううえでセキュリティは万全にしたい」と考える学校は多い。従来はセキュリティを担保するために校務と教務のネットワークを分離するという運用が多かったが、クラウドを前提としたときにネットワーク分離という考え方は難しくなり、デバイスへのログインに制御をかけるというアプローチが必要になる。たとえば授業でしか端末を使わない生徒たちはアクセス権限を低く抑えて認証にはID・パスワードを用いるのに対し、校務で個人情報などの機密情報を扱う教員はシングルサインオンもしくは「FAID」のような多要素認証を利用するといった切り分けをしているところが多い。これによって、クラウドの利便性を損なうことなくセキュリティを担保できる。

• Chromebook向け2要素認証FIDO機能 ATkey

校務に向いたChromebookとは

Google Workspace for Educationを校務で活用する際は、Chromebookの導入も同時に検討するといいだろう。ここでは校務における使用を前提にしたときの機種の選定ポイントを紹介しよう。

選定のポイントとしては、画面がある程度大きいことと、グループウェアやオフィススイート、Web会議ソフト、そして教務用ツールなどを快適に動作させられるスペックなどだ。14型以上のディスプレイを備え、Intel Core iシリーズを搭載した「DELL Latitude 5400 Chrome」や「ASUS Chromebook Flip C436FA」が最適だろう。

• DELL Latitude 5400 Chrome

• ASUS Chromebook Flip C436FA

Google Workspace for Education+Chromebookが変える校務の在り方

現代の教員の仕事は非常にハードでいつも時間に追われているうえに、これからはICT教育が求められることになる。そんな教員の負担を軽減するために校務の生産性を向上させる取り組みは急務と言える。

とはいえ、多くの学校では予算に限りがあるだろう。Google Workspace for EducationとChromebookならば、低コストで校務環境を一新できる。令和時代の新しい学びへの一歩として、ぜひGoogleのハードウェア・ソフトウェアを検討してみてほしい。

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