【事例】システム刷新で遠隔会議回数が大幅に増加

多拠点展開をする企業の強い味方

拠点数が多く、頻繁な打ち合わせが難しい企業にとって遠隔会議システムは強い味方だ。古くはテレビ会議システムからはじまり、現在では簡単に利用できるWeb会議システムが増えたことからも積極的に利用している企業は多い。特に、早くから多拠点展開してきた企業の場合、そうした遠隔会議システムを導入している。

しかし、旧来のシステムに不満を感じているという声は少なくない。音質の悪さや設定の難しさといった部分に加えて、大人数が参加する会議では集音能力という課題も出てくる。そうした企業が、大人数参加のある拠点から徐々に導入をはじめているのが「YVC-1000」だ。

ヤマハのユニファイドコミュニケーションマイクスピーカーシステム「YVC-1000」は、マイクとスピーカー部を分離して設置できるため、話しやすく聞きやすい配置に自由にレイアウトできる大きな特徴があるのだ。

システム刷新で会議開催回数を大幅に伸ばした日世

ソフトクリームの総合メーカーである日世株式会社は、ソフトクリームの材料や専用のフリーザーなどを扱っている。日本全国に営業所や工場を構えており、海外を含めると26拠点に上る。社内での意思伝達のために遠隔会議システムを早くから導入している企業だ。

しかし、導入したシステムは初期設定が難しく、音声調整にも手間がかかったため現場での利用はあまり進まなかったという。音声品質にも課題があり、社内に設置したサーバの運用も負担がかかることなどからリプレースを検討。その結果、2009年に新たな遠隔会議システムとして導入したのが、ジャパンメディアシステムのWeb会議システム「LiveOn」と、ヤマハのマイクスピーカーだ。

全26拠点のうち、25拠点についてはヤマハの一体型マイクスピーカーである「PJPシリーズ」を選択。参加者が多く、より集音能力や臨場感を必要した本社会議室には「YVC-1000」が導入された。

「LiveOn」を選択したのは、地域防災システムなど公的機関での導入実績があり信頼性が高いという理由に加えて、煩雑な設定や調整が不要であるということもポイントだったという。これに「YVC-1000」を組み合わせたことで、容易な設定で臨場感のある遠隔会議が可能になった。

本社会議室では10～15名程度の出席者がコの字型のテーブルに着席。マイクを2台連結し、スピーカーを搭載した本体を大型モニターの前に設置して利用している。大人数が参加する会議でも十分な収音能力があり、クリアな音声で臨場感のある会話ができるため、会議の開催頻度向上にも貢献したという。

「現場間で日常的な打ち合わせ会議が頻繁に行われるようになり、大きな成果が出ました。今後は品質をより高め、社員全員へのライセンス配布を検討するなど、さらに有効な活用方法を追求していきたいと思います」と語るのは、日世 情報システム部 運用管理課の大坪一博氏だ。

社内での会議開催回数は、更改前の2008年が49回だったのに対して、2013年には364回と飛躍的に伸びている。今後はさらに「YVC-1000」などを拡充し、臨場感のある会議のあり方を追求したいとしている。