4月26日から28日まで行われているドイツ発のオフィス家具メッセ「オルガテック東京2022」。本稿では、同メッセで展示を行っているPLUSの座席管理システム「Suwary（スワリー）」を紹介しよう。

  • 　Suwary

「Suwary」は、デスクをIoT化することで、働く場所を予約席として利用できるようにする座席管理システムサービス。同サービスでは、自身のスマートフォンから、現在から3カ月先までのオフィスの座席の空き状況を確認して、その場で予約できる。また、デスクにBeacon（Bluetoothの電波を発信する小さな端末）を設置すれば、スマートフォンをタッチするだけでチェックインをすることができる。

  • Beaconを使用することでデスクをIoT化できる

Beaconを設置せずにスマートフォンやPCのみで操作を完結させることも可能で、企業側のニーズによって使い分けをすることができる。Beaconを設置するメリットは、「正確なエビデンスがとれること」。 アプリのみで運用する場合、着席していなくても操作できてしまうため、キャンセル忘れや遅刻などに対応できない。しかし、Beaconがあれば、時間を過ぎてスマートフォンのタッチがなかった場合、自動的にキャンセル手続きが行われるため座席を効率よく使用できるという。

また管理画面からは、「どの席がどのくらい利用されているのか」というデータをダウンロードすることもでき、企業内でのデータ分析に活用されているそうだ。 現在はコンサルティング業務などを行っていないとのことだったが、「将来的には、データ分析からオフィス設計の提案までを行えるようなシステムにしていきたい」と、PLUSのクリエイティブ事業部Suwary推進室の滝島和也氏は今後の展望について話していた。

「Suwary」は、2019年にリリースされ、現在では利用している顧客の声をもとにシンプルで使いやすい機能を増やしている。 リリース以降、要望をもとに追加された新たな機能としては「誰がどこにいるか」「部署検索」「デスクのカテゴリー」などがあり、より綿密なコミュニケーションツールとして進化しているという。 特に近年では、「コロナ禍で座席数を減らしたい」という企業が在宅ワークやフリーアドレスでの仕事を行うことが多く、「誰が出社しているのか」「誰がどこで仕事をしているのか」ということを一目で分かるシステムに注目が集まっているのそうだ。

  • アプリ内の様子

導入している企業は、20名ほどの中小企業から3000名ほどが在籍する大手企業まで幅広く、特にフリーアドレスを採用している企業からの導入率が高いとのこと。

初期費用としては、Beaconの導入に1席1万5,000円がかかり、アプリの使用には別途1名ずつに月額料金が発生する。価格は契約人数によって変動し、100名で契約した際は1名あたり250円、1,000名で予約した際は1名あたり100円ほどで利用できるという。