富士フイルムビジネスイノベーションは6月20日、ドキュメントハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」とエイトレッドが提供するクラウドワークフローシステム「X-point Cloud」を連携し、社内申請業務の効率化を支援する「DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloud」の提供を、同日より開始することを発表した。価格は月額1,500円／ユーザー。

  • 「DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloud」の利用イメージ

    「DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloud」の利用イメージ

「DocuWorks Cloud Connector for X-point Cloud」は、「DocuWorks」から「X-point Cloud」を起動することで、稟議決裁などの社内申請書の作成・管理を簡略化する機能や、承認依頼の見落としによるワークフローの滞留を防止する機能を提供し、社内申請業務の効率化を可能にするサービス。

「DocuWorks」上に配置された「X-point Cloud」のショートカットボタンから、事前に定義された申請フォームの入力画面を起動し、申請に必要な情報を入力することで簡単に新規申請書を作成可能。申請書に文書を添付したい場合は、さまざまな文書を並べて表示できる「DocuWorks Desk」上で文書ファイルを選択し、申請書に直接添付できる。

  • 「DocuWorks Cloud Connector シリーズ」の連携イメージ

    「DocuWorks Cloud Connector シリーズ」の連携イメージ

承認時はDocuWorksのトレイ機能との連携で、承認依頼の通知がPCのデスクトップに配置された自分宛のトレイアイコンに表示されるため、通知から直接承認画面にアクセスできる。自分宛の承認依頼通知を、代理権限を持つ他の承認者のトレイアイコンにドラッグ&ドロップするだけで代理承認依頼を送信できるため、「X-point Cloud」画面上での操作は不要となる。

承認が完了した申請書を共有したい場合や、文書管理システムで証跡の保管を行いたい場合には、申請書の詳細情報や承認履歴情報、添付ファイルをDocuWorks入れ物に集めることで一括でダウンロードできるため、複数のファイルを個別にダウンロードする手間を削減できる。

また、稟議に添付されたファイルに電子署名を付与したい場合は、電子サインサービスとの連携機能を活用できる。添付ファイルをダウンロードして電子サインサービスにアップロードし直す作業が不要となり、署名者への署名依頼をダイレクトに送信できるということだ。