AcrobatでPDF文書を比較する

多くの文書を作成しているビジネスの現場では、似たような文書ファイルがいくつもできてしまうことがあります。原本のファイルを1つにしたいときは、文書をPDFに変換しAcrobatで文書比較するといいでしょう。

どれが原本のファイルなの？

ビジネス現場では、ちょっとだけ内容の異なる複数の文書ファイルができてしまうことがあります。1つの原本を複製して修正したため、2つの原本ができてしまうケースなどです。

このような場合、どこを修正したかを調べて、1つの原本に統一する作業が生じます。面倒な作業の上、生産性のない後ろ向きの作業ですから、なるべく早く片付けたいと思うことでしょう。

ほかにも、元ファイルと新ファイルがはっきりしていても、管理者以外のユーザーが文書を修正した場合、修正箇所が正しいかどうかを知りたいこともあります。

また、内容の修正を繰り返す仕様書などでは、文書バージョンによってどこが変わったのかを知りたいこともあるかと思います。

このように、2つの文書の内容の違いを比較するには、文書をPDFにしてAcrobatの文書比較を使うと便利です。

PDFを比較する

比較する2つのPDF文書を用意します。

［表示］メニューから［文書を比較］を選択します。

「文書を比較」ダイアログボックスが表示されます。「比較元(古い文書)」(1)に古い文書、「比較先(新しい文書)」(2)に新しい文書を設定します。［選択］ボタンをクリックしてファイルを選択してください。

各ファイルの部分的なページだけを比較するには、比較するページ範囲を指定します。初期状態では全ページが設定されます。

「文書の説明」(3)で、比較する文書の種類を選択します。「レポート、スプレッドシート、雑誌レイアウト」では、文書の内容を一続きの連続したテキストとして比較します。WordやExcelで作成した文書はこのオプションを選択してください。

「プレゼンテーションスライド、図面、イラストレーション」は、ページごとに類似性を比較した後、本文を比較します。ページ移動なども比較できるので、PowerPointなどのスライドデータはこのオプションを選択してください。

「スキャンした文書」は、各ページを画像として比較します。スキャンした文書や画像データの比較にはこのオプションが最適です。

「テキストのみ比較」は、テキストだけを比較します。「スキャンした文書」の下に位置していますが、「レポート、スプレッドシート、雑誌レイアウト」「プレゼンテーションスライド、図面、イラストレーション」でも利用できます。

選択したら［OK］をクリックします。

PDFの比較結果が表示されます(a)。結果は新しい文書をベースに表示されます。左側に「比較」パネルが表示され、上に新しい文書をベースにした比較結果のサムネール(b)、下に古い文書をベースにした比較結果のサムネール(c)が表示されます。古い文書のサムネールが表示されない場合は、パネル下部の仕切線を上にドラッグしてください。

文書ウィンドウに表示された新しい文書ベースの比較結果を見ていくだけで、古い文書からどのように変更があったかがわかるようになっています。

変更箇所には色別にマーキングされています。色は、右上に「色凡例」で表示されています。

お気付きの読者もいると思いますが、変更点のマーキングは注釈を利用しています。「注釈」パネルを開くと、どの部分がどのように変更されたかを確認できます。

また、「比較」パネルの［結果を隠す］ボタンをクリックすると、変更箇所のマーキングを非表示にできます。

このように、新しい文書をベースにして、どのような変更があったかを調べることができます。

古い文書をベースに比較する

古い文書をベースにした比較文書を表示することもできます。

「比較」パネルの古い文書のサムネールをクリックします。

古い文書をベースにした比較結果のPDFが、別ウィンドウで表示されます。このPDFも、新しい文書ベースの比較結果と同様に、変更箇所が色別にマーキングされ、「注釈」パネルで変更箇所を確認できます。

比較結果を並べて表示する

2つの比較結果を並べて表示することもできます。

新しい文書ベースのウィンドウを表示し、「比較」パネルのオプションメニューから［文書を横に並べて表示］を選択します。

左に新しい文書、右に古い文書が並んで表示される。ページは連動しているので、どちらかのPDFのページを変えれば、同じページが表示されます。

比較結果の文書ファイルを保存すると、新しい文書と古い文書のどちらも比較結果とともに保存されます。そのためファイルサイズも大きくなります。