いつも仕事に追われていて、気がつけば納期ギリギリ……。皆さんはこんな経験、ありませんか? 手帳を活用して予定を管理しようと思っても、優先順位の付け方に悩んで結局挫折……。これもあるあるではないでしょうか。
この連載では『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』(明日香出版社)から一部を抜粋し、プロジェクトマネジメントの手法を取り入れたスケジュールと段取りの組み方を学んでいきます。
今回は第6章「探す時間を減らす『タスク置き場』の作り方」の中から「メールは整理するのではなく『検索』からはじめる」というテーマを取り上げます。
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メールは「検索」からはじめよう!
以下、『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』から抜粋します。
メールはフォルダ分けより検索
メールを探すことに時間をかけていませんか?
今の時代、メールは「フォルダ分け」よりも「検索」で一瞬で見つけるのが基本です。
整理整頓が苦手な人でも、検索機能を使えば昔のメールや添付資料をほんの数秒で見つけることができます。まずはメール検索の基本を押さえ、「探す」という付加価値を生まない、ムダな時間を減らすことが重要です。
タスク置き場のひとつであるメールを効率良く管理するには、どの言葉や条件を使って検索するかが重要です。検索フィールドに入力するポイントは大きく3つあります。
どう検索すればいいのか
①検索ワード数
「検索は3語から」を意識して検索するだけで、ヒット率とスピードはぐんと上がります。
検索ワードの3語には、次で紹介する「差出人」や「添付ファイルの有無」を含めても構いません。
②「差出人」
仕事は常に「人」とのやりとりです。差出人や宛先を軸に検索すれば、必要なメールが素早く見つかります。
③「添付ファイルの有無」
添付ファイルの形式(pdf、ppt 等)がわかっていれば、それも追加キーワードとして入力すると、さらに効率的に検索できます。
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メール検索のコツを覚えましょう
なお、近年はAIによる自然文検索も登場していますが、AI検索でも使える考え方になりますので、ぜひ身につけてください。
仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!(飯田 剛弘 著/明日香出版社 刊/定価1,650円)
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スケジュール成功の鍵は、努力や根性ではありません。やるべきことを合理的に、ムダなく管理していくことが重要なのです。本書は、プロジェクトマネジメントの手法を取り入れたスケジュールと段取りの組み方を学べます。
