2015年が始まりました！皆さまは、1年が始まるこの時期、これからの1年が実り多い年になるように計画を立てるのではないでしょうか。そして年初は、ビジネスで成功を収めるためにも、日常業務で不要なプロセスがないか検討する絶好のタイミングでもあります。たとえば、ファイルキャビネットを例に考えてみましょう。オフィスではペーパーワークにどれだけの時間を費やしているでしょうか？

紙はもはや過去のものであり、デジタルへと移行すべきです。

「ペーパーレスのメリットがよくわからない」という方はいらっしゃいますか？

ペーパーレスに移行すべき10の理由をまとめたので、新年の目標設定に是非お役立てください。

1. 膨大なコスト削減効果

1社だけではそんなに膨大なコストを削減できるわけではありませんが、紙を使った情報管理に伴うコストは、米国全体で4,600億ドルにも達します。デジタルへと移行することによって、この膨大なコストを減らすことが可能になります。もちろんデジタルソリューションへの投資が必要になりますが、コスト効率に優れたプラットフォームも多数登場しているので、長期的に考えれば経済的です。

2. 生産性向上効果

業務には時間のかかるプロセスが多数存在しますが、ペーパーワークほど従業員の生産性を低下させるものはありません。ところがデジタルソリューションを導入すれば、あらゆる作業を合理化できます。契約の署名、データベースの保守、企業情報の管理など、デジタルソリューションがあればさまざまな作業の生産性と効率性を向上できます。

3. 探し物にかかる時間を短縮

書類や資料の紛失や置き忘れはよくあることです。このような書類を探すために、年間で38時間もの時間が費やされています。つまり、1年のうち1週間分が消費されていることになります。本来であれば重要な業務に使える時間が、紙のファイルを探すために無駄になっているのです。ペーパーレスソリューションがあれは、必要なドキュメントに迅速、シンプル、かつ的確にアクセスでき、無駄な時間をなくすことができます。

4. 顧客サービスを向上

どのようなビジネスでも、中心になるのはお客様ですから、お客様との関係強化に役立つ方法を常に検討し採り入れていくことが重要です。お客様の期待レベルはますます高まっています。緊急な対応が迫られた場合、紙ベースで作業をしていると、重要な情報を取りこぼしてしまう可能性もあります。デジタルプラットフォームがあれば、通知を自動化でき、お客様とのインタラクションの合理化も可能です。

5. 省スペース

成長中の企業は、人員増強のためのスペース確保に頭を悩ませているのではないでしょうか。業務管理に大量の書類を使用する場合、書類の保管場所であるファイルキャビネットがオフィスを占領することになります。ペーパーレスへの移行作業では書類の選別にいくらか時間はかかりますが、移行が完了すればオフィススペースの有効活用が可能になります。

6. 契約締結にかかる時間を短縮

これは、コスト削減と並ぶ最も魅力的なメリットです。デジタルソリューションがあれば、セールスサイクルを大幅に短縮できます。契約で、お客様の署名が必要な場合を考えてみましょう。通常ならば契約書を郵送するわけですが、お客様が署名して返送されるまでに数週間かかる場合もあります。ところが電子署名などモバイルのペーパーレスソリューションがあれば、あっという間に署名を取得できるのです。

7. 環境に優しい

環境保護はビジネスの大きな流れであり、特に2015年は大きなトレンドになるでしょう。実際、コンシューマの65%は環境保護に取り組む企業の商品を購入することを重視していますから、紙をなくして環境に優しい企業としてアピールすることは重要です。そして紙を使用する場合は、リサイクルに取り組みましょう。

8. セキュリティの強化

盗難防止装置など最新装備のファイルキャビネットであっても、洪水や火災の心配があります。デジタルソリューションはバックアップ可能なので、このような心配はありません。さらに、高度な暗号化コードが使用されているので、個人情報への不正アクセスも防止できます。

9. 本格的なコラボレーション

チームのコラボレーションは、生産性の大幅な向上をもたらします。デジタルソリューションがあれば、重要なドキュメントのチェック、誤りを検出して訂正、お客様に送付する、といった一連の作業をチームで迅速に実行できます。

10. いつでもどこからでもアクセス

すべての従業員がオフィスにこもって仕事をしているわけではありません。社外ミーティングに出かける際には、重要なドキュメントに瞬時にアクセスする必要があります。このような場合にもデジタルソリューションがあれば、必要な情報にどこからでもアクセスできるので便利です。

電子署名ソリューション

以上の内容にメリットを感じた方は、電子署名などのプラットフォームをすぐに検討してください。モバイルデジタルソリューションは、生産性アップとセールスサイクルの短縮に大いに役立ちます。簡単に操作できるのでお客様にも気に入ってもらえるでしょうし、署名プロセスをいつでも合理化できます。このソリューションを導入することにデメリットはありません。

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※本内容はBarracuda Product Blog 2015年1月21日Why Going Paperless Could be your Business’ New Year’s Resolutionを翻訳したものです。

Thor Clark

本稿は、バラクーダネットワークスのWebサイトに掲載されている『バラクーダラボ』2月6日付の記事の転載です。