WikiからOneNoteへ(4)…OneNoteで開くノートブック

Microsoft Teamsで作成したノートブックを開くには、前回までに紹介したTeamsのタブで開く方法以外に、Teams内の「ファイル」から開いたり、SharePointからOneNoteアプリで開いたりと、さまざまな方法があります。今回はそれらに加えて、ゲストアカウントからのアクセスについても紹介します。

「ファイル」からノートブックを開く

Teamsで作成したノートブックを「ファイル」から開くことができます。タブでノートブックを使う時よりも広いレイアウトで使えます。

(1)ノートブックを作成したチャネルをクリックして開く
(2)「ファイル」タブをクリックして共有フォルダを開く
(3)ノートブックファイルをクリックして開く

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  Teamsで作成したノートブックを「ファイル」から開く

(4)Teamsのウインドウ内でノートブックを開く
(5)ナビゲーションボタンでセクションやページタイトルの表示/非表示を切り替える
(6)「閉じる」をクリックしてノートブックを閉じる

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  Teamsのウインドウ内でノートブックを開いたところ

ウインドウ左端のTeamsのナビゲーションボタン以外は、ウインドウ内のすべてがOneNoteになり、OneNoteアプリとほぼ同様の使い勝手になります。一方で、左端にTeamsのナビゲーションボタンがありますので、Teamsの他のページにすぐに戻ることができます。

これはTeamsを介してOneNoteの機能が呼び出されている状態、あるいはOneNoteアプリがTeamsのプラグインアプリとして機能している状態と言えます。

SharePointからOneNoteアプリで開く

SharePointからノートブックをクリックすると、Teamsを介さずにOneNoteアプリ自身を開いて直接ノートブックを編集できます。

(1)ノートブックを保存したチャネルをクリックして開く
(2)「ファイル」タブをクリックして共有フォルダを開く
(3)「…」（その他）をクリックする
(4)「SharePointで開く」をクリックする

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  SharePointからOneNoteでノートブックを開く手順1

(5)SharePointでノートブックのファイルをクリックする

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  SharePointからOneNoteアプリでノートブックを開く手順2

(6)Teamsを介さずOneNoteアプリでノートブックを開く

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  Teamsを介さずにOneNoteでノートブックを開いた

じっくりとノートブックの編集を行う場合には、このようにOneNoteで開くとより使いやすくなります。あるいは、TeamsとOneNoteアプリの両方のウインドウを開いて並行作業をするときに便利でしょう。

ゲストアカウントでも使えるノートブック

Teamsでは、組織外(テナント外)のユーザーをゲストアカウントとして招待できます(ゲストアカウントについては当連載の第7回～第8回参照)。

招待されたゲストユーザーは基本的にTeamsしか使えないのですが、Teams内に限ってOneNoteのノートブックも利用できます。

次の画面はゲストアカウントでTeamsにサインインした例です。

(1)ユーザーアイコンをクリックするとゲストアカウントであることを確認できる
(2)ノートブックのタブをクリックしてノートブックを開く

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  ゲストアカウントでもTeams内であれば、OneNoteのノートブックを利用できる

Microsoft 365のライセンスを持たない組織外のゲストユーザーであっても、Teamsのチームに参加することで、チーム内のノートブックを共有できます。

Wikiからノートブックへのデータ移行が発表された

Wikiにこれまで記録していた情報をOneNoteのノートブックに移行するには、Wikiからノートブックへのコピー＆貼り付けが考えられます。しかし、大量の情報をコピー＆貼り付けで移すことは現実的ではありません。

そこで、Wikiのデータをノートブックにエクスポート(出力)する機能を提供する予定だと、マイクロソフトから発表がありました。

近いうちに、TeamsのチャネルでWikiのタブをクリックすると、タブの下にエクスポートを促すメッセージとボタンが表示されるとのことです。

エクスポート機能が利用できる期間についても、マイクロソフトから明確なアナウンスはありません。チャネルを開いたときにエクスポート機能が表示されたら、すぐにエクスポートを利用しておくのがいいでしょう。