時間術を身につける(1) - いつもバタバタするアナタのために

「振り返り」のときに作業時間の記録をとる

終業10分前に行う毎日の振り返りの際には、必ず「作業にかかった時間」の記録をとることをオススメします。

はじめのうちは、帰りの電車の中や、自宅に帰ってからでもよいでしょう。少し長めに「１日の振り返り」の時間をとって、記録すると、全体で見ると時短につながります。

レポート作成には何分かかるか。企画書をまとめるのは何時間か。Ａ社との打ち合わせは、往復時間も入れて何時間かかるか。自分の作業時間の目安がわかっていれば、スケジュールを立てる際に参考になります。

クッション時間をとってスケジューリングするスケジューリングの際には、把握した作業時間にクッション時間を入れておくことがダンドリ上手になるポイントです。というのも、作業時間が必ずいつも一定とは限らないからです。既存顧客であるＡ社のレポートを仕上げるのは１時間でも、新規顧客であるＢ社のレポートには３時間かかってしまうこともあり得ます。

また、仕事をしていると、緊急の案件やトラブル、予想外の打ち合わせなど、突発事項が起きるのが普通です。それらを吸収できる時間＝クッション時間をあらかじめ設定しておかなければ、スケジュールはずれてしまうことに……。時間に追われる羽目になってしまいます。

クッション時間の目安は、作業時間の２割～５割程度

クッション時間の目安は作業時間の２割～５割程度です。

たとえば、通常、レポート作成に１時間かかるなら、クッション時間は12分（２割）～30分程度でよいでしょう。

１日８時間という軸で見ると、クッション時間は１時間36分（２割）～４時間（５割）。

実際のクッションにとれる時間は作業の内容や１日の仕事量にもよりますので、適宜、調整しながらスケジューリングしてください。