帳票出力をはじめ、一般的な電子文書フォーマットになったPDFですが、意外にもそのポテンシャルは理解されていないことが多いようです。ここではAcrobatでのPDF生成機能を参考にしながら、PDFの持つ機能を紹介しておきましょう。

PDFの最大のメリットは、どの環境でも出力時のレイアウトを再現できることです。PDFは元々、印刷物の作成に革命を起こしたDTPの基幹技術であるPostScriptをベースに開発されています。ですから優れたレイアウト再現性を持っているのです。PDFの正確なレイアウト再現性を実現するための機能に、先述の「フォントの埋め込み」があります。

例えば、外字フォントなどの特殊なフォントを使っていても、PDFにはそれらのフォントデータを、文書内で使用している文字の分だけ埋め込むことができます。そのため、特殊なフォントのないエンドユーザー側の閲覧環境であっても、そのフォントが画面表示や印刷において文字化けすることを防げるのです。

セキュリティ機能も特長の1つです。PDF生成時に暗号化することで、パスワードがないとAdobe Readerで開くことができないように設定できます。また、開けたとしても、内容の編集を禁止したり、印刷をできなくしたり、内容のコピー&ペーストをできなくしたりするといった細かな権限設定を行うことができます。

ファイル容量を比較的小さくできるのもPDFの特長です。PDFのファイル容量の大きさの要素は、ファイルに含まれる画像の数、画像の解像度、埋め込まれているフォントの数で、これらのデータが大半を占めます。つまり、文字情報だけのPDFであれば、ファイルサイズはかなり小さくできるということです。そのため、文字だけの帳票データのPDFなら、それほど大きなネットワーク負荷をかけずにデータを転送できるのです。

PDFファイルにフォントが埋め込まれていない場合、PDFは元の文書で使用されていたフォントが明朝系かゴシック系かを判断し、Adobe Readerが代替フォントを使って表示します。クライアント環境がWindowsに限定されているのであれば、標準フォントのMSゴシックやMS明朝などは埋め込まず、特殊フォントだけ埋め込めばファイルサイズはかなり小さくできるはずです。

これらの機能は、PDFの生成時の設定で決まります。よって、帳票出力にPDFを使う場合も、これらの機能を使う場合は、出力に使用する帳票開発ツールなどが対応している必要があります。

PDF生成時に設定できる主な機能

■フォントの埋め込み
文書内で使用しているフォントデータをPDFに埋め込むことで、外字などの特殊文字も再現できる。
■パスワード設定
PDFを閲覧するためのパスワードを設定できる。
■権限設定
主に以下のような各種権限の設定が可能。
・印刷の許/不許可
・内容のコピー&ペーストの許可/不許可
・AcrobatなどのPDF編集ソフトによる内容の編集の許可/不許可
など
■PDFフォーム
入力欄のフォームの設定や、フォームから得たデータの計算などが可能。

PDFフォームを使う

PDFは「書き込みができない文書フォーマット」というイメージが強いかもしれませんが、フォーム機能を使うとPDF内に入力欄を作ることもできます。このようなフォームをPDFフォームと言います。

PDFフォームは、文字が入力できるだけでなく、フォームに入力された数値の演算機能もあるので、簡単な入力画面として利用することもできます。また、入力したデータ部分だけを取り出して、サーバ側に転送することも可能です(フォームの制御にはJavaScriptを使用)。

帳票開発ツールの中には、PDFフォームを作成する機能を持っているものもあります。

PDFの対抗馬「XPS」にも注目

PDFの対抗馬として、マイクロソフトが開発したXPS(XML Paper Specification)があります。電子文書としてはPDFによく似ているので、「マイクロソフト版のPDF」と考えるとわかりやすいでしょう。

Windows VistaやOffice 2007は標準でXPSに対応しており、保存や表示が可能です。しかし、VistaにしてもOffice 2007にしても、企業への浸透は思ったほど進んでいないのが実情です。Windows XP環境であっても、マイクロソフトが無償提供しているXPSViewerと.NetFramework3.0があれば表示できますが、XPSファイルそのものの流通が多くないことから、これらはインストールされていないPCの方が多いと思います。

また、現状ではMac用のXPSビューアもありません。現時点ではPDFの優位性は圧倒的なものですが、今後の動向には注目しておきたいものです。

『出典:システム開発ジャーナル Vol.5(2008年7月発刊)』
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