ドキュメントの活用(その2)

SharePoint「ドキュメント」でファイルを活用する

Office 365のSharePoint Onlineで作成したサイト、その中にあるドキュメントの利用方法を紹介します。無料のオンラインストレージサービスなどから比べると、複雑でわかりにくい感がありますので、初めて利用するときは戸惑うかも知れません。しかし、機能的には他のサービスとは一線を画するものです。

Office 365では、近年のタブレット端末やスマートフォンで多用されているデザイン、新規作成には「＋」ボタン、表示されていないメニューを表示するには「…」ボタン、設定変更には歯車ボタンをデザインしています。SharePoint「ドキュメント」でも同様です。

「ドキュメント」にファイルをアップロード

ファイルをアップロードする手順は以下の通りです。ただし、フォルダごとドラッグしてアップロードすることはできません。

(1)Office 365にサインインし、サイトの「ドキュメント」コンテンツがあるページを開きます。

※既存フィアルをアップロードするのではなく、「ドキュメント」内に新規作成するときは、「＋新しいドキュメント」をクリックします。

(2)アップロードしたいファイルを、デスクトップやフォルダから、Office 365のドキュメントにドラッグします。ただし、「ここにドロップ」と表示された領域でなければなりません。なお、「移動」と表示されますが、アップロード元のファイルが削除されるわけではありません。

(3)アップロードファイルをドラッグできない環境では、「↑アップロード」をクリックし、「ドキュメントの追加」ウインドウで、「参照」ボタンをクリック。アップローするファイルを選択してから「OK」ボタンをクリックします。

アップロードしたファイルの閲覧または編集

「ドキュメント」に保存したファイルが、Office 365が対応しているファイル形式である場合、そのファイルを閲覧または編集できます。

ただし、注意が必要なのは、Office 365のOffice Online(Webブラウザで使用するオンライン版Microsoft Office)は、インストール版(自分のパソコンにインストールして使用するMicrosoft Office)と、完全互換ではないことです。Office Onlineでしか利用できない機能、インストール版でしか利用できない機能があります。

(4)閲覧または編集するファイルをクリックします。

(5)ファイルをプレビュー表示します。このときOffice Onlineで対応していない機能を使ったOffice文書であれば、メニューバーの下に「サポートされていない機能　…」という警告を表示します。

(6)表示している文書を編集するにはメニューバーの「ブックの編集」メニューをクリックします。ローカルPCにインストール済みのインストール版Officeで編集するときは「…の編集」を、Office Onlineで編集するときは「… Onlineで編集」をクリックします。

※Office Onlineで編集するときは(7)、インストール版Officeで編集するときは(11)に進んでください。

(7)Office Onlineで対応していないOffice文書をOffice Onlineで開くときは、「コピーを編集しますか?」というウインドウを表示します。「コピーして編集」をクリックし、Office Online未対応の機能を削除したOffice文書に変換してから開きます。

(8)「コピーして編集」するとき、「名前を付けて保存」ウインドウで、新しいファイル名を付けます(既定の設定では「[元のファイル名]－編集可能」)。「既存のフィルを上書きする」チェックボックスをオンにすると、変換後のファイルだけを残します。

(9)Office OnlineでExcelブックを開いた例。インストール版Microsoft Officeをインストールしていない環境でも、Office文書を編集できます。

(10)終了するときは、「ファイル」をクリックし、「終了」をクリックして文書を保存、終了します。

※「名前を付けて保存」で「コピーのダウンロード」をクリックすると、Office Onlineで作成・編集したOffice文書を、ローカルPCに保存できます。

インストール版Officeによる編集操作

Office 365サイトのOffice文書をインストール版Officeで直接編集できます。

まずは、手順(4)～(6)を参照してください。(6)の画面で、「…で編集」をクリックしてください。

(11)Office 365サイトのOffice文書を直接インストール版Officeで開くと、マクロウイルスなどのマルウェアの実行を防止するため、保護ビューモードで表示します。「編集を有効にする」ボタンをクリックして、編集できます。

Office文書の直接保存

インストール版Officeで作成した文書を、ローカルPCに保存してからアップロードするのではなく、インストール版Officeで直接Office 365サイトに保存することもできます。

(12)Office文書を作成し、「ファイル」タブをクリックします。

(13)「名前を付けて保存」から、Office 365サイトをクリックして選択します。

(14)サイト内の保存先のフォルダをダブルクリックして開きます。

(15)ファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックします。