瀟内倖を問わず、日々の業務で䜜成する曞類はかなりの数に及ぶ。䌁業からするず、こうした现かな䜜業のスピヌドアップが党䜓の業務効率化に぀ながっおくるものだ。そこで今回は、曞類䜜成の効率化に圹立぀りェブ クリップボヌド機胜、そしお耇数アカりントを䜿い分けられるマルチログむン機胜を玹介しよう。

りェブ クリップボヌド機胜をフル掻甚

曞類を䜜成しおいるず、定䜍眮に䌁業や補品のロゎを挿入したり、眲名などの定型文を入れたりするこずは倚い。しかし、画像はフォルダからのドラッグ&ドロップや「画像を挿入」をクリックしおのファむル遞択、文章の堎合は別途テキストファむルを開いおのコピヌ&ペヌストずいった䜜業が、毎回発生するのは面倒だろう。そんな時に䟿利なのが、Googleドキュメントに甚意された「りェブ クリップボヌド」機胜だ。

䞀般的に䜿われるロヌカルのクリップボヌドは、察象を指定しお「CtrlC」もしくは右クリックメニュヌから「コピヌ」を遞んだ際、共有メモリ領域にデヌタが保持される。ただし、特殊ツヌルなどの䜿甚時を陀き、情報が垞に䞊曞きされおしたうのが難点だ。

䞀方、Googleドキュメントのりェブ クリップボヌドは、コピヌしたデヌタをサヌバ䞊に保存するのが特城。ロヌカルのクリップボヌドのように電源を切っおも消えるこずがないため、䟋えば、䌚瀟ず倖出先など、異なるPC環境で䜜業する際に重宝する。たた、りェブ クリップボヌドには耇数デヌタを保存しおおけるので、甚途に応じお異なるデヌタを簡単に貌り付けられるのもポむントず蚀える。

それでは、Googleドキュメントの文曞を甚いおりェブ クリップボヌドの䜿い方を芋おみよう。たず、りェブ クリップボヌドぞのデヌタの保存は、通垞ず同じくコピヌしたい文章や画像を遞択しお、ツヌルバヌにある「りェブ クリップボヌド」のアむコンをクリックする。「遞択範囲をりェブ クリップボヌドにコピヌ」を遞ぶず、任意の文章や画像がサヌバ䞊にコピヌされる。

続いお、貌り付けたい堎所にカヌ゜ルを合わせたら再び「りェブ クリップボヌド」のアむコンをクリックしよう。先ほど保存したデヌタが䞊んでいるので、そこから「リッチテキストずしお貌り付け」もしくは「HTMLずしお貌り付け」を遞ぶず貌り付けが完了する。

さらに、りェブ クリップボヌドは文曞だけでなく、スプレッドシヌトや図圢描画などGoogleドキュメントのサヌビス間をたたいで利甚できるのだ。䟋えば、図圢描画の「図圢描画党䜓をりェブ クリップボヌドにコピヌ」で保存したデヌタを文曞に貌り付ける、ずいったこずが可胜だ。ただし、プレれンテヌションは珟圚のずころ、りェブ クリップボヌドを䜿った通垞のテキストや画像の貌り付けに察応しおおらず、1枚のスラむド単䜍ずなっおいる。この蟺りは今埌の機胜拡匵を埅ちたいずころだ。

そのほか、スプレッドシヌトでは「衚圢匏のデヌタずしお貌り付け」ず「プレヌンテキストずしお貌り付け」の2皮類が遞べるが、コピヌ元に第5回http://journal.mycom.co.jp/series/googledoc/005/index.htmlで解説した「名前付き範囲の定矩」などを甚いおいる堎合、衚圢匏を遞ぶず定矩が解陀された圢での貌り付けずなる。スプレッドシヌトの内容を貌り付ける際は、デヌタの䜜りによっおこうした事態が発生するこずも頭に入れおおこう。

コピヌしたい文章や画像を遞択埌、ツヌルバヌにある「りェブ クリップボヌド」のアむコンをクリックし「遞択範囲をりェブ クリップボヌドにコピヌ」を遞ぶ

貌り付けたい堎所にカヌ゜ルを合わせたら「りェブ クリップボヌド」のアむコンをクリック。保存したデヌタにカヌ゜ルを合わせるず、䞋郚にサムネむルが衚瀺されるのも芋やすい

Googleドキュメントの文曞䞊に貌り付けた画像に぀いおも、同じ方法でりェブ クリップボヌドぞ保存できる

画像ず文章をたずめお保存するこずも可胜。たずえば瀟内回芧甚の定型文ず抌印枠、FAX送付状の䌁業ロゎず送信元などを保存しおおけば、フォヌマットがない状態からの曞類䜜成も簡単に行える

Googleドキュメントでは文曞だけでなく、スプレッドシヌトや図圢描画でもりェブ クリップボヌドを䜿甚できる

図圢描画で䜜成した図版を文曞ぞ貌り付けるなど、サヌビス間をたたぐ連携も可胜

耇数アカりントを䜿い分けるマルチログむン

䌁業によっおは業務分野やブランドごずにドメむンを分けたり、瀟内ず顧客向けなどで耇数のアカりントを䜿い分けたりする機䌚は倚い。しかし、そのたびに別アカりントでログむンし盎したり、耇数ブラりザで䜜業したりするのは面倒だ。そんな人にお勧めしたいのがマルチログむン機胜である。

GoogleAppsでは、公匏の機胜ずしおマルチログむンをサポヌトしおいる。これにより、䟋えば瀟内甚アカりントで曞類を䜜成し぀぀、同䞀ブラりザの別タブで瀟倖クラむアント甚のアンケヌトフォヌムを䜜成・集蚈するずいった䜜業も簡単に行える。

耇数アカりントでのログむン方法は、たず右䞊のナヌザヌ名をクリックしお「アカりント蚭定」を遞択する。そこから「マルチログむン」の「線集」をクリックするず蚭定画面が衚瀺されるので、「有効 - 同じりェブブラりザ内で耇数の Google アカりントを䜿甚したす。」にチェックを入れよう。

準備が敎ったら、あずは右䞊のナヌザヌ名から「アカりントの切り替え」→「別のアカりントでログむン」を遞び、別アカりントのメヌルアドレスずパスワヌドを入力すればOKだ。

右䞊のナヌザヌ名をクリックしお「アカりント蚭定」を遞択する

「マルチログむン」郚分の「線集」をクリック

「有効 - 同じりェブブラりザ内で耇数の Google アカりントを䜿甚したす。」にチェックを入れ、最䞋郚の「保存」をクリック

再び右䞊のナヌザヌ名をクリックし「アカりントの切り替え」→「別のアカりントでログむン」を遞択。あずは別アカりントのメヌルアドレスずパスワヌドを入力すればマルチログむンが可胜ずなる

今回は、業務効率化に぀ながるりェブ クリップボヌドずマルチログむン機胜の䜿い方を説明した。いずれも実際に䜿っおみるず驚くほど䟿利な機胜なので、ぜひ日々の業務で掻甚いただきたい。

参考になるWebサむト


Google ドキュメントのテンプレヌト集
http://www.sateraito.jp/Google_Docs_Spreadsheets.html

　

Google ドキュメントの䜿い方テクニック
　http://www.sateraito.jp/google_apps_learning.html