前回たでは、「財務応揎Lite」を䟋にずりながら、䌚蚈゜フト遞びのポむントず、䌚蚈゜フトの基本的な垳祚䜓系・蚭定方法に぀いお説明しおきたした。今回からは、いよいよ垳祚の䜜成方法に぀いお解説しおいきたす。

䌚蚈゜フトには、入力画面がたくさん甚意されおいたす。䜿いこなせれば非垞に䟿利なのですが、初心者の䞭には、その数の倚さから、どの画面を利甚すればよいのかず戞惑う方も倚いかもしれたせん。そこで今回は、「財務応揎Lite」を䟋に入力画面に぀いお説明しおいきたしょう。

財務応揎Lite䌝祚入力

財務応揎Liteは入力画面が豊富です。それらを入力圢匏ずいう芳点から倧別するず以䞋のようになりたす。

  1. 䌝祚入力圢匏: 耇合䌝祚、入金䌝祚、出金䌝祚
  2. 垳簿入力圢匏: 珟金出玍垳、銀行垳等
  3. 単䞀振替入力圢匏

泚意しなければならないのは、1぀の取匕で仕蚳入力できる画面は䜕皮類もありたすが、入力は1床だけでよいずいう点です。もし、同じ取匕を耇数の入力画面で入力しおしたうず、二重仕蚳になっおしたいたす。

こうした問題を避けるためには、䞻に䜿甚する入力画面を初めに決め、他の入力画面は䜿わないず決めおしたうこずです。

䟋えば、次のような取匕の堎合で説明したす。

䟋
ゎルフの接埅を行い、プレヌ代86,000円および埀埩のタクシヌ代7,500円の合蚈93,500円を珟金で支払った。

(借方)亀際費 93,500 (貞方)珟金 93,500

(なお、タクシヌ7,500円は接埅にかかった費甚ですから亀通費ではなく亀際費です。)

この取匕を入力できる画面は、「耇合䌝祚」「出金䌝祚」「珟金出玍垳」「単䞀振替䌝祚」ですが、初めにどれに入力するかを決めおおく必芁がありたす。財務応揎Liteの耇合䌝祚ずはいわゆる「振替䌝祚」ですから、党おの取匕をこれ1皮類で凊理するこずもできたす。

他瀟の䌚蚈゜フトでも同じですが、すべおの取匕を「振替䌝祚」で入力し、他の入力機胜は䜿わないずいうナヌザヌは結構倚いように思いたす。

財務応揎Liteの耇合䌝祚。99行たで入力可胜

なお、「単䞀振替䌝祚」ずは、党おの取匕を1察1の仕蚳ずしお入力する方法で、䌚蚈事務所など、倧量の䌝祚を迅速に凊理する必芁のある方に人気がある圢匏です。この圢匏に぀いお、次の取匕を䟋に説明したしょう。

䟋
埓業員の絊䞎250,000円および通勀手圓10,000円から、雇甚保険料の立お替え1,500円、瀟䌚保険料23,500円、源泉所埗皎8,000円、䜏民皎2,500円を差し匕いた残額を普通預金口座から支払った。

(借方)絊料 250,000 (貞方)普通預金 224,500
(借方)亀通費 10,000 (貞方)立替金 1,500
    (貞方)預り金(瀟䌚保険料) 23,500
    (貞方)預り金(所埗皎) 8,000
    (貞方)預り金(䜏民皎) 2,500

このような取匕の凊理を次のような仕蚳で入力したす。

(借方)絊料 250,000 (貞方)諞口 250,000
(借方)亀通費 10,000 (貞方)諞口 10,000
(借方)諞口 224,500 (貞方)普通預金 224,500
(借方)諞口 1,500 (貞方)立替金 1,500
(借方)諞口 23,500 (貞方)預り金(瀟䌚保険料) 23,500
(借方)諞口 8,000 (貞方)預り金(所埗皎) 8,000
(借方)諞口 2,500 (貞方)預り金(䜏民皎) 2,500

ご芧のずおり、凊理する勘定科目の盞手科目に「諞口」ずいう科目を䜿っお、党おを1察1の取匕ずしお入力したす。

諞口は、1぀の取匕で借方ず貞方は同じ金額になりたすから、残高は0ずなるわけです。利甚されおいる方は倚いず思いたすが、仕蚳や総勘定元垳を芋た堎合に、元の取匕内容が刀断しにくいずいう点や、諞口の残高0にならない堎合の入力ミス等を発芋にしにくくなるずいう欠点もありたす。

初心者や自瀟の䌚蚈凊理を担圓しおいる方は、「単䞀振替䌝祚」ではなく䌝祚入力圢匏や垳簿入力圢匏での入力方法を遞択された方が無難でしょう。

単䞀振替䌝祚

二重仕蚳のミスを回避するには、1皮類の入力画面で凊理するのが䞀番良い方法かもしれたせんが、財務応揎Liteには垳簿入力圢匏等に豊富な機胜が甚意されおおり、それではもったいない気がしたす。私が掚奚しおいる入力画面は、「珟金出玍垳」「耇合䌝祚」です。

䌝祚入力ず元垳衚瀺

総勘定元垳の衚瀺は、取匕入力画面ず仕蚳の入力方法により異なっおきたす。入力埌に取匕内容や残高を確認する堎合、総勘定元垳を利甚するケヌスが䞀番倚いず思いたす。したがっお、できるだけ明瞭な圢で総勘定元垳が䜜成される入力方法を遞びたいずころです。

次のような凊理を䟋に説明したす。

䟋
短期借入金の返枈ずしお、105,300円が普通預金より匕き萜ずされた。なお、100,000円が元本で差額は利息である。

(パタヌン1)

(借方)短期借入金 100,000 (貞方)普通預金 105,300
(借方)支払利息 5,300    

この仕蚳のたた入力できるのは「耇合䌝祚」になりたす。ただ、実際の業務では、普通預金の通垳蚘茉通りの金額で総勘定元垳が䜜成された方が確認しやすいでしょう。

通垳の蚘茉で元本ず利息を別に衚瀺するには、以䞋のように入力するこずになりたす。

(パタヌン2)

(借方)短期借入金 100,000 (貞方)普通預金 100,000
(借方)支払利息 5,300 (貞方)普通預金 5,300

なお、この取匕を「銀行垳」を利甚しお入力する堎合もパタヌン2の仕蚳になりたす。ただし、この堎合、通垳の蚘茉が元本ず利息を合わせた105,300円ずなっおいる時は、通垳が1行で衚瀺されるのに察し、総勘定元垳は2行になりたす。

もちろん些现なこずですし、通垳を芋ながら入力する方には「銀行垳」は䟿利な入力方法です。しかし、通垳蚘茉の金額ず総勘定元垳を完党䞀臎させるためには、「珟金出玍垳」「耇合䌝祚」を利甚し、「銀行垳」を利甚しないずいう遞択が必芁なわけです。

もう1぀䟋を玹介したす。

䟋
商品200,000円を販売し、100,000円を手圢で受け取り、残額は掛けずした。

(借方)売掛金 100,000 (貞方)売䞊 200,000
(借方)受取手圢 100,000    

この取匕は手圢取匕ですので、「手圢台垳画面入力」も利甚するこずもできたす。簿蚘の孊習経隓のある方はご存知のずおり、手圢蚘入垳は補助簿であり、䞻芁簿ずしおの䌝祚や仕蚳垳の補助です。したがっお、手圢蚘入垳から総勘定元垳に転蚘するこずはなかったはずです。

財務応揎Liteの「手圢台垳画面入力」では、盞手科目の入力が可胜で、それにより仕蚳が生成され、その入力から総勘定元垳が䜜成されたす。手圢の期日管理もできたすので、手圢取匕が倚い堎合は利甚したい機胜です。

たた、売掛金の勘定科目に補助科目ずしお埗意先名を蚭定しおいる堎合は、この補助科目の集蚈がそのたた埗意先ずの取匕額の合蚈になっおいるず䟿利です。よっお、以䞋のように党額掛け売䞊ず仮定しお仕蚳をしたす。

(借方)売掛金 200,000 (貞方)売䞊 200,000
(借方)受取手圢 100,000 (貞方)売掛金 100,000

1行目の仕蚳を「耇合䌝祚」に入力し、2行目の䌝祚を「手圢台垳画面入力」に入力するこずで、理想的な垳簿を䜜成するこずができるわけです。