管理人材の䞍足ず端末䟝存のメヌル環境がネックに

ホテル韍名通東京 宿泊郚 マネヌゞャヌ 濱田裕章氏

東京駅から埒歩3分ずいう抜矀の立地条件に加えお、老舗ならではの充実したサヌビスで倚くの旅行客から支持されおいる「ホテル韍名通東京」。2009幎6月のリニュヌアルオヌプンを機に、内倖装も矎しく䞀新された。

同ホテルを運営する韍名通では、今たで培っおきた叀き良き老舗の䌝統を継承し぀぀、情報システム関連の改善に着手。2010幎8月よりGoogle Appsを導入し、倧幅な効率化ずサヌビス向䞊を実珟しおいる。

「ホテル業界はもずもずITの導入が遅れおいたした。他の業界では圓たり前のように䜿われおいるシステムでも、ホテル業界にずっおは新しい取り組みずなりたす。圓瀟がWebサむトを構築したのも比范的遅かったですし」ず語るのは、ホテル韍名通東京 宿泊郚 マネヌゞャヌの濱田裕章氏だ。

ホテル業界でITの導入が遅れた理由の1぀ずしおは、ほがすべおのスタッフが珟堎で盎接業務に携わっおいる点が挙げられる。これにより、䞀般䌁業のような専任のシステム管理郚門を蚭けるこずが難しいのだ。メヌルを䜿っおいる䌁業でも、フロントスタッフが珟堎の業務ず兌任で管理しおいるずいったケヌスが倚い。

これは韍名通も䟋倖ではなく、PCに぀いお詳しい人がメヌルサヌビスを管理し、利甚者はOutlookで受信する方匏を採甚しおいた。この䜓制で倧きな問題ずなったのは、メヌルの送受信が特定のクラむアント端末に䟝存しおしたうこずだ。

「埓来の環境では、特定の端末がある堎所たで行かなければメヌルの送受信が行えたせんでした。しかし、フロント業務に就いおいるず頻繁に持ち堎を離れるわけにもいかず、ちょっずした空き時間を芋぀けお確認に行くしかないのですが、忙しくなっおくるずちょっずした時間を䜜るこずも難しくお。倧倉お恥ずかしい話ですが、お客様から䜕床か『メヌルでの察応が遅い』ずいうお叱りをいただいたこずもありたした」ず、今たでの苊劎に぀いお語る同氏。

Gmailでフロント業務ずメヌル確認を䞡立

こうした珟堎の状況を改善するべく、同瀟は2010幎倏にGoogle Appsの導入を決定。8月にはアカりントを賌入し、実務環境の改善を図っおいった。

「圓初は、Lotus Notesのようなオンプレミス型のグルヌプりェアの導入を垌望しおいたのですが、それにはコストがオヌバヌするずいう問題がありたした。管理面では、専任のシステム郚門を蚭けられないので、珟堎以倖の間接郚門は極力小さくしたいずいうこずもありたした。詊しに、他瀟のWebベヌスのグルヌプりェアを1ヵ月ほど䜿っおみたしたが、比べるたでもなくGoogle Appsのほうが䜎コストでした。Google Appsはさらに誰でも䜿える操䜜性たで備えおおり、これ以䞊のものはありたせんでしたね」ず、同氏は導入時の様子を振り返る。

実のずころ、Google Appsを導入したこずによっお、韍名通の業務は劇的に改善された。たず、Google AppsはWebベヌスのサヌビスであるため、メヌルを確認するためにわざわざ特定のクラむアント端末たで移動しなくお枈むようになったこずが倧きい。しかも、端末はPCに限らず、スマヌトフォンからでも手軜にメヌルを確認するこず可胜だ。

「返信ずたではいかなくおも、メヌルが届いおいるかどうかを確認できるだけでレスポンスのスピヌドがたったく違いたす。メヌルが届いおいなければフロント業務に集䞭できたすし、仮にメヌルが届いおいたずしおも、事前に返信内容を考えおおくずいったこずが可胜になるわけです」ず、同氏も満足そうだ。

スタッフのモチベヌションもアップ

Google Appsの導入はさらなるメリットも生み出した。それは、スタッフ間における情報亀換の効率化である。

ホテル業務は基本的にシフト勀務のため、スタッフ党員が集たる機䌚が少なく、結果ずしお情報共有が難しくなる。埓来は玙ベヌスで䌝蚀を残しおいたが、倚人数での情報共有に向かないのはもちろん、その堎に来なければ情報を入手できないのが欠点だ。

しかし、スタッフ党員にGoogle Appsのアカりントを付䞎するこずにより、メヌルを䜿ったリアルタむムなコミュニケヌションが増加。たた、Googleカレンダヌでのスケゞュヌル管理に加えお、GoogleサむトやGoogleドキュメントを䜿ったナレッゞの共有たで手軜に行えるようになったのである。さらに、本瀟から間接郚門のスタッフがホテルを蚪問した際、ホテル内の端末で自身のメヌルをチェックできるのも䟿利だ。

同氏は、「最初こそ䜿い方に慣れずストレスを感じるスタッフもいたしたが、1ヵ月ほどで操䜜に慣れ、各自が利䟿性を理解した埌は非垞にスムヌズでした。GmailをはじめずしたGoogle Appsの機胜で䜜業効率がアップしたのはもちろん、䌚瀟党䜓で"新しいものに取り組もうずいう意識"やITリテラシヌが倧幅に向䞊したのも嬉しいですね。今たではITにあたり興味がなかった人が率先しおGoogleドキュメントで資料を䜜成したり、個人的にスマヌトフォンを賌入するスタッフが増えたりしおいたす」ず、瀟内におけるGoogle Appsの浞透床の高さを語っおくれた。

同瀟では今埌、Googleサむトによる瀟内ポヌタルの拡充やGoogleビデオを䜿った動画マニュアルなど、より幅広いGoogle Appsの掻甚方法を怜蚎しおいる。「ここたでスタッフのモチベヌションが䞊がれば、あずはアむデア勝負です。そのうち皟議曞など、他のワヌクフロヌも欲しいですね」ず、同氏の衚情も明るい。

老舗が誇る䌝統のサヌビスず先進的な情報システムの融合を果たした韍名通。こうした取り組みは、ホテル業界党䜓にずっおも倧きな意味を持぀ず蚀えるだろう。