Office Communicatorを使ってみる

続いて、Office Communicatorを実際に使ってみよう。

筆者が代表を務めるゴーガでは、取材記事の執筆業務も請け負っている。そのため、社員がイベントや打ち合わせに直行/直帰するケースも少なくない。そんな状況で困るのが、取材中の社員の当日もしくは翌日の作業やスケジュールに影響するような要件が発生した場合だ。

講演や打ち合わせの内容を聞き逃したり、着信音を響かせて周りの参加者に迷惑をかけたりされてはマズイので、できれば携帯電話にいきなり連絡をいれるというのは避けたい。可能であれば、相手の状況を把握したうえで、支障のないタイミングで連絡をとりたいところだ。そこで、Office Communicatorの出番になる。

プレゼンス情報を共有

まずは、プレゼンスの入力と確認だ。

Office Communicatorでは、他のインスタントメッセンジャーと同様、離席中や取り込み中といった利用者の現状(プレゼンス情報)を表示させることができる。この機能を使って、取り込み中にはその旨が伝わるようにしておきたい。

それには、Office Communicatorのメインウィンドウにおいて、左上のボタンで自分の状態を選択すればよい(図5)。さらに、補足事項がある場合は、メモを記入しよう(図6)。

図5 [▼]をクリックしたときに表示されるプルダウンから自分の状態を選択する

図6 さらに細かいプレゼンス情報をメモに記入しよう

すると、連絡先を交換している相手のOffice Communicatorには、図7のように表示され、ボタンの色と文字で状況が通知される。メモの内容は、マウスオーバーすると表示される仕組みだ(図8)。

図7 ボタンの色と文字で相手の状況を確認できる

図8 記入したメモはマウスオーバーで表示される

なお、講演中や打ち合わせ中には、PCを使ってメモをとることも多い。そのような状況では、何も設定しなければ「連絡可能」と表示されてしまう。これではせっかくのプレゼンス情報も役に立たないので、「取り込み中」というステータスの入力を忘れないよう注意する必要がある。その際には、ぜひともメモの入力も徹底させ、周囲がより対応しやすい状況を作りたい。