どうなる、改正・電子帳簿保存法 - 年内で2年間の宥恕期間が終了

2023年12月31日に、改正電子帳簿保存法(電帳法)に設けられていた2年間の宥恕(ゆうじょ)期間がいよいよ終了する。SNS上ではインボイス制度と比較して、電帳法への対応の方があまりにも煩雑だと話題にもなっている。本稿では、改めて電帳法の概要を振り返るとともに、その対応についてマネーフォワード執行役員マネーフォワードビジネスカンパニーCSOである山田一也氏の話を紹介する。

マネーフォワード執行役員マネーフォワードビジネスカンパニーCSOである山田一也氏

今年12月で宥恕期間が終了する改正電帳法

まずは、電帳法のおさらいから。当初は2022年1月に施行を予定していたものの、紙による経費処理を行う企業が多く、法改正に対応するためのシステム改修などで施行に間に合わない可能性があったため、2年間の宥恕処置が設けられたというわけだ。

山田氏は「2023年度の税制改正大綱により、相当の理由でシステム対応を行うことができなかった事業者は、2024年以降も一定の条件下で電子取引の紙の保存が可能とはなりましたが、基本的には多くの事業者が対応しなければなりません」と話す。

続けて、同氏は「大半の事業者では、受領した請求書を一元管理したいというニーズが強かったです。結果として、紙と電子データでの保存が混在しています。一方で、受領した紙の請求書をすべて電子データ化して一元管理することは実務上、システム改修に力を入れなければならないことから、どちらかと言えば紙で保管する傾向にあります」との見解を示す。

そもそも、電子帳簿保存法は帳簿や領収書・請求書などの保存処理にかかる負担軽減を図るため、ペーパレス化を推進する法律であり、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに区分される。

しかし、法改正により宥恕処置が終了する2024年1月1日から電子取引情報の保存ルールが変わり、これまではPDFなど電子データで入手した証憑を紙に出力・印刷し、原本として保管できたが、同日以降は電子取引データの電子保存が義務化される。

電子帳簿保存法の概要

これを受けて、事業者は(1)現状調査、(2)対応方針の検討、(3)業務フローの検討、(4)システム導入検討、(5)運用準備の5つの観点から対応をチェックする必要性を山田氏は説いている。

「特に、取引関係書類の棚卸しや各書類の受け取り・発行フローの把握、利用システムでの制度対応可否を確認する(1)現状調査においてはインボイス制度がスタートしたことで、影響を受けている部分が多いのかなと感じています。当社でも『マネーフォワードクラウド請求書』をはじめ、インボイスをWeb上で発行できるサービスの引き合いが多くあり、導入が加速しています」(山田氏)

電子帳簿保存法の対応チェックリスト

また、同氏は「インボイス制度の開始以降、クラウド上で発行したインボイスを受け取る事業者が世の中には多くいるわけです。従来は、紙で送付していた取引先がインボイス制度をきっかけに電子データで送付するようになるなど、取引先側の業務フローの変更が10月1日を境に、自社の業務フローに影響を与えているのではないかと想像しています。以前と比べて、混在状態が発生しているのではないかと類推しています」との見立てだ。

このようなことから、改めて自社における各書類の棚卸し、受け取り・実行フローを把握して、紙と電子が混在した場合は(2)における電子取引の対応を考える必要があるとしている。多くの事業者が電子データで一元管理していくことが業務効率化や生産性の観点からも望ましいため、その後は(3)～(5)と順を追って取り組むべきだという。

スキャナ保存と電子取引に対応した経費精算フローのイメージ

山田氏は「まだ法改正の施行までは1カ月半ありますが、足元ではインボイス制度で手一杯になっています。しかし、時間がないため電帳法には急を要して取り組まなければなりません」と述べている。

電帳法への最低限の対応とは

一方、相当の理由によりシステム対応を行うことができない場合は、一定の条件下で紙の保存が可能になっている。これを、どのように解釈するかは税務署の見解・対応により分かれるものの、何が“相当の理由”にあたるのかは条件が定まっている状況ではないという。

ただ、システム導入にあたるコストやリソースが割けない場合など、ヒト・モノ・カネに由来するような制約が“相当の理由”として解釈されるケースなどが想定されているようだ。こうした状況に対して、中小企業庁の「IT導入補助金」などが活用できる。また、企業が最低限取るべき対応については、紙と電子で双方で管理できる状態にしておくことだという。

山田氏は「経理だけで完結するわけではなく、多くの会社はビジネス部門などの担当者に請求書が送付されるため、紙・電子どちらかに統制することは難しい状態です。どちらで受け取るにしても、これまでと同じようにスムーズに経理で回収するフローの整備が重要になります。そのため、担当者が紙・電子いずれかで受け取った場合でも回収フロー、そして保管できるストレージの整備などは最低限必要かもしれません。個人事業主であれば、保管のルールというよりはキーワード検索で帳票をすぐに検索できる状態にしておくと無難です」と説明する。

こうした状況に対して、同社では無料(2024年6月から有料プラン契約者のみ利用可)で利用可能な電帳法に対応したストレージサービス「マネーフォワードクラウドBox」の利活用を訴求している。

同氏は「帳票を探す検索性も高く、必要なタイムスタンプの付与などは自動で行われるという特徴があります。また、個人事業主や中小企業でも確定申告を税理士に依頼している場合は、何らかの方法で帳票を提出しているとは思いますが、クラウドBoxであればそのまま『マネーフォワードクラウド会計』に連携させて仕訳の登録ができるため、『マネーフォワードクラウド』ユーザーの税理士にもメリットがあります」と強調した。

「マネーフォワードクラウド」の各種サービスは電帳法に対応しているという

さらには、同社の電帳法に関するLP(ランディングページ)へのインプレッション数は9～10月で昨年比2倍の流入があり、8月からの資料ダウンロード数も右肩上がりで8～10月は同2倍以上だという。

最後に山田氏は「足元の引き合いは強まっています。最近の問い合わせとしてはインボイス制度への対応は完了したものの、一部デジタル化しきれていない部分があることから、これを機にインボイスも含めて全体的にデジタル化したいというニーズが増えつつあります。中小企業、個人事業主の問い合わせは、11月以降に増えていくのではないかと予想しています」と見通しを語っていた。